Служебная записка на приобретение кондиционера: образец и бланк

Служебная записка на приобретение кондиционера — внутренний документ, которым сотрудник просит руководителя согласовать покупку и монтаж сплит-системы за счёт компании. Ниже — бланк в Word и заполненный образец с обоснованием.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от руководителя отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о приобретении и установке кондиционера

16 ноября 2026 г. № 21

В отделе продаж на втором этаже нет кондиционера. Летом температура в кабинете на солнечной стороне поднимается выше санитарной нормы, сотрудники работают с открытыми окнами, из-за уличного шума и жары падает скорость обработки заявок.

Прошу согласовать приобретение и установку одного кондиционера мощностью до 3,5 кВт в кабинет отдела продаж за счёт бюджета административно-хозяйственных расходов. Коммерческие предложения трёх подрядчиков с монтажом прилагаю.

Приложение: коммерческие предложения на 6 л. в 1 экз.

Автор записки

Руководитель отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна записка на кондиционер

Покупка кондиционера — расход компании, и решение принимает руководитель или тот, кто распоряжается бюджетом. Служебная записка фиксирует, зачем нужна сплит-система, где её ставить, сколько это стоит и из какого бюджета платить.

Без записки заявка теряется в переписке: бухгалтерия не знает, к какому договору привязать счёт, а снабжение — что именно покупать. Записка даёт письменное основание для закупки и монтажа.

Что указать в записке

Адресата: должность и фамилию с инициалами в дательном падеже — тому, кто утверждает расходы.
Автора: должность, фамилию и инициалы, подразделение.
Название документа, заголовок «о приобретении и установке кондиционера», дату и номер по журналу регистрации.
Помещение: этаж, номер кабинета, площадь и число сотрудников, которые в нём работают.
Обоснование: почему без кондиционера тяжело работать — жара, солнечная сторона, техника, санитарные требования к условиям труда.
Просьбу: что купить и установить, ориентировочная стоимость, источник оплаты.
Приложения: коммерческие предложения, технические характеристики помещения, при необходимости — замеры температуры.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать записку на кондиционер

Опишите помещение. Кабинет, этаж, площадь, число рабочих мест. Этого достаточно, чтобы подрядчик подобрал мощность.
Объясните причину. Жара, духота, солнечная сторона, работа с техникой, жалобы сотрудников. Пишите факты, а не эмоции.
Сформулируйте просьбу. Что купить и установить, сколько это стоит по предложениям подрядчиков и из какого бюджета платить.
Приложите предложения. Два-три коммерческих предложения с монтажом показывают, что цену проверили, а не взяли первую.
Передайте на согласование. Отдайте записку адресату или в канцелярию, копию оставьте себе с отметкой о получении.

Частые ошибки

Нет обоснования: в записке только «прошу купить кондиционер», и руководитель не видит, почему расход нельзя отложить.
Не указано помещение: непонятно, какая мощность нужна и куда ставить наружный блок.
Нет цены и источника оплаты — решение откладывается до уточнений.
Одно коммерческое предложение без сравнения: цену не с чем сверить.
Записку путают с заявкой на закупку: если в компании закупки идут через отдельную форму, записка служит обоснованием, а заявка — исполнительным документом.

Частые вопросы

Обязательно ли писать служебную записку на покупку кондиционера?

Закон этого не требует. Порядок задаёт компания: если расходы сверх определённой суммы согласуют письменно, записка нужна. Внутренние правила обычно закрепляют в инструкции по делопроизводству или положении о закупках.

Кому адресовать записку?

Тому, кто распоряжается бюджетом и подписывает договор: генеральному директору, финансовому директору или руководителю административно-хозяйственного отдела — по тому, как устроено согласование в компании.

Нужно ли прикладывать коммерческие предложения?

Да, если цена не определена прайсом поставщика. Несколько предложений с монтажом показывают, что стоимость проверили, и ускоряют согласование.

Можно ли обойтись электронным письмом?

Можно, если в компании так принято или работает система электронного документооборота. Для оплаты и споров надёжнее документ с подписью и отметкой о получении.

Сколько хранить служебные записки?

Срок зависит от содержания. Компания закрепляет его в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда согласования на покупки съедают время руководителя

Чтобы заявки на закупку собирались сами

Записки на кондиционеры, мебель и технику идут потоком: каждую надо прочитать, сверить с бюджетом и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подтягивают суммы из заявок и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»