Отчёт экспедитора по договору транспортной экспедиции: образец

Отчёт экспедитора — документ, которым исполнитель показывает клиенту, что сделал по заявке: какие грузы перевёз, сколько потратил и сколько получил. Ниже — образец заполнения и бланк, по которому отчёт собирается за десять минут.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Автологистика»

ИНН 7701234567, 125190, Москва, Ленинградский пр-т, 74

Клиенту ООО «Северный склад»

ИНН 7809876543, 196210, Санкт-Петербург, ул. Стартовая, 8

Отчёт экспедитора

по договору транспортной экспедиции № 7/2026 за октябрь 2026 года

31 октября 2026 г. № 41

По договору транспортной экспедиции № 7/2026 от 12 января 2026 года и заявкам № 118–127 экспедитор оказал услуги по перевозке грузов по маршрутам Москва — Санкт-Петербург, Москва — Казань и Москва — Нижний Новгород.

Вознаграждение экспедитора за отчётный период — 84 000 рублей, в том числе НДС 22 % — 15 147 рублей 54 копейки. Расходы на перевозку, понесённые экспедитором в интересах клиента, — 612 000 рублей, возмещаются клиентом сверх вознаграждения.

К отчёту приложены: счета-фактуры перевозчиков на 8 л., транспортные накладные на 10 л., акты оказанных услуг на 4 л., реестр заявок на 1 л.

Экспедитор

Генеральный директор ООО «Автологистика»

____________ / А. В. Смирнов /

Отчёт принят клиентом

Генеральный директор ООО «Северный склад»

____________ / И. П. Кузнецов /

Зачем нужен отчёт экспедитора

По статье 5 Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» клиент обязан уплатить вознаграждение экспедитору и возместить расходы, понесённые в его интересах, в порядке, предусмотренном договором. Порядок рассмотрения отчёта и срок возражений стороны могут установить в договоре.

Отчёт закрывает две задачи сразу: подтверждает клиенту, за что он платит, и служит экспедитору доказательством расходов, понесённых в интересах клиента. Без отчёта спор о возмещении расходов превращается в спор о цифрах.

Что включить в отчёт

Реквизиты договора и заявок, по которым работали в отчётном периоде.
Перечень перевозок: дата, маршрут, номер транспортной накладной, перевозчик.
Вознаграждение экспедитора отдельной строкой и НДС по действующей ставке.
Расходы, понесённые в интересах клиента: перевозка, погрузка, хранение, оформление документов.
Сумма к возмещению и итог к оплате.
Перечень приложений: счета-фактуры, накладные, акты.
Подписи экспедитора и клиента с датой приёмки.

Как составить отчёт

Соберите первичные документы. Транспортные накладные, счета-фактуры перевозчиков, акты на погрузку и хранение — всё, что относится к отчётному периоду.
Сверьте с заявками. Каждая перевозка в отчёте должна соответствовать заявке клиента: маршрут, дата, груз, цена.
Разделите вознаграждение и расходы. Вознаграждение экспедитора — его доход. Расходы в интересах клиента возмещаются отдельно, иначе клиент платит НДС с чужих затрат.
Посчитайте НДС. С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 %. Расчётная ставка при выделении налога из суммы с НДС — 22/122.
Приложите документы и передайте. Отчёт с приложениями передают клиенту под подпись или направляют так, чтобы подтвердить дату получения. Срок и порядок возражений стороны устанавливают в договоре.

Частые ошибки

В отчёт не включены расходы, которые экспедитор уже оплатил, — клиент не возмещает то, чего не видит.
Вознаграждение и расходы смешаны в одну сумму: клиент не может проверить НДС и свои затраты.
Нет подтверждения получения отчёта клиентом — сложнее доказать дату получения и соблюдение срока рассмотрения, если он предусмотрен договором.
Приложения перечислены, но не приложены: отчёт без накладных не подтверждает перевозку.
Отчёт составлен раз в год, хотя заявки закрываются ежемесячно: расхождения копятся и спорят уже о всей сумме.

Частые вопросы

Обязателен ли отчёт экспедитора по закону?

Закон № 87-ФЗ не устанавливает общей обязанности составлять отчёт экспедитора и 30-дневного срока возражений. Форму отчёта, приложения и порядок его рассмотрения стороны могут закрепить в договоре.

Что будет, если клиент не ответил на отчёт?

Договор может устанавливать срок возражений и последствия отсутствия ответа. Сам по себе закон № 87-ФЗ не устанавливает общего правила о приёмке услуг через 30 дней молчания.

Можно ли включить в отчёт несколько заявок?

Да. Отчёт составляют за период — месяц или квартал — и перечисляют в нём все перевозки по договору. Главное, чтобы к каждой перевозке прилагались накладная и документ перевозчика.

Какую ставку НДС указывать в отчёте за 2026 год?

Общую ставку 22 % по пункту 3 статьи 164 НК РФ. Если экспедитор на УСН освобождён от НДС или применяет специальные ставки 5 % и 7 %, в отчёте указывают то, что он начислил по закону.

Нужно ли прикладывать к отчёту счета-фактуры перевозчиков?

Да, если экспедитор возмещает расходы. Они подтверждают, что затраты реальны, а клиент на общей системе получает основание для вычета НДС по услугам экспедитора.

Отчёты, заявки и сверки съедают время руководителя

Чтобы документы по перевозкам собирались сами

Заявки, накладные и отчёты по каждой перевозке приходят из почты, мессенджеров и от перевозчиков в разном виде. Свести их в один отчёт и сверить суммы вручную — работа на несколько часов в месяц.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают данные по заявкам, сверяют суммы с накладными и готовят отчёт экспедитора на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»