Журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам: образец

Дополнительное соглашение меняет условия трудового договора: оклад, режим работы, должность. Чтобы через год найти нужное соглашение и доказать, что работник с ним ознакомлен, его регистрируют в отдельном журнале. Ниже — бланк и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Дата начала ведения журнала: 01.01.2026

Дата окончания ведения журнала: 31.12.2026

Место хранения: кабинет отдела кадров, шкаф № 3

Ответственный за ведение: инспектор по кадрам С. И. Смирнова

Журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам

ООО «Ромашка»

01.01.2026

1 | 12.01.2026 | 5 | Иванов Пётр Сергеевич | 2025-04-15 | 2 | 15.01.2026 | Изменение оклада с 01.02.2026 | 1 год | 1

2 | 20.01.2026 | 7 | Петрова Анна Викторовна | 2024-09-02 | 1 | 22.01.2026 | Перевод на неполное рабочее время | 1 год | 1

Ответственный за ведение журнала

Инспектор по кадрам

____________ / С. И. Смирнова /

Зачем вести отдельный журнал дополнительных соглашений

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему — разные документы. Договор подписывают при приёме, соглашения — по мере изменений: новая должность, оклад, режим работы, переезд в другой офис. Если хранить их в одной папке с договорами, к середине года папка превращается в стопку листов, и найти нужное соглашение можно только перебором.

Журнал регистрации дополнительных соглашений решает две задачи. Первая — учёт: каждое соглашение получает номер и дату, по ним его легко найти в архиве. Вторая — доказательство: в журнале есть подпись работника об ознакомлении. Если возникнет спор о том, что работник знал об изменении оклада или режима, запись в журнале это подтвердит.

Закон не требует вести именно журнал. Компания вправе выбрать другую форму учёта: реестр в электронной таблице, карточку сотрудника, систему электронного документооборота. Но бумажный журнал с пронумерованными и прошнурованными страницами проще предъявить проверяющему и сложнее потерять.

Что указать в журнале

Порядковый номер записи — сквозной с начала года.
Дату регистрации соглашения.
Номер трудового договора, к которому относится соглашение.
Фамилию, имя, отчество работника полностью.
Дату трудового договора.
Номер дополнительного соглашения — обычно следующий по порядку для этого работника.
Дату подписания соглашения обеими сторонами.
Краткое содержание изменения: что именно поменялось — оклад, должность, режим работы.
Срок действия соглашения, если оно срочное.
Подпись работника об ознакомлении с записью или о получении копии соглашения.

Как заполнять журнал

Подготовьте журнал. Пронумеруйте страницы, прошнуруйте, укажите количество листов и подпись ответственного. На первой странице напишите название компании, даты начала и окончания ведения, место хранения.
Присвойте номер соглашению. Нумеруйте соглашения по порядку в течение года. Если у работника уже было соглашение в прошлом году, новый номер продолжайте, а не начинайте с первого.
Внесите запись. Заполните все графы в день подписания соглашения. Содержание изменения пишите коротко: «изменение оклада с 01.02.2026», «перевод на 0,5 ставки».
Возьмите подпись работника. Работник ставит подпись в графе ознакомления. Это подтверждает, что он получил свой экземпляр соглашения и знает об изменении условий.
Подшейте соглашение. Положите оригинал соглашения в личное дело работника или в отдельную папку по номерам. В журнале оставьте отметку о месте хранения, если папки разные.

Частые ошибки

Журнал не прошнурован и не пронумерован: при проверке такой документ легко оспорить.
Записи вносят задним числом — например, регистрируют соглашение через месяц после подписания. Лучше заполнять журнал в день подписания.
В журнале нет подписи работника об ознакомлении. Тогда журнал подтверждает только факт существования соглашения, но не то, что работник о нём знал.
Один журнал на трудовые договоры и дополнительные соглашения. Так труднее найти нужное соглашение, а нумерация путается.
Не указан ответственный за ведение журнала. При увольнении кадровика непонятно, кто отвечает за сохранность документа.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал регистрации дополнительных соглашений по закону?

Нет, закон не требует именно журнала. Компания сама решает, как учитывать соглашения: в журнале, реестре или электронной системе. Журнал удобен как доказательство ознакомления работника с изменениями.

Чем журнал дополнительных соглашений отличается от журнала трудовых договоров?

В журнале трудовых договоров регистрируют сам договор при приёме на работу. В журнале дополнительных соглашений — каждое изменение к уже заключённому договору. Вести их вместе можно, но тогда в одной таблице смешиваются разные документы, и найти нужное соглашение сложнее.

Нужно ли регистрировать соглашение об изменении оклада?

Нет, закон не требует регистрировать дополнительное соглашение именно в журнале. Компания может учитывать соглашения в журнале, реестре или электронной системе. Это касается оклада, должности, режима работы, места работы и других условий.

Сколько хранить журнал?

Срок хранения зависит от содержания соглашений. Если журнал содержит сведения о трудовой деятельности, его хранят 50 или 75 лет в зависимости от даты завершения делопроизводства. Точный срок компания устанавливает в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Да, если компания использует систему электронного документооборота или электронные таблицы с защитой от изменений. В бумажном виде журнал надёжнее для предъявления проверяющим, но закон не запрещает электронный учёт.

Когда кадровые документы отнимают время у руководителя

Чтобы рутинные кадровые документы собирались сами

Журналы, соглашения и заявления отнимают часы: каждое надо проверить, зарегистрировать и подшить. Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют реквизиты и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»