Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения

Если в день увольнения работник не пришёл за трудовой книжкой или отказался её брать, работодатель направляет ему уведомление: явиться за книжкой или разрешить отправить её почтой. Ниже — бланк и заполненный образец, а также что делать дальше с невостребованным документом.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Иванову Петру Сергеевичу

г. Москва, ул. Лесная, д. 12, кв. 45

от ООО «Ромашка»

ИНН 7700000000, г. Москва, ул. Садовая, д. 3

Уведомление

о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправление по почте

16 ноября 2026 г. № 27

Вы работали в ООО «Ромашка» в должности менеджера отдела продаж и уволены 13 ноября 2026 года по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ.

В день прекращения трудового договора трудовая книжка вам не выдана, потому что вы отсутствовали на рабочем месте. До настоящего времени за трудовой книжкой вы не явились.

Прошу вас в течение трёх рабочих дней с даты получения этого уведомления явиться за трудовой книжкой в отдел кадров по адресу: г. Москва, ул. Садовая, д. 3, каб. 12, с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00, либо направить письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте по адресу, указанному выше.

Со дня направления этого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (часть шестая статьи 84.1 Трудового кодекса РФ).

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Отметка о направлении

Направлено заказным письмом с уведомлением 16.11.2026, квитанция № 123456

____________ / /

Когда уведомление обязательно

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (часть четвёртая статьи 84.1 ТК РФ). Если работника на месте нет или он отказывается брать книжку, выдать её невозможно. Тогда работодатель направляет уведомление: явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте (часть шестая статьи 84.1 ТК РФ).

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Поэтому уведомление — не формальность, а документ, который защищает компанию от требования оплатить вынужденный прогул и выплатить средний заработок за дни задержки.

Если трудовая книжка на работника не ведётся, вместо неё при увольнении выдают сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, утверждённой приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н. Уведомление о явке в этом случае не нужно: СТД-Р можно направить по почте или выдать электронно.

Что указать в уведомлении

Фамилию, имя, отчество работника и его адрес — тот, что есть в личном деле, или адрес, указанный работником письменно.
Должность и дату увольнения со ссылкой на основание: статья, часть и пункт ТК РФ или другой акт.
Причину, по которой книжка не выдана в день увольнения: отсутствие на работе, отказ от получения.
Куда и когда явиться: адрес, кабинет, часы приёма.
Просьбу дать письменное согласие на отправку книжки по почте, если работник приехать не может.
Предупреждение, что со дня направления уведомления работодатель не отвечает за задержку выдачи.
Подпись руководителя и отметку о том, как и когда уведомление направлено.

Как направить уведомление

Зафиксируйте, что книжка не выдана. Составьте акт об отказе работника получить трудовую книжку или об его отсутствии на работе в день увольнения. Акт подписывают несколько свидетелей. Без этого документа уведомление теряет смысл: нечем подтвердить, что книжку не выдали не по вине работодателя.
Подготовьте уведомление. Возьмите бланк, впишите данные работника, должность, дату увольнения и причину невыдачи. Укажите адрес и часы, когда можно забрать книжку.
Отправьте надёжным способом. Лучше заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения на адрес работника из личного дела. Сохраните квитанцию и опись. Если работник согласился получить книжку лично, вручите уведомление под подпись.
Зафиксируйте дату отправки. Дата на квитанции — это день, с которого компания освобождается от ответственности за задержку. Внесите её в журнал исходящей корреспонденции и в личное дело работника.
Храните книжку до востребования. Невостребованную трудовую книжку храните в компании, пока работник за ней не придёт или не разрешит отправить по почте. Выдайте её по письменному заявлению или с распиской в получении.

Если работник не забрал книжку и после уведомления

Закон не устанавливает, сколько ждать ответа. Уведомление отправлено — ответственность за задержку выдачи с компании снята. Книжка остаётся в организации и хранится в порядке, установленном для трудовых книжек.

Если работник позже приходит за книжкой, выдайте её в день обращения: попросите написать заявление или распишитесь в книге учёта движения трудовых книжек. Если он присылает письменное согласие на отправку по почте, отправьте книжку заказным письмом и сохраните квитанцию.

Отправлять книжку без согласия работника нельзя: за это возможна ответственность за нарушение трудового законодательства.

Если работник просит выслать книжку, но письменного согласия не даёт, разъясните ему, что без согласия отправить документ нельзя, и предложите забрать лично или прислать согласие.

Частые ошибки

Уведомление отправили, но не составили акт об отсутствии или отказе работника — нечем доказать, что книжку не выдали не по вине компании.
Отправили уведомление обычным письмом без описи и уведомления о вручении — дату отправки и вручения подтвердить трудно.
Указали неверный адрес: направили по прописке, а работник письменно просил другой адрес.
Отправили книжку по почте без письменного согласия работника.
Написали уведомление задним числом, когда работник уже обратился с жалобой.
Не сохранили квитанцию и опись — при споре не доказать, что уведомление вообще отправляли.

Частые вопросы

В какой срок нужно отправить уведомление о необходимости забрать трудовую книжку?

ТК РФ срок не устанавливает. Роструд и КонсультантПлюс рекомендуют направлять уведомление в день увольнения, а если работнику дали отпуск с последующим увольнением — в последний день работы. Чем раньше отправить, тем раньше снимется ответственность за задержку.

Можно ли отправить уведомление по электронной почте?

Можно, если работник дал на это письменное согласие или в компании действует электронный документооборот с его участием. Для спора надёжнее бумажное письмо с описью и уведомлением о вручении: оно подтверждает и содержание, и дату.

Что будет, если уведомление не отправить?

Работник может потребовать средний заработок за всё время задержки книжки, а также компенсацию морального вреда. Кроме того, инспекция труда может привлечь компанию к ответственности за нарушение трудового законодательства.

Нужно ли согласие работника, чтобы отправить книжку по почте?

Да, письменное согласие. Без него книжку отправлять нельзя. Согласие оформляют отдельным заявлением или включают в ответ на уведомление.

Что делать с книжкой, которую работник так и не забрал?

Хранить в компании в порядке, установленном для трудовых книжек, и выдать в день обращения. Срок хранения невостребованных книжек — до востребования, но не менее установленного архивным законодательством.

Нужно ли уведомление, если работник уволен по сокращению и не пришёл за книжкой?

Да, порядок одинаков для любого основания увольнения: если в день прекращения договора книжку выдать невозможно, работодатель направляет уведомление по части шестой статьи 84.1 ТК РФ.

Когда увольнения превращаются в поток бумаг

Чтобы кадровые документы собирались без ручной работы

Уведомления, акты, приказы и выдачи книжек повторяются при каждом увольнении. Ошибка в одном документе оборачивается спором и проверкой.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону из данных сотрудника, проверяют сроки и складывают готовый пакет в дело — вам остаётся подписать.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»