Как выглядит простая электронная подпись на документе: образец

Простая электронная подпись не оставляет на бумаге закорючки — на электронном документе это набор сведений о подписанте и одноразовый код, который проверяют по ключу. Ниже — образец такого документа и объяснение, где именно подпись видна и что она подтверждает.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 68 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567

ООО «Василёк»

ИНН 7707654321

Акт приёма-передачи оборудования

по договору поставки № 17 от 3 ноября 2026 г.

7 ноября 2026 г.

Поставщик передал, а покупатель принял оборудование по спецификации № 1 к договору поставки № 17 от 3 ноября 2026 г. на сумму 480 000 рублей, в том числе НДС 22 % — 86 557,38 рубля. Претензий к количеству и качеству покупатель не имеет.

Акт подписан простой электронной подписью в информационной системе документооборота ООО «Ромашка».

Поставщик: генеральный директор П. П. Петров, простой электронный идентификатор petrov@romashka.ru, код подтверждения 4 8 1 7 2 6, метка времени 07.11.2026 14:22 МСК.

Покупатель: генеральный директор А. С. Сидоров, простой электронный идентификатор sidorov@vasilek.ru, код подтверждения 9 3 5 0 4 1, метка времени 07.11.2026 15:05 МСК.

Поставщик

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Покупатель

Генеральный директор

____________ / А. С. Сидоров /

Что видно на документе с простой электронной подписью

Простая электронная подпись — это сведения о человеке и одноразовый код, которые система ставит рядом с текстом документа. На экране или в файле вы видите не росчерк, а блок подписи: кто подписал, под каким идентификатором, каким кодом и когда.

Такую подпись ставят в информационной системе: в сервисе документооборота, на портале, в личном кабинете банка. Система отправляет код на телефон или почту подписанта, он вводит код, и документ фиксируется вместе с этими сведениями.

Из чего состоит блок простой электронной подписи

Фамилия, инициалы и должность подписанта — кто именно поставил подпись.
Простой электронный идентификатор: адрес почты, номер телефона или логин в системе.
Код подтверждения — та самая одноразовая комбинация, которую подписант ввёл при подписании.
Дата и время подписания с точностью до минуты.
Отметка системы о том, что ключ проверки подписи соответствует подписанту, — по статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» это условие признания простой подписи.
Ссылка или отметка о том, где хранится подписанный файл и журнал подписания.

Чем простая подпись отличается от усиленной

Простая подпись подтверждает, кто её сформировал. Защиту документа от изменений и возможность их обнаружить нужно обеспечивать средствами системы; усиленная подпись позволяет обнаружить изменения после подписания. Усиленная неквалифицированная и квалифицированная подписи дополнительно позволяют доказать авторство без участия системы, которая выдала ключ: проверка идёт по сертификату и криптографическим данным.

По статье 6 закона № 63-ФЗ стороны вправе договориться, какие документы подписывают простой подписью. Внутри компании это закрепляют локальным актом или соглашением об использовании электронного документооборота. Если закон требует усиленную подпись — например, для отдельных видов сделок и отчётности, — простая не подойдёт.

Как проверить простую подпись на документе

Откройте документ в той системе, где его подписывали. Блок подписи и журнал подписания видит участник документооборота; в выгрузке на бумагу эти сведения печатают вместе с текстом.
Сверьте подписанта с договором. Должность и фамилия в блоке подписи должны совпадать с тем, кто по договору или доверенности вправе подписывать такой документ.
Проверьте идентификатор. Адрес почты или логин — это ключ проверки подписи; он должен принадлежать тому же человеку, что указан в блоке.
Посмотрите метку времени. Дата и время подписания показывают, когда документ был зафиксирован системой.
Запросите журнал подписания. В журнале видно, кто и когда выдал код, ввёл его и подписал файл; этот журнал и есть доказательство подписания.

Частые ошибки

Печатают документ на бумагу и ждут на нём росчерк: простая подпись на бумаге не воспроизводится, вместо неё печатают блок сведений о подписанте.
Ставят в блок подписи только фамилию: без идентификатора и кода подпись нечем проверить.
Подписывают простой подписью документ, для которого закон или договор требует усиленную.
Не хранят журнал подписания — при споре нечем подтвердить, что код ввёл именно подписант.

Частые вопросы

Как простая электронная подпись выглядит на бумажной копии?

Как текстовый блок под документом: должность, фамилия и инициалы подписанта, его идентификатор, код подтверждения, дата и время подписания. Юридическую силу такому документу придаёт электронный оригинал и журнал подписания, а не распечатка.

Можно ли поставить простую подпись без специальной программы?

Да. Подпись ставится в сервисе, где ведётся документ: код приходит на телефон или почту, подписант вводит его, система фиксирует подписание. Отдельный криптографический ключ и сертификат для простой подписи не нужны.

Что подтверждает простая электронная подпись?

Простая подпись подтверждает факт её формирования определённым человеком. Сохранность документа после подписания обеспечивают и проверяют средствами информационной системы. Условия признания простой подписи установлены статьёй 6 закона № 63-ФЗ: сведения о подписанте позволяют его опознать, а ключ проверки соответствует подписи.

Можно ли подписать простой подписью договор с контрагентом?

Можно, если стороны договорились об этом в самом договоре или отдельном соглашении. В соглашении прописывают, какие документы подписывают простой подписью, как определяется подписант и как разрешают споры о подписании.

Нужна ли простая подпись на каждом листе документа?

Нет. Подписывают документ целиком, а блок подписи ставят в конце или на последнем листе; многостраничный документ система фиксирует как единый файл, и его изменение после подписания видно по журналу.

Когда подписей сотни и каждая держит документ

Чтобы подписание не тормозило сделки

Договоры, акты и заявки ждут подписи руководителя, а сделка стоит: код приходит на телефон, документ теряется в переписке, журнал подписания никто не собирает.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят документы по шаблону, отправляют их на подпись в нужной последовательности и следят, чтобы каждый файл вернулся подписанным и с сохранённым журналом.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»