Журнал учёта ТМЦ на складе: образец и бланк

Журнал учёта ТМЦ на складе — сводная книга, в которой кладовщик записывает каждое поступление и каждую выдачу: что пришло, от кого, сколько, кому выдано и по какому документу. Ниже — бланк в Word и заполненный образец за неделю.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка», склад № 1

Кладовщик С. А. Кузнецов

Журнал учёта товарно-материальных ценностей на складе

за период с 02.11.2026 по 06.11.2026

Начат 02.11.2026, окончен 06.11.2026

№ 1. 02.11.2026. Принято от ООО «Профиль» по УПД № 311: профиль ПН-10 — 400 м по 620 ₽; саморез 4,2×75 — 12 упаковок по 480 ₽. Принял Кузнецов.

№ 2. 03.11.2026. Выдано бригаде № 2 по требованию-накладной № 7: профиль ПН-10 — 120 м; саморез 4,2×75 — 4 упаковки. Получил прораб А. В. Смирнов.

№ 3. 05.11.2026. Возврат из бригады № 2 по накладной № 9: профиль ПН-10 — 15 м не использованы, упаковка целая. Принял Кузнецов.

Кладовщик

Кладовщик

____________ / С. А. Кузнецов /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / Н. П. Орлова /

Зачем нужен журнал учёта ТМЦ

Журнал учёта ТМЦ на складе показывает движение ценностей по дням: что пришло от поставщика, что ушло в цех или бригаде, что вернули. По нему кладовщик и бухгалтер сверяют остаток на складе с учётом и находят расхождение в тот день, когда оно появилось, а не через месяц.

Обязательной формы для такого журнала в законе нет. Компания утверждает свою форму приказом руководителя — вместе с перечнем граф и тем, кто его ведёт. Принятые от поставщиков и выданные ценности оформляют первичными документами: накладной М-4 или универсальным передаточным документом при приёме, требованием-накладной М-11 при выдаче в производство. Журнал их не заменяет, а собирает в одну книгу.

Что указать в журнале

Порядковый номер записи и дату операции.
Приход или расход: что именно произошло — поступление, выдача, возврат.
Контрагента: поставщика или подразделение, которому выдали ТМЦ.
Наименование ТМЦ, вид упаковки, единицу измерения.
Количество и цену за единицу, сумму по строке.
Номер и дату первичного документа: УПД, накладной М-4, требования-накладной М-11.
Подпись того, кто сдал и кто принял ценности.
Подпись кладовщика, ведущего журнал.

Как вести журнал

Утвердите форму. Приказом руководителя закрепите бланк журнала и назначьте ответственного — обычно кладовщика или заведующего складом.
Записывайте каждую операцию. Строка появляется в день приёма или выдачи, сразу после подписания накладной или требования-накладной. Задним числом журнал не заполняют.
Ссылайтесь на первичный документ. В графе «Документ» — номер и дата УПД, М-4 или М-11. Без этой ссылки запись в журнале не подтверждает операцию.
Подписывайте вдвоём. При выдаче расписывается тот, кто получил ТМЦ, при приёме — тот, кто сдал. Кладовщик подписывает обе стороны.
Сверяйте с бухгалтерией. Раз в месяц кладовщик и бухгалтер сверяют остаток по журналу с оборотами по счёту 10 и подписывают акт сверки.

Чем журнал отличается от накладной

Накладная М-4 и требование-накладная М-11 — первичные документы: каждый оформляет одну операцию и служит основанием для записи в бухгалтерском учёте. Журнал — сводная книга склада, в которой эти операции собраны подряд.

Поэтому в журнале не бывает операции без первичного документа: если кладовщик выдал материалы без требования-накладной, сначала оформляют документ, потом делают запись. Обратное неверно — накладная живёт и без журнала, а журнал без накладных теряет смысл.

Частые ошибки

Записи без ссылки на первичный документ: при проверке такую строку нечем подтвердить.
Выдача без подписи получателя: непонятно, у кого теперь эти ценности.
Журнал ведут в одном экземпляре на компьютере и не распечатывают: при споре нет подписанной бумаги.
Возврат из производства не записывают — остаток на складе расходится с учётом.
Исправления замазывают: по правилам бухгалтерского учёта неверную запись зачёркивают тонкой чертой, пишут верную и заверяют подписью с датой.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал учёта ТМЦ на складе?

Формы журнала в законе нет, и вести его компания не обязана. Но склад отвечает за сохранность ценностей, а журнал — самый простой способ показать движение ТМЦ по дням. Поэтому его обычно вводят приказом руководителя.

Можно ли вести журнал в Excel?

Можно, если форму утвердили приказом, а записи распечатывают и подписывают по итогам месяца или чаще. Электронный файл без подписи при споре слабее бумажного журнала.

Кто подписывает журнал?

Кладовщик, который ведёт записи, и получатель или сдатчик ТМЦ в каждой строке. Итоги месяца заверяет главный бухгалтер или руководитель — так закреплено в приказе об утверждении формы.

Сколько хранить журнал?

Срок зависит от того, к какой группе документов компания его отнесла. Обычно журналы по учёту ТМЦ хранят не меньше пяти лет — точный срок закрепляют в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Чем журнал учёта ТМЦ отличается от журнала выдачи ТМЦ со склада?

Журнал выдачи фиксирует только расход: кому и сколько выдали. Журнал учёта ТМЦ на складе шире — в нём и приход от поставщика, и выдача, и возврат. Если нужна только выдача, достаточно формы с графами получателя и документа, но остаток по ней не сверить.

Когда склад и бухгалтерия считают по-разному

Чтобы журнал собирался сам из накладных

Кладовщик вручную переписывает накладные в журнал, бухгалтер потом сверяет остатки — на это уходят часы, а расхождения всплывают через месяц.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают накладные и требования-накладные, вносят записи в журнал по вашей форме и показывают расхождения склада с учётом в тот же день.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»