Акт приема передачи дел при смене руководителя: образец

При смене директора старый руководитель передаёт новому документы, печати, ключи и доступы, а принимающий проверяет, что всё на месте. Ниже — образец акта и порядок, по которому его составляют: что перечислить, кто подписывает и что делать, если чего-то не хватает.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

г. Москва

Основание: приказ ООО «Ромашка» от 12 ноября 2026 г. № 48

Сдающий: генеральный директор П. П. Петров

Принимающий: генеральный директор И. И. Иванов

Комиссия в составе: председатель — начальник юридического отдела С. С. Смирнов; члены — главный бухгалтер А. А. Кузнецова, начальник отдела кадров О. О. Орлова

Акт приёма-передачи документов и дел

при смене руководителя ООО «Ромашка»

16 ноября 2026 г. № 12

В соответствии с приказом от 12 ноября 2026 г. № 48 сдающий передал, а принимающий принял документы, печати и имущество общества. Состав и состояние переданного — в таблице ниже.

Замечания комиссии: книга учёта договоров ведётся не полностью — записи за сентябрь и октябрь 2026 года отсутствуют; ключ от сейфа в кабинете руководителя передан один, второй утерян.

Приложения: 1) перечень документов на 4 л. в 1 экз.; 2) перечень печатей и штампов на 1 л. в 1 экз.; 3) перечень ключей и доступов на 1 л. в 1 экз.

Передал

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Принял

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

Председатель комиссии

Начальник юридического отдела

____________ / С. С. Смирнов /

Члены комиссии

Главный бухгалтер

____________ / А. А. Кузнецова /

Зачем нужен акт при смене директора

Когда директор уходит, а на его место приходит другой, у компании на руках должны остаться учредительные документы, печати, ключи, доступы к банку и к электронной почте, договоры и кадровые дела. Акт приёма-передачи фиксирует, что именно старый руководитель отдал, а новый принял, и в каком это было состоянии.

Единой формы акта закон не устанавливает. Компания вправе утвердить свою форму приказом или инструкцией по делопроизводству, а за основу взять образец ниже: он повторяет реквизиты, которые обычно требуют при проверках и в спорах, — основание, стороны, состав комиссии, перечень переданного, замечания и подписи.

Что перечислить в акте

Учредительные документы: устав со всеми изменениями, свидетельства о регистрации, протоколы и решения участников.
Печати и штампы общества, если они есть, — с оттисками или с указанием количества.
Ключи от офиса, сейфа, склада и от служебного транспорта.
Доступы: банк-клиент, электронная почта, сайт, CRM, бухгалтерская программа, электронная подпись.
Договоры с контрагентами, книга учёта договоров, переписка по спорным сделкам.
Кадровые документы: трудовые книжки, личные дела, приказы, положения об оплате труда.
Бухгалтерские документы и учётные регистры — по описи, которую готовит главный бухгалтер.
Имущество: техника, мебель, транспорт — по описи с инвентарными номерами.

Как оформить приём-передачу

Издайте приказ. В приказе назначьте комиссию не меньше чем из трёх человек, укажите дату передачи и ответственного за подготовку описей.
Подготовьте описи. Передающий вместе с главным бухгалтером и кадровиком составляет перечни документов, печатей, ключей и доступов — их приложат к акту.
Проверьте фактическое наличие. Принимающий и комиссия сверяют описи с тем, что есть на самом деле: считают печати, открывают сейф, проверяют вход в банк и почту.
Составьте акт. Опишите переданное, зафиксируйте недостачу и недостатки, приложите описи. Акт составляют в двух экземплярах — для передающего и принимающего.
Подпишите и передайте. Акт подписывают обе стороны и все члены комиссии. Отказаться от подписи нельзя, но каждый вправе внести замечания — их записывают в акте или на отдельном листе с отметкой о приложении.

Частые ошибки

Акт подписывают только двое, без комиссии: потом трудно доказать, что проверка была.
Перечисляют «документы согласно описи», а опись не прикладывают — проверить нечего.
Не фиксируют недостачу и недостатки: новый директор отвечает за то, чего не принимал.
Не перечисляют доступы и электронную подпись — прежний руководитель сохраняет возможность действовать от имени компании.
Забывают про печати и ключи, хотя их пропажа — самая частая причина споров.

Частые вопросы

Обязателен ли акт приёма-передачи при смене директора?

Обязательной формы в законе нет, но акт нужен, чтобы разграничить ответственность старого и нового руководителя. Без него спор о пропавших документах, печатях или деньгах решается словами, а не бумагой.

Кто подписывает акт?

Передающий и принимающий руководители и все члены комиссии. Отказ от подписания не допускается: каждый вправе внести замечания и дополнения, при большом объёме — на отдельном листе с отметкой о приложении.

Сколько экземпляров нужно?

Не меньше двух: один остаётся у передающего, второй — у принимающего. Третий экземпляр имеет смысл для участников общества или для архива компании.

Что делать, если документов или печатей не хватает?

Записать недостачу в акте с перечнем отсутствующего. Принимающий вправе указать, что принял дела с замечаниями, и запросить восстановление документов — например, дубликатов из налоговой или банка.

Нужно ли указывать в акте доступы к банку и электронной подписи?

Да. Смена директора в банке и перевыпуск электронной подписи оформляются отдельно, но в акте стоит зафиксировать, что прежние доступы и токены переданы или заблокированы, иначе старый руководитель сохранит возможность действовать от имени компании.

Где хранить акт?

В делах компании вместе с приказом о назначении комиссии и описями. Срок хранения компания устанавливает в номенклатуре дел; для документов о передаче дел обычно предусмотрен длительный срок.

Читать в журнале

Передача дел упирается в бумаги, которые никто не собирал

Чтобы документы и доступы собирались сами

Перед сменой директора приходится вручную сводить договоры, печати, ключи и доступы: часть бумаг лежит в почте, часть — в мессенджерах, часть — только в голове уходящего.

Я собираю ИИ-агентов, которые разбирают такие документы по шаблону, сверяют перечни с тем, что есть в CRM, 1С и почте, и готовят описи к акту.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»