График документооборота: образец заполненный

График документооборота — внутренний документ, который описывает путь каждой бумаги в компании: кто её создаёт или получает, кто проверяет, кому передаёт и сколько на это отведено дней. Ниже — заполненный образец таблицы для счёта, акта и товарной накладной и бланк, по которому можно собрать свой график.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«___» __________ 20__ г.

График документооборота

на 2027 год

01 января 2027 г. № 1

1. Настоящий график устанавливает порядок создания, проверки, передачи и хранения первичных учётных документов в ООО «Ромашка».

2. Ответственным за ведение графика назначается главный бухгалтер.

3. Каждый работник, указанный в графике, обязан создавать, проверять и передавать документы в отведённые сроки.

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / И. И. Иванова /

Что такое график документооборота

График документооборота — это внутренний регламент компании, в котором для каждого первичного документа расписано: кто его оформляет или получает, кто проверяет, кому и в какой срок передаёт и где он хранится. Такой график помогает не терять бумаги и соблюдать сроки.

Закон не устанавливает единой формы графика. Компания составляет его в произвольном виде и утверждает приказом руководителя. При этом требования главного бухгалтера по оформлению первичных документов обязательны для всех сотрудников (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Какие графы включить в график

Наименование документа — счёт, акт, накладная, авансовый отчёт и так далее.
Кто создаёт или получает документ — должность и подразделение.
Кто проверяет — обычно бухгалтер или руководитель подразделения.
Кому передаётся — например, в бухгалтерию или в архив.
Срок передачи — в рабочих или календарных днях от даты документа.
Срок хранения — сколько лет хранить документ после закрытия года.

Как заполнить график документооборота

Составьте перечень документов. Выпишите все первичные документы, которые оформляются в компании: счета, акты, накладные, кассовые ордера, авансовые отчёты.
Назначьте ответственных. Для каждого документа укажите должность того, кто его создаёт или получает, и того, кто проверяет.
Определите сроки. Установите, за сколько дней документ должен пройти каждый этап. Сроки должны быть реальными и выполнимыми.
Укажите места хранения. Определите, где хранится оригинал и копия, и кто отвечает за передачу в архив.
Утвердите приказом. График утверждает руководитель компании. Ознакомьте с ним всех, кто указан в графике, под подпись.

Частые ошибки при составлении графика

Слишком общие формулировки: «бухгалтерия проверяет все документы» — непонятно, кто именно и в какой срок.
Не указаны сроки передачи — документы залёживаются в отделах.
Не назначены ответственные за хранение — бумаги теряются.
График не утверждён руководителем — тогда его требования необязательны.

Частые вопросы

Обязателен ли график документооборота по закону?

Прямого требования в законе нет. Но компания обязана организовать внутренний контроль хозяйственных операций (ст. 19 Федерального закона № 402-ФЗ), а график — удобный инструмент для этого. Кроме того, главный бухгалтер вправе требовать от сотрудников соблюдения правил оформления документов.

Кто утверждает график?

Руководитель компании своим приказом. Если график не утверждён, его требования не имеют обязательной силы.

Можно ли менять график в течение года?

Да, при изменении процессов или появлении новых документов график корректируют и утверждают заново.

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком?

Да, всех, кто указан в графике, знакомят под подпись. Иначе привлечь их к ответственности за нарушение сроков будет сложно.

Когда бумаги ходят сами

Чтобы документы не терялись и не залёживались

График документооборота помогает навести порядок, но если сотрудники забывают передавать бумаги вовремя, он остаётся на бумаге.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые напоминают о сроках, собирают документы по шаблону и проверяют комплектность — чтобы график работал без ручного контроля.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»