Докладная записка: образец и бланк в Word

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела закупок

И. И. Иванова

Докладная записка

о нарушении трудовой дисциплины

12 октября 2026 г. № 7

Довожу до вашего сведения, что 12 октября 2026 года менеджер отдела закупок Юсупов Р. А. опоздал на работу на 40 минут: по табелю учёта рабочего времени явка в 09:40 при начале рабочего дня в 09:00 по правилам внутреннего трудового распорядка. Опоздание сорвало утреннюю сверку заявок поставщикам, из-за чего две заявки ушли после 12:00.

Прошу затребовать у Юсупова Р. А. письменное объяснение и по результатам рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания.

Приложение: выписка из табеля учёта рабочего времени на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела закупок

____________ / И. И. Иванов /

Что такое докладная записка

Докладная записка — внутренний документ компании. Ею сотрудник докладывает руководителю о событии: работник нарушил дисциплину, на участке встала работа, подрядчик сорвал срок. В конце записки — просьба: затребовать объяснение, наложить взыскание, принять меры, выделить людей.

Единой формы в законе нет. Компания утверждает свой бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, заголовок к тексту, подпись.

Ни один закон не устанавливает форму и виды докладной записки: в ОКУД (классификатор, а не закон) под кодом 0286041 значится вид документа «докладная записка» без указания предмета. Дисциплинарная процедура по ст. 193 ТК РФ опирается не на докладную, а на затребованное письменное объяснение работника и акт при его отсутствии.

Что указать в докладной записке

Адресата: должность, название компании, фамилию и инициалы руководителя в дательном падеже.
Автора: должность и фамилию с инициалами — от кого записка.
Название «Докладная записка» и заголовок к тексту: о чём она, одной строкой.
Дату и номер по журналу регистрации внутренних документов, если в компании их регистрируют.
Факты: что произошло, когда, кто участвовал, чем подтверждается — табелем, актом, накладной.
Просьбу: что руководитель должен сделать по записке.
Приложения и подпись автора с расшифровкой.

Как написать докладную записку

Зафиксируйте факт сразу. Чем позже написана записка, тем труднее доказать, что было именно так. Дату и время берите из документов: табеля, акта, переписки.
Опишите событие без оценок. Вместо «халатно относится к работе» — что сделано или не сделано, когда и к чему привело. Оценку даст руководитель.
Назовите последствия. Сорванный срок, убыток, простой у других, жалоба клиента — то, из-за чего записка вообще нужна.
Сформулируйте просьбу. «Прошу затребовать объяснение», «прошу принять меры», «прошу продлить срок» — одно конкретное действие.
Приложите подтверждения. Выписка из табеля, акт, служебная переписка, фото — всё, на что ссылаетесь в тексте.
Зарегистрируйте и передайте. Отдайте адресату под подпись или через канцелярию; копию с отметкой о получении оставьте себе.

Чем докладная отличается от служебной и объяснительной

Докладная идёт снизу вверх: подчинённый сообщает руководителю о событии и просит решения.
Служебная чаще идёт по горизонтали или снизу вверх с просьбой рабочего характера: согласовать закупку, выделить сотрудника, дать доступ.
Объяснительная идёт от самого работника: он пишет, почему так вышло. Её затребуют до того, как решат вопрос о взыскании.
Строгой границы закон не проводит: деление задаёт инструкция по делопроизводству компании.

Сроки, которые нельзя пропустить

До взыскания работодатель обязан затребовать у работника письменное объяснение. Если через два рабочих дня объяснения нет, составляют акт (ст. 193 ТК РФ).
Взыскание применяют не позднее одного месяца со дня, когда о проступке узнали, не считая времени болезни работника и его отпуска. Кроме того, действует жёсткий предел: не позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — не позднее двух лет со дня его совершения (ст. 193 ТК РФ).
За каждый проступок — одно взыскание. Приказ объявляют работнику под подпись в течение трёх рабочих дней (ст. 193 ТК РФ).
Докладная сама по себе взысканием не является: она только фиксирует событие и запускает разбор.

Частые вопросы

Обязательно ли писать докладную по установленной форме?

Нет. Обязательной формы закон не устанавливает. Работает бланк, утверждённый в компании, или обычный лист с реквизитами по ГОСТ Р 7.0.97-2025. Важнее содержание: факты, дата, подтверждения и подпись.

Может ли рядовой сотрудник написать докладную на коллегу?

Да, если он стал свидетелем нарушения или пострадала его работа. Адресатом обычно указывают непосредственного руководителя или руководителя компании.

Что будет, если не затребовать объяснение?

Взыскание могут отменить. Затребование письменного объяснения — обязательный шаг по ст. 193 ТК РФ, и суд проверяет, что работодатель его сделал. Поэтому в записке и просят затребовать объяснение.

Нужно ли прикладывать табель или акт?

Желательно. Докладная без подтверждений — это пересказ. Выписка из табеля, акт об отсутствии на рабочем месте или служебная переписка делают событие доказуемым.

Сколько хранить докладные записки?

Срок зависит от содержания. Компания закрепляет его в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Записки, связанные с дисциплинарными делами, хранят дольше текущих.

Можно ли отправить докладную по электронной почте?

Можно, если в компании так принято или работает электронный документооборот. Для спора надёжнее экземпляр с отметкой о получении или документ в системе с подписью.

Когда записки пишутся вручную и теряются между делами

Чтобы разбор ситуаций шёл по одному шаблону

Докладные, объяснительные и приказы по одному проступку собираются в разных отделах: кто-то пишет от руки, кто-то присылает в мессенджер, часть бумаг теряется до приказа.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону компании, подтягивают данные из табеля и почты и приносят руководителю комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»