Приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Приказ закрепляет, кто в компании ведёт кадровые документы: принимает заявления, готовит приказы, подписывает записи в трудовых книжках. Ниже — бланк в Word и заполненный образец, когда кадровика в штате нет и обязанность передают действующему сотруднику.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ

Приказ

о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

16 ноября 2026 г. № 41-к

В связи с отсутствием в штатном расписании должности специалиста по кадрам и в целях своевременного оформления кадровых документов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить с 17 ноября 2026 года на офис-менеджера Иванову Ирину Геннадьевну обязанности по ведению кадрового делопроизводства, включая оформление приёма, перевода и увольнения, ведение личных карточек, подготовку приказов по личному составу и учёт рабочего времени, с её письменного согласия.

2. Назначить Иванову И. Г. ответственной за ведение, учёт, хранение и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них.

3. Установить Ивановой И. Г. ежемесячную доплату за расширение зоны обслуживания в размере 8 000 рублей с 17 ноября 2026 года.

4. Главному бухгалтеру Петровой А. С. внести изменения в трудовой договор и должностную инструкцию Ивановой И. Г. до 20 ноября 2026 года.

5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

Генеральный директор

____________ / А. А. Смирнов /

С приказом ознакомлена

Офис-менеджер

____________ / И. Г. Иванова /

Зачем нужен приказ

Кадровые документы — приказы о приёме, личные карточки, графики отпусков, табели — кто-то должен оформлять и подписывать. Когда в компании нет кадровика, эти обязанности передают действующему сотруднику: секретарю, офис-менеджеру, бухгалтеру.

Закон отдельного приказа о назначении ответственного не требует. Обязанность вести кадровое делопроизводство закрепляют в трудовом договоре или должностной инструкции работника — так предписывает ч. 2 ст. 57 ТК РФ: трудовая функция и обязанности — обязательное условие договора. Приказ оформляет решение: с какой даты, кому и что поручено, сколько за это платят. Без него у сотрудника нет основания подписывать кадровые документы за кадровую службу.

Что указать в приказе

Кого назначаете: должность, фамилию, имя, отчество полностью.
С какую дату действует поручение — конкретный день, а не «с момента подписания».
Что именно поручаете: приём и увольнение, личные карточки, приказы по личному составу, табель, воинский учёт — перечислите по пунктам.
Согласие работника: поручение дополнительной работы оформляют с письменного согласия (ст. 60.2 ТК РФ).
Трудовые книжки: кто ведёт, учитывает, хранит и выдаёт их.
Доплата за дополнительную работу или расширение зоны обслуживания — размер и дата начала.
Кто вносит изменения в трудовой договор и должностную инструкцию и к какому сроку.
Подпись руководителя и отметка об ознакомлении работника.

Как оформить назначение

Проверьте штатное расписание. Если должности кадровика нет, обязанность передают другому работнику. Если есть — назначение идёт через его трудовой договор и должностную инструкцию.
Возьмите согласие работника. Письменное согласие — заявление с просьбой поручить дополнительную работу. Без него поручение незаконно.
Оформите приказ. Перечислите обязанности, дату начала, доплату и ответственного за изменения в договоре.
Измените трудовой договор. Дополнительным соглашением добавьте обязанность и доплату — это обязательное условие договора по ч. 2 ст. 57 ТК РФ.
Ознакомьте работника. Работник ставит подпись и дату на самом приказе; копию подшейте в личное дело.

Кого можно назначить

Ответственным становится любой работник в штате: секретарь, офис-менеджер, бухгалтер, заместитель директора. Главное — у него есть доступ к личным данным сотрудников и время на документы.

Назначение не требует специального образования: закон не устанавливает требований к квалификации ответственного за кадровое делопроизводство. Если компания хочет подстраховаться, обязанности и порядок работы описывают в должностной инструкции или регламенте.

Руководитель компании может вести кадровые документы сам — тогда приказ не нужен, достаточно закрепить это в своих обязанностях. Но подписывать приказы о собственном приёме и увольнении он не вправе: такие документы подписывает другой уполномоченный работник или участник общества.

