Смета расходов: образец

Смета расходов — документ, в котором перечислены предстоящие траты с суммами и обоснованием. Ниже — образец заполнения сметы на закупку оборудования и ремонт помещения, бланк и правила, по которым её собирают.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Утверждаю: генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Смета расходов

на ремонт помещения склада и закупку стеллажного оборудования

16 ноября 2026 г. № 27

Смета составлена на основании дефектной ведомости от 10.11.2026 и коммерческих предложений трёх поставщиков. Срок выполнения работ — декабрь 2026 года.

Итого по смете — 1 240 000 рублей, в том числе НДС 22 % — 223 606,56 рубля.

Приложение: коммерческие предложения на 12 л. в 1 экз., дефектная ведомость на 3 л. в 1 экз.

Составил

Начальник хозяйственного отдела

____________ / И. И. Иванов /

Согласовал

Главный бухгалтер

____________ / А. А. Смирнова /

Что такое смета расходов

Смета расходов — перечень предстоящих трат с суммами, сроками и обоснованием. Её составляют, когда нужно получить согласие руководителя или собственника на трату, сравнить варианты и потом проверить, куда ушли деньги.

Смету затрат часто понимают как то же самое, но с уклоном в учёт: в ней расходы группируют по экономическим элементам — материалы, оплата труда, страховые взносы, амортизация, прочие затраты. Такой перечень нужен, чтобы увидеть структуру себестоимости, а не только итог.

Единой формы в законе нет. Компания утверждает свой бланк приказом или в учётной политике. Обязательна смета там, где её требует закон или договор: например, при строительстве по государственному контракту или при расходовании бюджетных средств.

Что включить в смету

Наименование сметы, дату и номер, кем утверждена.
Основание: договор, дефектная ведомость, заявка отдела, коммерческие предложения.
Статьи расходов с суммами по каждой: материалы, работы, оборудование, доставка, монтаж.
Единицу измерения и количество, если считаете по объёму работ.
Итог по смете и отдельно НДС, если поставщик его предъявляет.
Срок, в который расходы будут сделаны.
Подписи составителя и того, кто согласовал.

Как составить смету расходов

Соберите основания. Заявки отделов, дефектные ведомости, технические задания — всё, из чего видно, что трата нужна и в каком объёме.
Запросите цены. Возьмите предложения нескольких поставщиков или подрядчиков: одна цена не показывает, рыночная ли она.
Разложите по статьям. Каждую трату отнесите к своей статье. Если статья непонятна — значит, не определён вид расхода, и в учёте потом будет путаница.
Посчитайте итог и налоги. Сложите статьи, отдельно покажите НДС, если он есть. Проверьте, что суммы в смете и в предложениях поставщиков совпадают.
Утвердите и сохраните. Подпишите смету у руководителя. Утверждённая смета — основание для закупки и для последующей проверки фактических трат.

Частые ошибки

Забыли сопутствующие расходы: доставку, монтаж, пусконаладку, обучение персонала — в смете только цена оборудования.
Нет основания: непонятно, откуда взялись объёмы и почему выбрана эта цена.
Смешаны статьи: ремонт и оборудование в одной строке, потом невозможно понять, что подорожало.
НДС показан не отдельно, и итог не сходится с договором.
Смета не утверждена — бухгалтерия не может принять расходы к оплате.

Частые вопросы

Чем смета расходов отличается от бюджета?

Бюджет — план доходов и расходов на период, обычно на год или квартал, с разбивкой по подразделениям. Смета — расчёт под конкретную задачу: ремонт, закупку, мероприятие. Бюджет показывает, сколько компания планирует потратить всего, смета — из чего сложится одна трата.

Чем смета затрат отличается от сметы расходов?

По сути это один документ. В смете затрат расходы группируют по экономическим элементам — материалы, оплата труда, страховые взносы, амортизация, прочие затраты. Смета расходов чаще составлена по направлениям трат: что и у кого покупаем.

Обязательна ли смета по закону?

Для обычных коммерческих закупок — нет, её вводят приказом по компании. Обязательной она становится, когда этого требует договор, госзаказчик или порядок расходования бюджетных средств.

Кто утверждает смету?

Руководитель компании или собственник — тот, у кого есть полномочия распоряжаться деньгами. Порядок утверждения закрепляют в учётной политике или в локальном акте о закупках.

Нужно ли прикладывать к смете коммерческие предложения?

Да, если смету согласовывают или проверяют. Предложения подтверждают, что цены взяты с рынка, а не придуманы. Это же помогает при спорах с проверяющими.

Читать в журнале

Сметы, заявки и согласования тонут в переписке

Чтобы заявки на расходы собирались сами

Заявки на закупку и сметы приходят из разных отделов в почту и мессенджеры, и руководитель тратит вечер, чтобы свести их в одну таблицу.

Я собираю ИИ-агентов, которые принимают заявки по шаблону, проверяют суммы и приносят руководителю готовую смету на утверждение.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»