Универсальный передаточный документ: бланк Excel скачать бесплатно

УПД заменяет сразу два документа: счёт-фактуру и передаточный акт. Ниже — бланк в Excel и заполненный образец на отгрузку товара со статусом 1, с расшифровкой каждой строки.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 71 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Продавец: ООО «Ромашка», 121087, г. Москва, Багратионовский проезд, д. 7, ИНН 7730123456, КПП 773001001

Грузоотправитель: ООО «Ромашка», 121087, г. Москва, Багратионовский проезд, д. 7

Грузополучатель: ООО «Василёк», 190000, г. Санкт-Петербург, наб. реки Мойки, д. 12, ИНН 7801234567, КПП 780101001

Платёжно-расчётный документ: платёжное поручение № 412 от 14 ноября 2026 г.

Универсальный передаточный документ

Счёт-фактура № 87 от 16 ноября 2026 г.

16 ноября 2026 г. № 87

Статус документа: 1 — счёт-фактура и передаточный документ (акт). Документ одновременно подтверждает отгрузку товара и служит основанием для вычета НДС у покупателя.

Товары переданы по договору поставки № 45 от 01 октября 2026 г., товарная накладная № 87 от 16 ноября 2026 г.

Итого к оплате: 180 000,00 ₽, в том числе НДС 22 % — 32 459,02 ₽.

Руководитель организации или индивидуальный предприниматель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Товар передал

Кладовщик

____________ / И. И. Иванов /

Товар принял

Генеральный директор ООО «Василёк»

____________ / С. В. Кузнецов /

Что такое УПД и зачем он нужен

Универсальный передаточный документ — это счёт-фактура и передаточный акт в одном бланке. Продавец выставляет его при отгрузке товара, выполнении работ или оказании услуг, и один документ закрывает обе задачи: покупатель принимает по нему товар и получает основание для вычета НДС.

Форму УПД ФНС рекомендовала письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ на основе формы счёта-фактуры из постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Обязательные реквизиты счёта-фактуры в УПД сохраняются полностью — иначе покупатель потеряет вычет.

Статус 1 и статус 2: в чём разница

Статус 1 — документ заменяет и счёт-фактуру, и передаточный акт. НДС по нему принимают к вычету, товар — к учёту. Так оформляют отгрузки с НДС.
Статус 2 — только передаточный акт без функции счёта-фактуры. Вычет по нему не заявляют: его используют, когда счёт-фактура не нужен — например, продавец на УСН без НДС или операция не облагается.
Статус печатают в верхней части бланка строкой «Статус: 1 / 2», нужную цифру подчёркивают. Ошибка в статусе — самая частая причина, по которой бухгалтерия покупателя возвращает документ.

Как заполнить УПД

Заполните шапку. Номер и дату документа, исправление, если оно есть, продавца и грузоотправителя с адресами и ИНН/КПП, грузополучателя, платёжно-расчётный документ.
Поставьте статус. Подчеркните 1, если документ заменяет счёт-фактуру, или 2, если это только передаточный акт.
Заполните таблицу. Наименование товара или работы, единицу измерения и код по ОКЕИ, количество, цену, стоимость без налога, ставку и сумму НДС, стоимость с налогом.
Подведите итоги. Стоимость всего без налога, сумма налога, стоимость с налогом. Суммы пишутся в рублях и копейках.
Подпишите. Руководитель и главный бухгалтер со стороны продавца, товар передал и товар принял — с должностями и расшифровками.

Как УПД связан со счётом-фактурой

Счёт-фактура — документ только для НДС. Передаточный акт или накладная подтверждают, что товар ушёл и принят. УПД со статусом 1 объединяет оба, и продавцу не нужно выставлять два документа на одну отгрузку.

Если в форму счёта-фактуры внесут изменения, продавец сам дополняет бланк УПД новыми реквизитами: своей формы закон не запрещает, а обязательные реквизиты счёта-фактуры должны остаться. С 1 апреля 2026 года действует обновлённый бланк УПД — берите форму с учётом изменений в счёте-фактуре.

Частые ошибки

Не подчёркнут статус: непонятно, можно ли принимать НДС к вычету по этому документу.
В УПД со статусом 1 нет какого-то обязательного реквизита счёта-фактуры — покупатель теряет вычет.
Строка «Основание передачи» пустая: не видно, по какому договору или накладной идёт отгрузка.
НДС посчитан от суммы с налогом вместо суммы без налога — итоги не сходятся с ценой за единицу.
Документ подписал только кладовщик: без подписи руководителя или уполномоченного лица УПД не подтверждает сделку.

Частые вопросы

Чем УПД отличается от счёта-фактуры?

Счёт-фактура подтверждает только НДС. УПД со статусом 1 заменяет и счёт-фактуру, и передаточный акт: по нему покупатель и товар принимает, и НДС к вычету ставит. Со статусом 2 УПД работает как обычный передаточный документ, без вычета.

Обязателен ли УПД или можно по-старому?

Форма рекомендована, а не обязательна. Можно оформлять счёт-фактуру и накладную отдельно — закон этого не запрещает. УПД удобнее тем, что документов вдвое меньше.

Можно ли выставить УПД без НДС?

Можно. Если продавец не платит НДС или операция освобождена, в графе ставки пишут «без НДС», а документ оформляют со статусом 2, чтобы покупатель не заявлял вычет.

Нужна ли печать на УПД?

Нет. Печать не входит в обязательные реквизиты счёта-фактуры и УПД. Если компания использует печать, её ставят по желанию, но отсутствие печати документ не портит.

Сколько хранить УПД?

Как и счёт-фактуру — не меньше пяти лет после окончания года, в котором документ использовали. Компания может установить более длительный срок в своей номенклатуре дел.

Подойдёт ли бланк 2023 года?

Для отгрузок с 1 апреля 2026 года берите форму с учётом изменений в счёте-фактуре: старый бланк не содержит новых реквизитов, и покупатель может не принять вычет. Скачайте актуальный бланк в Excel и заполняйте его.

Когда документы собираются вручную

Чтобы УПД и накладные собирались сами

На каждую отгрузку бухгалтер переносит одни и те же данные из 1С в бланк, сверяет суммы и рассылает документы покупателям. На сотнях отгрузок в месяц это часы ручной работы и ошибки в реквизитах.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают УПД и накладные по шаблону из данных учётной системы, сверяют суммы и реквизиты и приносят документы на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»