Ведомость на выдачу подарков: образец и бланк

Ведомость подтверждает, что подарок дошёл до конкретного человека: в ней стоят фамилия, название подарка, стоимость, дата и подпись получателя. Для компании это документ, которым она отчитывается за купленные подарки перед бухгалтерией и при проверке.

Обязательной формы в законе нет. Компания вправе утвердить свой бланк приказом или приложением к учётной политике — тогда все подразделения заполняют его одинаково. Если бланка нет, подойдёт обычная таблица с графами получателя, подарка, стоимости и подписи.

Ведомость подтверждает вручение подарка. Если организация дарит движимое имущество стоимостью свыше 3 000 ₽ одному получателю, договор дарения заключают в письменной форме. Это правило относится и к денежным подаркам.

Если подарок дорогой или получатель — не работник компании, а представитель контрагента, тоже надёжнее оформить договор дарения: ведомость подтверждает вручение, но не заменяет соглашение сторон.

Стоимость подарка — доход получателя. С подарков сотрудникам компания считает НДФЛ: по общему правилу подарки стоимостью до 4 000 ₽ за год на одного человека налогом не облагаются, а с суммы сверх этого порога налог удерживают при ближайшей выплате дохода (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Подарки, переданные по договору дарения, предмет которого — переход права собственности, не являются объектом обложения страховыми взносами. При оформлении учитывайте характер выплаты и её связь с трудовыми отношениями. Подарки, которые не связаны с работой и не зависят от результатов труда, в расходы по налогу на прибыль не включают.

Если получатель — не работник компании, удержать налог неоткуда: компания сообщает в налоговую о невозможности удержания. Точный порядок зависит от вида подарка и статуса получателя, поэтому его стоит сверить с бухгалтером.