Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству: образец и бланк

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству вводит в компании единые правила работы с документами: кто готовит, кто подписывает, где регистрируют, как хранят. Ниже — бланк в Word и заполненный образец с датой вступления в силу и отменой прежнего приказа.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ

16 ноября 2026 г. № 48

Приказ

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

г. Москва

В целях единообразия оформления документов, упорядочения регистрации, текущего хранения и передачи дел в архив п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 декабря 2026 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству ООО «Ромашка».

2. Считать утратившим силу приказ от 12 марта 2019 г. № 15 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству».

3. Начальнику отдела документационного обеспечения П. П. Петрову ознакомить работников с Инструкцией под подпись до 1 декабря 2026 года и разместить её на внутреннем портале.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора А. А. Сидорову.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужен приказ об утверждении инструкции

Инструкция по делопроизводству — локальный акт, который описывает весь путь документа в компании: бланки, реквизиты, регистрацию, согласование, подписание, хранение и передачу в архив. Сама по себе инструкция не действует, пока руководитель не утвердил её приказом и не назвал дату вступления в силу.

Обязательной инструкция по делопроизводству остаётся для бюджетных учреждений. Коммерческие компании принимают её по своему решению, и приказ тогда решает три задачи: утверждает текст, отменяет прежний порядок и назначает ответственного за внедрение.

Что указать в приказе

  • Наименование компании и вид документа — приказ, дату и регистрационный номер.
  • Заголовок к тексту: «Об утверждении Инструкции по делопроизводству».
  • Констатирующую часть — зачем принимаете инструкцию: единые правила оформления, порядок регистрации, хранение дел.
  • Пункт об утверждении и введении в действие с конкретной даты, со ссылкой на приложение.
  • Пункт об отмене прежнего приказа, если инструкция уже была.
  • Кого ознакомить с инструкцией под подпись и к какому сроку.
  • Кому поручить контроль за исполнением.
  • Подпись руководителя и приложение с текстом инструкции.

Как издать приказ

  1. Подготовьте текст инструкции. Соберите правила в одном документе: виды бланков, состав реквизитов, схема регистрации, номенклатура дел, сроки хранения. Реквизиты оформляйте по ГОСТ Р 7.0.97-2025.
  2. Решите, с какой даты действовать. Дату ставьте с запасом: сотрудникам нужно время прочитать инструкцию и перейти на новые бланки. Приказ может действовать и с даты подписания, если меняется одна форма.
  3. Соберите приказ. В констатирующей части — причина, дальше пункты по порядку: утвердить, отменить прежнее, ознакомить, назначить контроль.
  4. Согласуйте с теми, кто работает с документами. Согласуйте проект с секретариатом, бухгалтерией и юристом: инструкция касается всех, кто готовит и подписывает документы.
  5. Подпишите и ознакомьте работников. Руководитель подписывает приказ, работники ставят подписи об ознакомлении с инструкцией. Приказ и инструкцию храните вместе.

Частые ошибки

  • Приказ утверждает инструкцию, но не называет дату вступления в силу — непонятно, по каким правилам работать завтра.
  • Прежний приказ не отменён, и в компании действуют две инструкции с разными правилами регистрации.
  • В приказе нет пункта об ознакомлении: работники не знают о новых правилах, а при споре нет доказательства, что их довели.
  • Инструкция приложена отдельным файлом без отметки о количестве листов — при проверке сложно доказать, что утверждён именно этот текст.
  • Контроль поручен автору инструкции, который сам её и готовил: проверять исполнение должен руководитель подразделения или заместитель.

Частые вопросы

Обязателен ли приказ об утверждении инструкции по делопроизводству?

Для бюджетных учреждений инструкция по делопроизводству обязательна. Коммерческие компании принимают её добровольно, но после издания приказа правила становятся обязательными для работников, и ссылаться на них можно во внутренних спорах и при проверках.

Чем приказ об утверждении инструкции отличается от приказа о введении инструкции в действие?

Ничем по сути: одна и та же формулировка делается двумя пунктами — «утвердить» и «ввести в действие с такого-то числа». Можно объединить их в одном пункте: «Утвердить и ввести в действие с 1 декабря 2026 года прилагаемую Инструкцию».

Нужно ли знакомить всех работников с инструкцией?

Под подпись знакомят тех, кто готовит, согласует, подписывает и регистрирует документы. Остальным достаточно разместить инструкцию в общем доступе — на внутреннем портале или в папке с локальными актами.

Можно ли издать приказ без приложения с инструкцией?

Нет. Приказ утверждает конкретный документ, поэтому инструкция идёт приложением, а в приказе указывают число листов и число экземпляров. Иначе неясно, какой именно текст получил силу.

Сколько хранить приказ и инструкцию?

Приказ об утверждении инструкции и саму инструкцию хранят постоянно как документы по основной деятельности. Сроки закрепляют в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Нужна ли печать на приказе?

Нет. Приказ подписывает руководитель, печать на внутренних документах не обязательна, если устав компании не требует её на конкретных видах документов.

Когда инструкция написана, а работа с документами идёт по-старому

Чтобы правила делопроизводства соблюдались без ручного контроля

Инструкция описывает, как оформлять и регистрировать документы, но сотрудники всё равно приносят бумаги с пропущенными реквизитами и не в те сроки.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые проверяют документы по вашей инструкции: сверяют реквизиты, находят пропуски и возвращают автору с замечаниями до подписания.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы