Как зарегистрировать входящее письмо: образец

Входящее письмо регистрируют в день получения: вносят в журнал входящих документов порядковый номер, дату получения, отправителя, исходящий номер и дату письма, краткое содержание. Ниже — образец заполненного журнала и порядок записи от конверта до передачи адресату.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Журнал регистрации входящих документов на 2026 год

Журнал регистрации входящих документов

запись за 16 ноября 2026 года

16 ноября 2026 г.

Входящий № 148, дата получения 16.11.2026. Корреспондент — ООО «Стройснаб», исходящий № 512 от 13.11.2026. Краткое содержание: о переносе срока поставки партии № 7. Передано коммерческому директору 16.11.2026, резолюция наложена.

Входящий № 149, дата получения 16.11.2026. Корреспондент — ИФНС № 21, исходящий № 08-14/2211 от 12.11.2026. Краткое содержание: требование о представлении пояснений по декларации. Передано главному бухгалтеру, отметка об исполнении не проставлена.

Входящий № 150, дата получения 16.11.2026. Корреспондент — ПАО «Банк», б/н от 16.11.2026. Краткое содержание: изменение тарифов на расчётно-кассовое обслуживание. Передано финансовому директору.

Ответственный за делопроизводство

Секретарь

____________ / А. А. Смирнова /

Зачем регистрировать входящее письмо

Регистрация подтверждает, что письмо поступило в организацию и когда. С этого момента у компании есть документ, по которому можно доказать переписку с контрагентом, срок ответа на требование налоговой или дату получения претензии.

Запись в журнале входящих документов связывает письмо с исполнителем: видно, кому передали документ и что по нему сделали. Без записи письмо живёт только в почте сотрудника и в споре его не предъявить.

Какие поля заполнить в журнале входящих

Входящий номер — порядковый номер по журналу, сквозной с начала года.
Дата получения — день, когда письмо поступило в организацию, а не дата, указанная отправителем.
Корреспондент — название организации или фамилия и инициалы отправителя.
Исходящий номер и дата письма — из самого документа или с конверта; если номера нет, пишут «б/н».
Краткое содержание — о чём письмо, одной строкой: «о переносе срока поставки», «требование о пояснениях».
Кому передан — должность и фамилия исполнителя, которому отдали письмо.
Отметка об исполнении — дата и номер ответа или резолюция руководителя.

Как зарегистрировать входящее письмо

Вскройте конверт и проверьте вложения. Сверьте количество листов и приложений с тем, что указано в письме. Если чего-то не хватает, составьте акт и сообщите отправителю.
Сохраните конверт. Конверт с почтовым штемпелем оставляют при письме: по нему видна дата отправки, если она расходится с датой на самом документе.
Присвойте входящий номер. Возьмите следующий номер по журналу входящих документов. Нумерация сквозная с 1 января, без пропусков.
Заполните запись в журнале. Внесите дату получения, корреспондента, исходящий номер и дату письма, краткое содержание и исполнителя.
Поставьте отметку на письме. В правом нижнем углу первого листа пишут входящий номер и дату получения, например «Вх. № 148 от 16.11.2026».
Передайте адресату под подпись. Исполнитель расписывается в получении — в журнале или на отдельном листе передачи.

Номер и дата: что писать на письме

На первом листе входящего письма ставят штамп или рукописную отметку с номером по журналу и датой получения. Эта запись — единственное место, где видно, когда документ попал в компанию: исходящий номер отправителя и его дата стоят в бланке самого письма и о получении ничего не говорят.

Если письмо поступило по электронной почте, регистрируют распечатку письма вместе с вложениями. В графе «Корреспондент» указывают отправителя, в кратком содержании — тему письма, а в примечании — адрес электронной почты, с которого оно пришло.

Частые ошибки

Регистрируют по дате, указанной отправителем: тогда письмо, пролежавшее в пути неделю, выглядит полученным раньше, чем пришло.
Нумеруют заново каждый месяц или по каждому корреспонденту — в споре трудно доказать полноту журнала.
Выбрасывают конверт: при расхождении дат на письме и штемпеле доказывать дату получения нечем.
Не фиксируют, кому передан документ: письмо теряется между отделами, и срок ответа пропущен.
Не регистрируют письма, пришедшие на личную почту руководителя, хотя по ним тоже идут сроки.

Частые вопросы

Обязательно ли вести журнал входящих документов?

Закон не требует журнала для всех коммерческих организаций. Но регистрация входящих нужна, когда по письму идёт срок: требования налоговой, претензии, запросы госорганов. Инструкция по делопроизводству компании закрепляет форму журнала и порядок записи.

Какой номер присвоить письму без исходящего номера?

Входящий номер присваивают по журналу, а в графе «Исходящий № и дата» пишут «б/н» и дату, указанную в письме. Отсутствие номера у отправителя не мешает регистрации.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно. В системе электронного документооборота запись ведут в карточке документа, а на письме ставят отметку о получении. Бумажный журнал удобен там, где письма приходят на бумаге и их немного.

Что делать с приложениями к письму?

Приложения регистрируют вместе с письмом одной записью, а в кратком содержании указывают, что приложено и на скольких листах. Если приложение объёмное, его можно зарегистрировать отдельной записью со ссылкой на основное письмо.

Сколько хранить журнал входящих документов?

Срок зависит от содержания документов, которые в нём записаны. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда журнал и передача писем держатся на одном человеке

Чтобы входящие письма не терялись между отделами

Письма приходят на почту, в мессенджеры и на личные адреса руководителей. Регистрация в журнале отстаёт от потока, а сроки ответа на требования и претензии считают от даты получения.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящую почту, определяют тип письма, заполняют карточку регистрации и передают документ нужному сотруднику с напоминанием о сроке ответа.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»