Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Реестр договоров в Excel: образец и бланк

Реестр договоров — таблица, по которой видно, с кем и на каких условиях заключён договор, сколько по нему заплачено и что делать дальше. Унифицированной формы нет, поэтому ниже — рабочая структура листа, поля, формулы и образец строки, из которых собирается свой бланк.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Утверждён приказом от 01.12.2026 № 87

Ответственный: финансовый директор П. П. Петров

Реестр договоров

образец таблицы и правила заполнения

Ведётся с 01.01.2026

Реестр ведут по каждому действующему договору: одна строка — один договор. Если по договору предусмотрены этапы оплаты, каждый этап вносят отдельной строкой с тем же номером договора, чтобы сумма этапов совпала с общей суммой.

Графы реестра: номер и дата договора, контрагент, предмет, сумма, срок исполнения, срок оплаты, ответственный, отметка об исполнении, примечание.

Справочники контрагентов и видов договоров ведут на отдельном листе, в основную таблицу их подставляют выпадающим списком. Название контрагента пишут всегда одинаково.

Утвердил

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

Ведёт

Финансовый директор

____________ / П. П. Петров /

Как выглядит реестр договоров

Реестр договоров — плоская таблица, где одна строка описывает один договор. Унифицированной формы нет: организация утверждает её сама приказом или учётной политикой, а обязательный минимум задаёт логика контроля, а не ГОСТ.

Карточка договора отвечает на четыре вопроса: с кем заключён, на какую сумму, до какой даты и кто отвечает. Этого достаточно, чтобы не потерять платёж и не пропустить срок. Всё остальное — удобства: фильтры, справочники, подсветка просрочки.

Какие поля включить в реестр

  • Номер и дата договора — как в подписанном документе, без сокращений.
  • Контрагент — полное или принятое в компании краткое название, всегда одинаково.
  • Предмет — вид работ, услуг или товара, коротко и по делу.
  • Сумма договора и валюта, если расчёты не только в рублях.
  • Срок исполнения обязательств и срок оплаты — две разные даты, их часто путают.
  • Ответственный — тот, кто ведёт договор и отвечает за сроки.
  • Отметка об исполнении: договор закрыт, оплачен, есть акт или ещё в работе.
  • Примечание — пени, необходимость отправить копию платёжного поручения, особые условия.

Как собрать реестр в Excel

  1. Сделайте лист справочников. На отдельном листе перечислите контрагентов и виды договоров. Названия пишите одним способом: «ООО Ромашка» и «Ромашка ООО» — это два разных контрагента, и фильтр развалится.
  2. Соберите лист «Реестр». Первая строка — заголовки полей, ниже — строки договоров. Закрепите первую строку, чтобы заголовки не уезжали при прокрутке.
  3. Подключите выпадающие списки. В графах «Контрагент» и «Предмет» поставьте проверку данных со ссылкой на лист справочников: так названия не будут расходиться.
  4. Добавьте формулы контроля. Отдельные графы «Дней до оплаты» и «Статус» считают разницу дат и подсвечивают просрочку условным форматированием.
  5. Задайте правило обновления. Кто вносит строку, когда сверяет реестр с бухгалтерией и что делает с закрытыми договорами. Без этого файл живёт до первого отпуска ответственного.

Формулы контроля сроков и оплат

Разница дат считается формулой вида =СРОК_ОПЛАТЫ−СЕГОДНЯ(). Если результат меньше нуля, срок прошёл. Условное форматирование по этому столбцу красит просроченные строки в красный, а те, где до оплаты меньше недели, — в жёлтый.

Сумму оплат по договору собирают формулой СУММЕСЛИ по номеру договора: она складывает все этапы и сравнивает результат с общей суммой. Если суммы не совпали, в графе «Примечание» появляется отметка — значит, какой-то этап не внесли.

Для поиска нужной строки используют фильтры по столбцам или выпадающий список в заголовке. Отдельный лист со сводкой по контрагентам и суммам удобно строить сводной таблицей.

Частые ошибки

  • Названия контрагентов пишут по-разному, и фильтр показывает двух разных лиц вместо одного.
  • Срок исполнения и срок оплаты смешаны в одну дату — непонятно, что именно просрочено.
  • Этапы оплаты не внесены, и сумма по договору не бьётся с фактическими платежами.
  • Нет ответственного: при просрочке непонятно, к кому идти.
  • Реестр не сверяют с бухгалтерией, и в нём остаются договоры, которые давно закрыты.
  • Файл лежит на одном компьютере без правила доступа — при болезни или отпуске работа встаёт.

Частые вопросы

Есть ли утверждённая форма реестра договоров?

Нет. Унифицированной формы локального реестра не существует: организация утверждает её сама приказом или учётной политикой. Обязательный минимум задаёт логика контроля, а не ГОСТ.

Чем реестр договоров отличается от реестра платежей?

В реестре договоров фиксируют условия: с кем, на какую сумму и до какой даты. В реестре платежей планируют конкретные перечисления по датам. Один договор может дать несколько строк в реестре платежей, если оплата идёт этапами.

Можно ли вести реестр в Excel бесплатно?

Да. Excel или его бесплатный аналог подходят, пока таблицу ведёт один-два человека и строк не тысячи. Дальше фильтры и формулы становятся хрупкими, и реестр переезжает в учётную систему или CRM.

Как контролировать сроки оплаты по реестру?

Отдельной графой с разницей между сроком оплаты и текущей датой и условным форматированием: просроченные строки подсвечиваются. Дополнительно можно настроить напоминание ответственному за несколько дней до срока.

Что делать с закрытыми договорами?

Не удалять: закрытые строки помечают статусом и скрывают фильтром. Так история по контрагенту сохраняется, а рабочий вид таблицы не засоряется.

Читать в журнале

Когда реестр собирают вручную и он расходится с бухгалтерией

Чтобы договоры и платежи сходились сами

Реестр в Excel живёт, пока его ведёт один человек. Стоит тому уйти в отпуск — и часть договоров остаётся без отметок, а суммы этапов не бьются с общей суммой.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие таблицы по шаблону, сверяют суммы и сроки по документам и приносят руководителю готовую сводку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы