Заправочная ведомость: бланк скачать бесплатно

Заправочная ведомость фиксирует, сколько топлива выдали водителю или залили в бак по карте за смену или месяц. Ниже — бланк в Word и заполненный образец: строки по каждому автомобилю, подписи выдавшего и получившего.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Транспортный участок

Месяц: ноябрь 2026 г.

Заправочная ведомость

на выдачу топлива за ноябрь 2026 года

30 ноября 2026 г. № 11

Топливо выдаётся водителям по топливным картам и талонам на основании путевых листов. Ведомость подтверждает объём выдачи и служит основанием для списания топлива в бухгалтерском учёте.

Учёт ведётся по каждому автомобилю: указываются марка, государственный номер, вид топлива, объём по норме и фактически выданный объём.

Ведомость составляет механик, подписывают начальник транспортного участка и главный бухгалтер.

Составил

Механик

____________ / И. И. Иванов /

Проверил

Главный бухгалтер

____________ / П. П. Петрова /

Что такое заправочная ведомость

Заправочная ведомость — документ, которым компания учитывает выдачу топлива: сколько литров получил каждый водитель или автомобиль за смену, неделю или месяц. Её ведут на автопредприятиях, в логистике, в торговых компаниях с собственным транспортом.

Обязательной формы для коммерческой организации в законе нет. Компания вправе разработать свой бланк и утвердить его в учётной политике. Часто за основу берут форму 59 или типовую межотраслевую форму, которые применяли на автотранспорте, — но это право, а не обязанность.

Ведомость нужна, чтобы подтвердить расход топлива: по ней видно, сколько литров выдано, кому и когда. Вместе с путевыми листами она служит основанием для списания горючего в бухгалтерском и налоговом учёте.

Что указать в заправочной ведомости

Название компании и подразделение, если ведомость ведут по участку или автоколонне.
Номер и дату ведомости, период, за который она составлена.
Марку и государственный номер каждого автомобиля.
Фамилию и инициалы водителя, получившего топливо.
Вид топлива: бензин, дизельное топливо, газ.
Объём по норме и фактически выданный объём в литрах.
Номер топливной карты или талона, если выдача идёт по карте.
Подписи выдавшего и получившего топливо.
Должность, фамилию и подпись того, кто утвердил ведомость.

Как заполнить ведомость

Утвердите бланк. Разработайте форму под свою компанию и закрепите её в учётной политике или приказе руководителя. Обязательные реквизиты первичного документа перечислены в законе «О бухгалтерском учёте».
Заполните шапку. Укажите организацию, подразделение, номер и дату, период, за который ведётся учёт.
Внесите строки по автомобилям. Для каждой машины — марка, номер, водитель, вид топлива, объём по норме и фактически выданный.
Поставьте подписи. Водитель расписывается за полученное топливо, кладовщик или механик — за выдачу.
Закройте ведомость и передайте в бухгалтерию. В конце периода подведите итог по каждому виду топлива и передайте ведомость на списание.

Частые ошибки

Ведомость без подписи водителя: непонятно, получил ли он топливо, и бухгалтерия не может подтвердить расход.
Нет государственного номера автомобиля — невозможно связать выдачу с конкретной машиной и путевым листом.
Объём указан только по норме, без фактически выданного: расхождение с данными топливной карты не объяснить.
Ведомость ведут без путевых листов — тогда она не подтверждает производственный характер расхода.
Используют старую форму без номера и даты — такой документ сложно привязать к периоду списания.

Частые вопросы

Обязательна ли форма 59 для заправочной ведомости?

Нет. Форма 59 применялась на автотранспорте и сейчас не обязательна для коммерческих компаний. Организация вправе разработать свой бланк и утвердить его в учётной политике, если в нём есть обязательные реквизиты первичного документа из закона «О бухгалтерском учёте».

Чем заправочная ведомость отличается от путевого листа?

Путевой лист учитывает работу автомобиля и водителя: один лист можно оформить на несколько рейсов в течение рабочего дня или смены. Ведомость сводит выдачу топлива за период по нескольким машинам. Для списания ГСМ обычно нужны оба документа.

Можно ли вести заправочную ведомость в электронном виде?

Да, если компания ведёт учёт в программе и подписывает документы электронной подписью. Тогда бумажный бланк не нужен, но реквизиты и порядок подписания должны быть закреплены в учётной политике.

Нужно ли указывать в ведомости номер топливной карты?

Закон этого не требует, но номер карты помогает сверить данные ведомости с отчётом топливной компании: если объёмы не совпадут, причина будет видна быстрее.

Сколько хранить заправочные ведомости?

Срок зависит от того, к какому разделу учёта относится документ. Компания закрепляет срок в своей номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда бумаги по топливу собирают вручную

Чтобы ведомости и путевые листы собирались сами

Ведомости, путевые листы и отчёты топливных карт приходят из разных мест: из 1С, от водителей, от поставщика топлива. Свести их вручную и сверить литры — работа на несколько часов в неделю.

Я собираю ИИ-агентов, которые разбирают такие документы, сверяют объёмы и готовят сводку руководителю или бухгалтеру.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»