Уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор: образец 2022

Уведомление об обработке персональных данных оператор подаёт в Роскомнадзор до начала работы с данными. С 26 декабря 2022 года действует форма, утверждённая приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 180. Ниже — заполненный образец для компании с работниками и порядок подачи.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 70 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

В Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций

ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, ОГРН 1157746123456,

г. Москва, ул. Лесная, д. 7, стр. 2

Уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных

1. Цели обработки персональных данных: подготовка, заключение и исполнение трудовых договоров; ведение кадрового и бухгалтерского учёта; обеспечение соблюдения трудового, налогового и пенсионного законодательства; подбор персонала на вакантные должности; подготовка, заключение и исполнение гражданско-правовых договоров с контрагентами-физическими лицами.

2. Правовые основания обработки: статьи 23, 24 Конституции Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, Налоговый кодекс Российской Федерации, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», устав ООО «Ромашка», трудовые договоры с работниками, договоры с контрагентами, согласия субъектов персональных данных.

3. Категории персональных данных: общие — фамилия, имя, отчество; год, месяц, дата и место рождения; адрес; семейное положение; образование; профессия; доходы; контактные телефоны; адрес электронной почты; сведения о трудовой деятельности; реквизиты документа, удостоверяющего личность. Специальные и биометрические категории не обрабатываются.

4. Перечень действий с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение.

5. Способ обработки: смешанная обработка с использованием средств автоматизации и без них.

6. Сведения о лицах, ответственных за организацию обработки персональных данных: начальник отдела кадров И. И. Иванова, телефон +7 (495) 000-00-00, адрес электронной почты ivanova@romashka.ru.

7. Сведения о наличии обязанности уведомлять Роскомнадзор о начале обработки: обязанность исполнена настоящим уведомлением.

8. Сведения о месте нахождения базы данных, содержащей персональные данные граждан Российской Федерации: г. Москва, ул. Лесная, д. 7, стр. 2.

Оператор

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Какую форму подают с 26 декабря 2022 года

Уведомление об обработке персональных данных — документ, которым оператор сообщает Роскомнадзору, что собирается работать с персональными данными. Обязанность установлена частью 1 статьи 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

С 26 декабря 2022 года действует форма, утверждённая приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 180. Это приложение № 1 к приказу — «Уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных». Форму из приказа Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94 больше не принимают: образцы 2017–2021 годов устарели, и заполнять их бессмысленно.

Тем же приказом утверждены ещё две формы: об изменении сведений, содержащихся в уведомлении, и о прекращении обработки персональных данных. Все три подают в Роскомнадзор.

Что указать в уведомлении

Наименование оператора: полное и сокращённое для организации, фамилия, имя и отчество для предпринимателя или гражданина; ИНН и ОГРН (ОГРНИП).
Адрес оператора.
Цели обработки персональных данных — каждую формулируют отдельно: кадровый учёт, бухгалтерия, подбор персонала, договоры с контрагентами.
Правовые основания обработки: законы, устав, трудовые и гражданско-правовые договоры, согласия субъектов.
Категории персональных данных по каждой цели: общие, специальные, биометрические.
Перечень действий с данными и способ обработки — с использованием средств автоматизации, без них или смешанный.
Сведения о лице, ответственном за организацию обработки персональных данных: должность, телефон, электронная почта.
Сведения о месте нахождения базы данных с персональными данными граждан России.
Дата и подпись уполномоченного лица.

Как заполнить и подать уведомление

Проверьте, обязаны ли подавать. Уведомление подаёт оператор до начала обработки данных. Освобождение есть у отдельных случаев части 2 статьи 22 закона № 152-ФЗ, например когда данные обрабатывают без средств автоматизации или когда оператор — государственный орган с данными, полученными в связи с его деятельностью.
Возьмите форму из приказа № 180. Не переделывайте старый бланк 2017 года: в новой форме другой состав полей и порядок разделов.
Распишите цели и данные по ним. На каждую цель — свой набор категорий данных. Повторять фамилию и паспортные данные в разных целях не ошибка: так форма и устроена.
Укажите ответственного. Это сотрудник, который отвечает за организацию обработки данных. Его должность, телефон и почта нужны Роскомнадзору для связи.
Подпишите и отправьте. Уведомление подписывает уполномоченное лицо. Подают на бумаге или электронно через портал Роскомнадзора либо Госуслуги; электронный документ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью.
Дождитесь записи в реестре. Роскомнадзор вносит сведения в реестр операторов и плату за это не берёт.

Когда подают новое уведомление, а когда — об изменении

Уведомление о намерении — до начала обработки данных, если оператор ещё не в реестре.
Уведомление об изменении сведений — когда поменялись цели, категории данных, правовые основания, адрес, ответственный или место базы данных.
Уведомление о прекращении обработки — когда оператор перестал обрабатывать персональные данные.
Формы об изменении и о прекращении утверждены тем же приказом № 180 и подаются в том же порядке, что и первое уведомление.

Частые ошибки

Заполняют бланк 2017 года по приказу № 94 — с 26 декабря 2022 года его не принимают.
Пишут одну общую цель «обработка персональных данных» — Роскомнадзор ждёт конкретные цели, и под каждую свой набор данных.
Забывают указать место нахождения базы данных с данными граждан России.
Не называют ответственного за организацию обработки — без контактов ведомству не с кем связаться.
Подают уведомление после того, как начали собирать данные: закон требует сделать это до начала обработки.
Не подают уведомление об изменении, когда сменились адрес, ответственный или цели, и в реестре остаются неверные сведения.

Частые вопросы

Какая форма уведомления действует сейчас?

Форма из приложения № 1 к приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 180. Она действует с 26 декабря 2022 года и заменила форму из приказа от 30.05.2017 № 94.

Нужно ли платить за внесение в реестр операторов?

Нет. Роскомнадзор вносит сведения в реестр операторов бесплатно.

Можно ли подать уведомление через Госуслуги?

Да. Кроме бумажного экземпляра, уведомление подают в электронной форме через портал Роскомнадзора или Госуслуги. Электронный документ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью.

Что будет, если уведомление не подать?

Оператора привлекут к ответственности по статье 13.11 КоАП РФ за непредставление сведений о намерении обрабатывать персональные данные. Размер штрафа зависит от того, кто оператор и какое нарушение вменяют.

Компания работает без средств автоматизации — нужно ли уведомление?

Если данные обрабатывают без средств автоматизации, уведомление по общему правилу не подают — это исключение части 2 статьи 22 закона № 152-ФЗ. Как только появляется обработка в информационных системах, уведомление нужно.

Когда подают уведомление об изменении сведений?

Когда меняются сведения, указанные в уведомлении: цели, категории данных, правовые основания, адрес, ответственный, место базы данных. Подают по форме из приказа № 180.

Данные клиентов и сотрудников копятся в CRM, мессенджерах и таблицах

Чтобы данные не разъезжались по десятку сервисов

Уведомление в Роскомнадзор отвечает на вопрос «какие данные и зачем». Куда сложнее уследить, что те же данные лежат в переписке менеджеров, в почте и в личных таблицах.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые работают с данными внутри ваших систем: разбирают заявки, сверяют документы и готовят расчёты, не пересылая персональные данные во внешние сервисы без вашего ведома.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»