Приказ о создании комиссии по составлению дефектного акта на текущий ремонт

Закон не устанавливает единой формы такого приказа и не требует его для любого ремонта. Но для ремонта за счёт бюджета и для подтверждения расходов в бухгалтерском и налоговом учёте документ нужен: он объясняет, откуда взялись объёмы и стоимость работ. В коммерческой компании приказ закрепляет внутренний порядок и снимает споры с подрядчиком.

Председатель — обычно заместитель руководителя или главный инженер, члены — специалисты по эксплуатации здания и представитель бухгалтерии. Число членов — не меньше трёх, чтобы решение было коллегиальным. Человек, который потом подписывает акт приёмки работ, в комиссию по дефектному акту входить может.

Дефектный акт фиксирует, что сломано и что нужно сделать, — это описание состояния и объёмов. Смета переводит объёмы в деньги: расценки, материалы, накладные расходы. Сначала акт, потом смета; смета без акта — это цифры без основания.

Можно, но сметчик всё равно приедет смотреть объект. Комиссия делает то же самое своими силами и оформляет результат документом, который остаётся в компании и подтверждает объём работ при споре с подрядчиком.

Документы по ремонту основных средств относят к документам по основной деятельности. Срок хранения компания закрепляет в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; для расчёта налогов документы хранят не меньше пяти лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).