Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

График смен: шаблон

График смен — документ, по которому работники выходят в разные смены и который заменяет им привычное расписание. Ниже — шаблон таблицы и заполненный образец на месяц для бригады из четырёх человек.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ: генеральный директор П. П. Петров, 30 октября 2026 г.

Учётный период: квартал

График смен

на декабрь 2026 года, склад готовой продукции

25 ноября 2026 г. № 12

Смены распределены так, чтобы каждый работник отработал норму рабочего времени за IV квартал 2026 года по производственному календарю при 40-часовой неделе. Продолжительность смены — 8 часов: с 8:00 до 17:00 с перерывом на обед 1 час и с 20:00 до 5:00 с перерывом 1 час.

Между окончанием смены и началом следующей у каждого работника не меньше 12 часов отдыха. Работа в ночную смену оплачивается в повышенном размере по коллективному договору.

С графиком ознакомлены под подпись до 1 ноября 2026 года: Смирнов А. В., Кузнецова И. П., Орлов Д. С. и Морозов Т. Н.

Составил

Начальник склада

____________ / А. В. Смирнов /

Согласовал

Председатель профсоюзной организации

____________ / И. П. Кузнецова /

Зачем нужен график смен

Сменный график — расписание, по которому работники выходят в разные смены: утром, вечером, ночью или по циклу «два через два». Его вводят, когда работа не укладывается в обычный день: склад отгружает круглосуточно, магазин открыт до позднего вечера, производство не останавливается.

График смен по статье 103 ТК РФ — обязательный документ. Работодатель доводит его до сведения работников не позднее чем за месяц до введения в действие. Без графика смену нечем обосновать: ни выход в ночь, ни оплату, ни отказ работника выйти в чужую смену.

Что указать в графике смен

  • Название организации и подразделения, для которого составлен график.
  • Учётный период: месяц, квартал или другой срок, за который считают норму рабочего времени.
  • Режим работы: начало и конец смены, перерыв на обед и отдых.
  • Таблицу: по строкам работники, по столбцам дни месяца, в клетках — номер смены, «В» для выходного или «О» для отпуска.
  • Итог часов за месяц по каждому работнику — чтобы сверить с нормой.
  • Подписи составителя и того, кто согласовал график, и дату утверждения.

Как составить график смен

  1. Выберите учётный период. Для сменной работы при суммированном учёте берите месяц, квартал или год — так, чтобы недельная норма рабочего времени соблюдалась в среднем за период. При обычной 40-часовой неделе месячная норма часов в каждом месяце разная.
  2. Посчитайте норму часов. Возьмите производственный календарь на год и норму рабочего времени при 40-часовой неделе за учётный период. Для неполного дня норму уменьшите пропорционально.
  3. Распределите смены. Сначала закройте обязательные смены по числу рабочих мест, потом распределите людей. У каждого работника между сменами должно остаться не меньше 12 часов отдыха, а за неделю — не меньше 42 часов непрерывного отдыха.
  4. Сверьте итоги. Сложите часы каждого работника за учётный период и сравните с нормой. Недоработку и переработку видно сразу: переработку оплачивают как сверхурочную, недоработку по вине работодателя — по среднему заработку.
  5. Ознакомьте работников. Выдайте график под подпись не позднее чем за месяц до введения в действие. Если в компании есть профсоюз, учтите его мнение по статье 372 ТК РФ.

Частые ошибки

  • График составлен на месяц при суммированном учёте за квартал: норму не с чем сверить, переработка всплывает только к концу квартала.
  • Проверьте отдых между сменами и еженедельный непрерывный отдых: по статье 110 ТК РФ последний по общему правилу должен составлять не менее 42 часов.
  • В графике нет итога часов, и работник не видит, сколько отработает за месяц.
  • График утверждён 30-го числа на следующий месяц: работников не ознакомили за месяц, как требует статья 103 ТК РФ.
  • Работа в ночь не оплачена в повышенном размере — по статье 154 ТК РФ каждая ночная смена оплачивается выше дневной.

Частые вопросы

За сколько дней работника знакомят с графиком смен?

Не позднее чем за месяц до введения графика в действие — статья 103 ТК РФ. Исключения возможны в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом.

Можно ли поменять график после утверждения?

Да, но с согласия работника и с тем же сроком ознакомления, если меняется режим работы. Разовый выход в чужую смену оформляют письменным согласием, а не правкой графика задним числом.

Что такое учётный период?

Срок, за который считают норму рабочего времени при суммированном учёте. Он не может быть больше года, а для работ с вредными условиями — больше трёх месяцев, если иное не установлено отраслевым соглашением.

Обязателен ли график смен, если работа идёт по циклу «два через два»?

Да. Любой режим, при котором работники выходят в разные смены, оформляют графиком, иначе нечем подтвердить выход и оплату.

Сколько хранить график смен?

Графики и табели хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Графики, табели и замены собираются вручную

Чтобы расписание собиралось само

На складе и в магазине график переписывают каждую неделю: кто-то заболел, кто-то в отпуске, и таблицу правят вручную.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают график смен и табель по заданным правилам, учитывают отсутствия и присылают руководителю готовое расписание на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы