Журнал складского учёта: образец

Журнал складского учёта — таблица, в которой кладовщик записывает каждое движение товара: пришло, ушло, осталось. Ниже — бланк и заполненный образец, а также образец заполнения амбарной книги, если учёт ведут в ней.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Склад № 2, ул. Заводская, 14

Кладовщик И. И. Иванов

Начат 1 октября 2026 г.

Журнал складского учёта

записи о приходе, расходе и остатках товара на складе

Записи с 1 по 3, 1 октября 2026 г.

Товар принимается по количеству мест и весу, указанным в сопроводительных документах. При расхождении составляется акт, запись в журнале делается по фактически принятому количеству.

Записи вносятся в день совершения операции. Исправления заверяются подписью кладовщика, ошибочная запись зачёркивается одной чертой, верная надписывается сверху.

Журнал хранится на складе, по окончании месяца подводится итог по остаткам и сверяется с данными бухгалтерского учёта.

Материально ответственное лицо

Кладовщик

____________ / И. И. Иванов /

Руководитель

Директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Что такое журнал складского учёта

Журнал складского учёта — внутренний документ склада. В нём по порядку записывают каждую операцию с товаром: приёмку от поставщика, выдачу в производство или отгрузку покупателю, возврат, списание брака. По записям видно, сколько товара поступило, сколько ушло и сколько осталось на конец дня или месяца.

Единой формы журнала закон не устанавливает. Компания утверждает свою форму приказом руководителя и закрепляет её в учётной политике. Главное — чтобы запись можно было сверить с накладной, а остаток в журнале совпал с данными бухгалтерского учёта.

Что должно быть в журнале

Название склада и материально ответственное лицо — кто ведёт журнал и за что отвечает.
Дата и номер записи по порядку — чтобы на запись можно было сослаться.
Наименование товара, артикул, единица измерения и сорт, если товар сортовой.
Документ-основание: номер и дата накладной, акта, требования-накладной.
Приход: количество и сумма по документу.
Расход: количество и сумма, кому выдан товар.
Остаток после операции — его считают от предыдущего остатка плюс приход минус расход.
Подпись кладовщика и подпись получателя при выдаче товара.

Как заполнять журнал

Заведите журнал на склад. На титульном листе укажите организацию, склад и материально ответственное лицо, пронумеруйте страницы и прошнуруйте журнал.
Записывайте операцию в день приёмки или выдачи. Сверяйте количество с накладной поставщика или требованием получателя; при расхождении составьте акт и запишите фактическое количество.
Заполняйте графы слева направо. Сначала документ-основание и наименование товара, затем приход или расход, в конце — остаток.
Выводите остаток после каждой записи. Новый остаток = предыдущий остаток + приход − расход. Так ошибку видно сразу, а не в конце месяца.
Подводите итог и сверяйтесь с бухгалтерией. В конце месяца посчитайте итоги по приходу и расходу и сверьте остатки с оборотами по счёту учёта товаров.

Амбарная книга: образец заполнения

Амбарная книга — старый способ складского учёта, при котором на каждый товар отводят отдельные страницы: слева приход, справа расход, остаток выводят после каждой записи. Так удобно, когда номенклатура небольшая, а товар хранится партиями.

В амбарной книге на странице товара пишут его наименование, артикул и единицу измерения, а дальше ведут две колонки: приход с указанием поставщика и документа и расход с указанием получателя и документа. Остаток считают так же: предыдущий остаток плюс приход минус расход.

Если компания ведёт журнал складского учёта в таблице, амбарная книга становится его частью: вместо общей хронологической записи — страница на каждый товар. Форму закрепляют приказом, чтобы проверяющий видел, по какому документу сделана каждая запись.

Частые ошибки

Записи делают раз в неделю или в конце месяца: при расхождении уже не восстановить, в какой день пропал товар.
Не указывают документ-основание: запись нельзя сверить с накладной, и она ничего не доказывает.
Считают остаток «на глаз»: одна арифметическая ошибка тянется через все следующие записи.
Исправляют цифру, замазывая или заклеивая: исправление заверяют подписью, а ошибочную запись зачёркивают так, чтобы её было видно.
Журнал ведёт не материально ответственное лицо: при недостаче непонятно, с кого спрашивать.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал складского учёта?

Закон не требует вести журнал именно в такой форме. Но компания обязана обеспечить сохранность товара и вести учёт, поэтому склады обычно заводят журнал или ведут его в учётной системе. Форму утверждает руководитель.

Чем журнал складского учёта отличается от амбарной книги?

Журнал ведут по порядку операций: одна строка — одна приёмка или выдача. В амбарной книге на каждый товар отводят отдельную страницу с приходом и расходом. Смысл один — движение и остаток, различается порядок записей.

Можно ли вести журнал в Excel?

Можно, если компания утвердила такую форму. Таблицу защищают от правок, а записи распечатывают и подписывают по итогам месяца или хранят в системе с электронной подписью.

Кто подписывает журнал?

Записи подписывает материально ответственное лицо — кладовщик или заведующий складом. При выдаче товара подпись ставит и получатель. Итоги месяца заверяет руководитель.

Сколько хранить журнал складского учёта?

Документы учёта товара хранят не меньше пяти лет — этот срок установлен для данных бухгалтерского и налогового учёта подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Компания может установить более долгий срок в номенклатуре дел.

Когда записи на складе съедают время кладовщика

Чтобы приход и расход сходились сами

Кладовщик вручную переносит накладные в журнал, считает остатки и сверяет их с бухгалтерией. На большой номенклатуре это часы работы и постоянные расхождения.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают накладные и заявки, вносят записи по шаблону и сверяют остатки с учётной системой, а расхождения показывают до того, как их найдёт проверка.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»