Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении за прогул: образец

Если работник в день увольнения за прогул не вышел за трудовой книжкой или отказался её взять, работодатель направляет ему уведомление: явиться за книжкой либо согласиться на пересылку почтой. Ниже — бланк и заполненный образец такого уведомления.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Кому: Смирнову Алексею Петровичу

адрес: 410012, г. Саратов, ул. Чапаева, д. 18, кв. 42

Уведомление

о необходимости получить трудовую книжку или дать согласие на её пересылку почтой

16 ноября 2026 г. № 7

Приказом от 16 ноября 2026 г. № 41-к трудовой договор с вами прекращён 16 ноября 2026 г. по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ — прогул.

В день прекращения договора, 16 ноября 2026 г., вы на работе отсутствовали, за трудовой книжкой не явились и письменного согласия на её пересылку почтой не дали.

Прошу вас в течение трёх рабочих дней с даты получения настоящего уведомления явиться в отдел кадров по адресу: г. Саратов, ул. Московская, д. 5, каб. 214, с документом, удостоверяющим личность, и получить трудовую книжку.

Если вы не можете явиться лично, сообщите письменно или по адресу электронной почты hr@example.ru о согласии на пересылку трудовой книжки по почте по указанному вами адресу.

Со дня направления настоящего уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (часть 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ).

Работодатель

Генеральный директор ООО «Вектор»

____________ / А. П. Смирнов /

Когда нужно уведомление

По части 6 статьи 84.1 ТК РФ в день увольнения работодатель выдаёт работнику трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности. Если работник в этот день не на работе или отказывается получить книжку, работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за ней либо согласиться на пересылку почтой.

При увольнении за прогул работник на работе как раз отсутствует — в этом и суть нарушения. Поэтому уведомление становится основным документом, который защищает работодателя: со дня его направления ответственность за задержку выдачи книжки снимается.

Уведомление направляют по адресу, который работник указал в трудовом договоре или личной карточке. Если адрес менялся, а работник об этом не сообщил, направление по последнему известному адресу считается надлежащим.

Что указать в уведомлении

Фамилию, имя и отчество работника и адрес, по которому направляется уведомление.
Дату и номер приказа об увольнении, дату прекращения трудового договора и основание — пункт статьи ТК РФ.
Факт отсутствия работника на работе в день увольнения и отсутствие согласия на пересылку книжки.
Срок, в который работник должен явиться за книжкой, и адрес, куда явиться.
Способ сообщить о согласии на пересылку почтой — письменно или по электронной почте.
Предупреждение о том, что со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку книжки.
Подпись руководителя и дату.

Как подготовить и отправить

Издайте приказ об увольнении. Подготовьте увольнение за прогул приказом по форме № Т-8 или по своей форме, утверждённой в компании. Ознакомить работника с приказом не получится — сделайте на приказе отметку об этом.
Составьте уведомление. Заполните бланк: данные работника, реквизиты приказа, адрес, куда явиться, и способ сообщить о согласии на пересылку.
Отправьте письмом с описью. Отправьте уведомление ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по адресу работника. Опись и квитанция — доказательство направления.
Сохраните доказательства. Храните копию уведомления, опись вложения, квитанцию об отправке и почтовое уведомление о вручении вместе с личным делом работника.
Дождитесь ответа. Если работник дал согласие на пересылку, отправьте книжку почтой и сохраните квитанцию. Если не ответил и не явился, книжка хранится в организации до обращения работника.

Частые ошибки

Уведомление не отправили, а книжку держат в сейфе — работник вправе взыскать средний заработок за всё время задержки.
Отправили простое письмо без описи и квитанции — доказать направление нечем.
В уведомлении нет адреса, куда явиться, или срока явки — работник может сказать, что не понял, что делать.
Забыли указать реквизиты приказа об увольнении — уведомление не привязано к конкретному увольнению.
Отправили книжку почтой без письменного согласия работника — это нарушение порядка выдачи.

Частые вопросы

Обязательно ли отправлять уведомление, если работник уволен за прогул?

Да, если в день увольнения он не на работе или отказывается получить трудовую книжку. Часть 6 статьи 84.1 ТК РФ требует направить уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на пересылку почтой.

Можно ли отправить трудовую книжку сразу, без согласия работника?

Нет. Пересылка книжки почтой допускается только с письменного согласия работника. Без согласия книжка хранится у работодателя до обращения работника.

Как доказать, что уведомление направлено?

Заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Опись подтверждает, что в конверте было именно уведомление, квитанция — дату отправки, почтовое уведомление — вручение.

Что делать, если работник не отвечает и не приходит?

Трудовую книжку храните в организации. Со дня направления уведомления ответственность за задержку выдачи с работодателя снята. Когда работник обратится, выдайте книжку под подпись.

Нужно ли уведомление, если работник получает сведения о трудовой деятельности в электронном виде?

Если работник отказался от бумажной книжки, работодатель выдаёт сведения о трудовой деятельности. Если работник отказался от бумажной книжки и получить сведения в день увольнения не смог из-за отсутствия или отказался от них, направьте ему заверенные сведения о трудовой деятельности на бумаге заказным письмом с уведомлением.

Увольнение за прогул обрастает бумагами

Чтобы кадровые документы собирались без ручной работы

Приказ, уведомление, опись вложения, отметки о вручении — на одного уволенного уходит несколько документов, и каждый надо подготовить без ошибок.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, подставляют данные работника и приказа и складывают комплект в дело.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»