Акт приема передачи топлива: образец и бланк

Акт приёма-передачи топлива фиксирует, что одна сторона передала, а другая приняла бензин, дизельное топливо или другой ГСМ: сколько литров, какой марки, в каком резервуаре и без претензий по качеству. Ниже — бланк и заполненный образец для передачи топлива между организациями.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Северная логистика»

ИНН 7701234567, 125190, г. Москва, Ленинградский пр-т, д. 80

ООО «Автопарк Запад»

ИНН 7709876543, 121059, г. Москва, ул. Киевская, д. 14

Акт приёма-передачи топлива

по договору поставки нефтепродуктов № 27 от 12 октября 2026 г.

20 октября 2026 г. № 41

ООО «Северная логистика» передало, а ООО «Автопарк Запад» приняло дизельное топливо по договору поставки нефтепродуктов № 27 от 12 октября 2026 г. в следующем количестве:

ДТ-Л-К5, экологический класс К5, 8 500 литров при температуре +20 °C, плотность 0,840 г/см³, что соответствует 7 140 кг. Топливо отгружено из резервуара № 7 в автоцистерну с государственным регистрационным номером А123ВС77.

Качество топлива подтверждено паспортом качества № 118 от 18 октября 2026 г., выданным заводом-изготовителем. Показатели паспорта соответствуют требованиям ТР ТС 013/2011.

При приемке топлива проверены количество по показаниям счетчика автоцистерны и плотность по пробе. Расхождений с данными передатчика нет. Претензий по количеству и качеству принимающий не имеет.

Приложение: паспорт качества № 118 от 18 октября 2026 г. на 1 л. в 1 экз., товарная накладная № 41 от 20 октября 2026 г. на 1 л. в 1 экз.

Передатчик

Генеральный директор

____________ / А. В. Смирнов /

Принимающий

Генеральный директор

____________ / И. П. Кузнецов /

Зачем нужен акт приёма-передачи топлива

Акт подтверждает, что топливо перешло от одной стороны к другой: сколько литров и килограммов передали, какой марки, из какой ёмкости и без претензий по качеству. Без него спор о недостаче или о загрязнённом дизеле решается словами, а с подписанным актом — по документу.

Между организациями акт дополняет товарную накладную: накладная оформляет продажу, акт — фактическую передачу и приёмку. Внутри компании акт оформляют, когда топливо передают из одного подразделения в другое, из резервуара водителю или подрядчику по договору хранения.

Что указать в акте

Стороны: полное название организаций, ИНН и адреса; для внутренней передачи — подразделения и материально ответственные лица.
Основание: договор поставки, хранения или приказ о передаче с датой и номером.
Марку и вид топлива: например, АИ-95-К5 или ДТ-Л-К5 по ТР ТС 013/2011.
Объём в литрах с указанием температуры, при которой измеряли, и плотность — без них литры нельзя пересчитать в килограммы.
Массу в килограммах, если учёт ведут в тоннах.
Тип и номер тары: резервуар, автоцистерна, канистра, топливный бак.
Документ о качестве: паспорт качества завода-изготовителя или протокол испытаний.
Результат приёмки: расхождений нет или перечислены недостача, несоответствие качества.
Подписи сторон с должностями и расшифровкой.

Простой образец акта приёма-передачи ГСМ

Для повседневной передачи топлива между водителем и заправщиком, между сменами или между двумя компаниями хватает простого образца: шапка с названиями сторон и датой, одна таблица с маркой, литрами, плотностью и массой, строка о документе качества и две подписи. Такой акт помещается на один лист, и его заполняют за несколько минут.

Простой образец не отменяет замеров. В нём те же обязательные реквизиты по ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ: название документа, дата, название организации, содержание факта хозяйственной жизни, величина в натуральном и денежном измерении, должности и подписи ответственных. Лишние разделы — схему резервуаров, журнал проб, расчёт естественной убыли — добавляют, только когда они нужны учёту.

Если ГСМ передают внутри компании, вместо договора в основании указывают приказ о передаче и материально ответственных лиц, а вместо двух организаций в шапке — два подразделения. Всё остальное в простом образце остаётся тем же.

Как оформить передачу топлива

Сверьте документы. Сравните количество в товарной накладной, в паспорте качества и в показаниях счётчика автоцистерны или резервуара.
Измерьте объём и плотность. Замерьте объём при известной температуре и отберите пробу для проверки плотности. Пересчёт литров в килограммы делают по плотности.
Заполните акт. Внесите марку, объём, плотность, массу, тару и реквизиты паспорта качества. Оставьте место для отметки о расхождениях.
Подпишите в двух экземплярах. Один экземпляр остаётся у передающей стороны, второй — у принимающей. Копию приложите к накладной.
Храните с первичными документами. Акт храните вместе с накладной и паспортом качества: он подтверждает передачу топлива. Для вычета НДС при обычной покупке также нужен счёт-фактура и принятие топлива к учёту.

Частые ошибки

Указывают только литры без температуры и плотности — пересчитать объём в массу и сверить с накладной потом нельзя.
Не прикладывают паспорт качества: при споре о загрязнённом топливе акт без документа завода ничего не доказывает.
Подписывают акт без фактического замера, «по документам»: недостача обнаруживается позже, и предъявить её уже некому.
В акте нет ссылки на договор — непонятно, по какому обязательству передавали топливо.
Один экземпляр на две стороны: у каждой должен остаться свой подписанный акт.

Частые вопросы

Чем акт приёма-передачи топлива отличается от товарной накладной?

Накладная оформляет передачу товара и служит основанием для учёта. Для вычета НДС при обычной покупке также нужен счёт-фактура и выполнение других условий НК. Акт фиксирует фактическую передачу и приёмку: сколько топлива реально перелили, при какой температуре и плотности, какие претензии. При поставке между организациями оформляют оба документа.

Обязателен ли акт по закону?

Отдельной формы акта для топлива закон не устанавливает. Но расходы и вычет нужно подтвердить первичным документом по ст. 252 и ст. 172 НК, а передачу материальных ценностей — документом с обязательными реквизитами ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Акт эту роль выполняет.

Почему в акте нужны температура и плотность?

Объём топлива меняется с температурой: литр, измеренный в холодной цистерне и в тёплом резервуаре, — разное количество вещества. Плотность при известной температуре позволяет пересчитать литры в килограммы и сверить с данными поставщика.

Какой документ подтверждает качество топлива?

Паспорт качества завода-изготовителя. Топливо, выпускаемое в обращение на территории ЕАЭС, должно соответствовать требованиям технического регламента ТР ТС 013/2011; показатели паспорта сверяют с этими требованиями при приёмке.

Что делать, если при приёмке нашли недостачу?

Записать фактическое количество в акте, указать размер расхождения с накладной и не подписывать акт без отметки о претензии. Дальше действуют по договору: направляют претензию поставщику с копией акта и паспорта качества.

Можно ли оформить акт внутри компании?

Да. При передаче топлива из резервуара водителю или между подразделениями акт оформляют между материально ответственными лицами и утверждают у руководителя. Он подтверждает движение топлива внутри организации.

Когда акты и накладные собирают вручную

Чтобы документы по топливу собирались сами

Передача топлива — это накладная, акт, паспорт качества и замеры. Каждый документ надо свести с остальными, а расхождение в литрах потом ищут неделями.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют объёмы и плотность с накладной и приносят руководителю готовый акт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»