Справка о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР сотруднику

Справку о взносах сотрудник просит для банка, для второй работы, для суда или просто чтобы проверить стаж. Ниже — бланк и образец заполнения, а также что делать, когда просят именно «в ПФР».

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7700000000, КПП 770001001

Выдана Иванову Ивану Ивановичу

Справка о начисленных и уплаченных страховых взносах

за 2025 год

16 ноября 2026 г. № 27

Иванов Иван Иванович работал в ООО «Ромашка» с 1 февраля 2025 года по 31 декабря 2025 года в должности менеджера отдела продаж.

За 2025 год работнику начислены выплаты, облагаемые страховыми взносами, на сумму 960 000 рублей. Страховые взносы по единому тарифу 30% составили 288 000 рублей; взносы от несчастных случаев и профзаболеваний по тарифу 0,2% — 1 920 рублей.

Взносы уплачены в полном объёме, задолженности по взносам на дату выдачи справки нет.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Сидорова /

Зачем нужна справка о взносах

Справка о начисленных и уплаченных страховых взносах показывает, сколько работодатель начислил на доходы сотрудника и сколько перечислил. Её просят для банка при кредите, для второй работы при совместительстве, для суда при споре о стаже и для самого сотрудника, когда он сверяет свои накопления.

Обязательной формы для такой справки нет. Компания выдаёт её на своём бланке или на обычном листе с реквизитами организации, подписью руководителя и главного бухгалтера. Важно, чтобы из справки было видно: кто работник, за какой период взносы, по каким видам страхования и в каких суммах.

Что указать в справке

Название организации, ИНН и КПП.
Фамилию, имя, отчество работника, период работы и должность.
Сумму выплат, с которых начислены взносы, за период справки.
Начисленные взносы отдельно по каждому виду страхования: пенсионное, на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, медицинское, от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Сведения об уплате: перечислены полностью или есть задолженность, на какую дату.
Дату выдачи и исходящий номер, подписи руководителя и главного бухгалтера.

Почему «в ПФР» — уже неточно

С 2023 года Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединены в Социальный фонд России. Взносы на пенсионное, медицинское страхование и страхование на случай нетрудоспособности обычно платят в налоговую единым налоговым платежом, а взносы на травматизм — в СФР. Отдельного перечисления «в ПФР» больше не существует, и справку о взносах выдаёт работодатель, а не фонд.

Поэтому в справке пишут взносы на обязательное пенсионное страхование, а не «взносы в ПФР». Если сотрудник просит документ дословно «в ПФР», выдайте справку о начисленных и уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование — именно эти сведения ему нужны.

Сведения о своём стаже и накоплениях сотрудник может посмотреть сам: в личном кабинете на портале госуслуг или в приложении Социального фонда. Там же он заказывает выписку из индивидуального лицевого счёта, и для большинства жизненных ситуаций она убедительнее справки работодателя.

Как заполнить справку

Проверьте, за какой период просят справку. Чаще всего — за календарный год или за весь период работы. Если сотрудник уволился, укажите дату увольнения.
Возьмите суммы из расчёта по страховым взносам. Облагаемые выплаты и взносы по единому тарифу возьмите из расчёта по страховым взносам для ФНС. Данные о взносах на травматизм проверьте по расчёту и отчётности в СФР.
Сверьте уплату. Покажите, перечислены взносы полностью или есть долг. Если долг есть, укажите его сумму и дату, на которую он числится.
Подпишите у руководителя и главного бухгалтера. Справку подписывают оба, если в компании есть главный бухгалтер. Печать ставят, если компания её использует.
Зарегистрируйте и выдайте. Присвойте исходящий номер, отметьте выдачу в журнале или попросите сотрудника расписаться в получении.

Частые ошибки

Пишут «взносы в ПФР» — такого платежа с 2023 года нет, и справка выглядит устаревшей.
Показывают только пенсионные взносы, хотя сотруднику нужны все виды страхования.
Не указывают период, за который даны суммы, — справка теряет смысл.
Ставят одну подпись бухгалтера без руководителя или наоборот.
Пишут «задолженности нет», не сверив уплату с расчётом.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель выдать такую справку?

Да. Работник вправе получить у работодателя документы, связанные с работой, в том числе сведения о взносах, — об этом говорит статья 62 Трудового кодекса. На выдачу есть три рабочих дня с момента письменного заявления.

Можно ли выдать справку по электронной почте?

Можно, если сотрудник согласен получить её в электронном виде. Для банка или суда обычно нужен документ с подписями, поэтому выдайте бумажный экземпляр или подписанный электронной подписью файл.

Чем заменить справку, если сотруднику нужны сведения о стаже?

Выпиской из индивидуального лицевого счёта, которую сотрудник заказывает сам на портале госуслуг или в Социальном фонде. Справка работодателя показывает начисления и уплату, а стаж подтверждает именно выписка.

Нужна ли печать на справке?

Если компания использует печать, её ставят. Отсутствие печати при подписях руководителя и главного бухгалтера справку не портит — закон печать для такого документа не требует.

Сколько хранить копию выданной справки?

Копию хранят в компании по правилам делопроизводства, обычно вместе с кадровыми документами работника. Сроки хранения компания закрепляет в номенклатуре дел.

Справки и выписки съедают время бухгалтера

Чтобы документы для сотрудников собирались сами

Каждую справку бухгалтер ищет в расчётах, сверяет уплату и печатает заново. Когда сотрудников много, на это уходят часы, а сотрудник ждёт.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие справки по шаблону из данных учёта и приносят бухгалтеру готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»