Трудовые книжки: отдельный пункт

Работодатель ведёт бумажные трудовые книжки работников, проработавших у него больше пяти дней по основному месту работы, если для этих работников предусмотрено их ведение. В приказе назначают конкретного человека, ответственного за ведение, учёт, хранение и выдачу трудовых книжек, — так проще доказать, кто отвечает за записи, если возникнет спор.

При назначении ответственного за трудовые книжки работодатель обеспечивает порядок их хранения: книжки и вкладыши хранят в сейфе или шкафу, недоступном для посторонних, а неиспользованные бланки учитывают в приходно-расходной книге. Эти правила установлены Порядком, утверждённым приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Если компания сейчас ведёт только электронные сведения о трудовой деятельности, бумажные книжки могут понадобиться при приёме работников, сохранивших право на их ведение.

Доплата за дополнительную работу

Поручение кадровых обязанностей сотруднику с другой основной работой — это дополнительная работа или расширение зоны обслуживания. По ст. 60.2 и ст. 151 ТК РФ её оформляют с письменного согласия работника и оплачивают дополнительно; размер доплаты стороны определяют сами.

В приказе фиксируют сумму и дату, с которой она начисляется. Если доплату не установить, работник вправе потребовать её через суд: поручение есть, а оплаты нет.

Доплата входит в средний заработок и облагается НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.

Частые ошибки

Нет письменного согласия работника — поручение дополнительной работы без него незаконно.
Обязанность не внесена в трудовой договор: приказ есть, а трудовая функция не изменена, и подписывать кадровые документы работник не вправе.
В приказе не перечислены конкретные обязанности — при споре непонятно, что именно поручали.
Забыли про трудовые книжки: отдельного ответственного за ведение, учёт и хранение нет.
Доплата обещана, но не установлена — работник потребует её через суд.
Приказ подписал сам работник, которому поручены обязанности, вместо руководителя.

Частые вопросы

Обязателен ли приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство?

Закон отдельного приказа не требует. Обязанность вести кадровое делопроизводство закрепляют в трудовом договоре или должностной инструкции — этого достаточно, чтобы работник подписывал кадровые документы. Приказ удобен как решение руководителя: он фиксирует дату, объём обязанностей и доплату. На практике его издают вместе с дополнительным соглашением к договору.

Можно ли возложить кадровое делопроизводство на бухгалтера?

Можно, если бухгалтер дал письменное согласие и обязанность внесена в его трудовой договор или должностную инструкцию. Совмещать кадры и бухгалтерию в небольшой компании обычная практика. Учтите нагрузку: у одного человека не должно быть обязанностей, которые он физически не успевает выполнять.

Нужна ли доплата за ведение кадрового делопроизводства?

Если это дополнительная работа к основной — да, по ст. 151 ТК РФ. Размер стороны определяют сами и фиксируют в приказе и дополнительном соглашении. Если кадровые обязанности изначально входят в трудовую функцию работника, отдельная доплата не положена.

Кто подписывает приказ?

Руководитель компании или уполномоченное лицо по доверенности. Работник, которому поручены обязанности, ставит на приказе отметку об ознакомлении, но не подписывает его как автор.

Нужно ли знакомить с приказом других работников?

Нет. С приказом знакомят назначенного работника и тех, кого он касается, — например, главного бухгалтера, который вносит изменения в договор. Остальным достаточно знать, к кому нести заявление на отпуск.

Что делать, если ответственный увольняется?

Издайте новый приказ о назначении другого работника с даты увольнения прежнего и оформите дополнительное соглашение с новым. Если замены нет, обязанность возвращается руководителю — закрепите это приказом.

Сколько хранить приказ?

Приказы по личному составу о назначении ответственного хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел; для приказов по личному составу он обычно длительный.

Кадровые бумаги собираются вручную и теряются

Чтобы приказы и заявления собирались сами

Заявления на отпуск, приказы, личные карточки — рутина, которая отнимает у ответственного половину рабочего дня и всё равно возвращается с ошибками.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают кадровые документы по шаблону, подставляют данные работника и приносят руководителю готовый проект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»