Правила оформления писем по делопроизводству: образец

Состав реквизитов документов задаёт ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов». Он же описывает, как расположить реквизиты на бланке: угловым способом — в левом верхнем углу, или продольным — по центру страницы.

Письмо — исходящий документ. Его печатают на бланке организации, подписывает руководитель или уполномоченный сотрудник, а датой письма считается дата подписания. У приказа другая задача: он закрепляет решение руководителя и служит основанием для действий подчинённых.

Приказ — распорядительный документ. Его реквизиты те же, что у письма, но адресат не ставится: приказ действует внутри организации. Вместо адресата в верхней части бланка — наименование организации и вид документа: «ПРИКАЗ».

Обязательные части приказа: дата и регистрационный номер, заголовок к тексту, констатирующая часть с основанием и распорядительная часть со словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Поручения расписывают по пунктам: кому, что сделать и к какому сроку. Подписывает приказ руководитель, а работники знакомятся с ним под подпись.

Если приказом утверждают инструкцию, регламент или иную бумагу, на первом листе этой бумаги ставят гриф утверждения: слово «УТВЕРЖДЁН» или «УТВЕРЖДЕНА», наименование приказа, его дата и номер. Такой документ становится неотъемлемой частью приказа.