Акт о неисправимых повреждениях архивных документов: образец и бланк

Акт о неисправимых повреждениях архивных документов фиксирует, что единица хранения утрачена безвозвратно: бумага сгорела, залита, поражена плесенью так, что текст не восстановить. На основании акта документ снимают с учёта и списывают. Ниже — бланк и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Ромашка»

А. А. Смирнов

«14» ноября 2026 г.

Акт

о неисправимых повреждениях архивных документов

14 ноября 2026 г. № 7

Фонд № 12 «Документы ООО «Ромашка» по основной деятельности».

В фонде обнаружены 3 единицы хранения, признанные неисправимо повреждёнными: опись № 1, ед. хр. № 18 «Протоколы общих собраний участников за 2019 год», 96 листов, крайние даты 15.01.2019–20.12.2019, обуглены при пожаре в помещении архива 3 ноября 2026 года, текст не читается; ед. хр. № 24 «Годовой бухгалтерский отчёт за 2020 год», 41 лист, крайние даты 01.01.2020–31.12.2020, залиты водой при тушении пожара, листы слиплись; ед. хр. № 31 «Переписка с контрагентами за 2021 год», 58 листов, крайние даты 11.01.2021–27.12.2021, поражены плесенью, текст утрачен.

Итого обнаружено неисправимо повреждённых 3 (три) единицы хранения.

Перечисленные единицы хранения подлежат списанию ввиду невозможности восстановления текста и дальнейшего использования документов.

Согласовано с экспертной комиссией ООО «Ромашка», протокол от 12 ноября 2026 г. № 4.

Эксперты

Главный специалист архива

____________ / А. П. Кузнецова /

Работник, ответственный за архив

Архивист

____________ / М. С. Орлова /

Когда составляют акт

Акт составляют, когда архивный документ повреждён так, что восстановить его нельзя: сгорел, залит, поражён плесенью, разорван на части, с которых не собрать текст. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, требуют составить акт о неисправимых повреждениях при выявлении неисправного повреждённого документа. Рекомендуемый образец дан в приложении № 19 к этим Правилам.

Акт — документ учёта. Пока его не утвердили, повреждённая единица хранения числится в фонде как есть. После утверждения её снимают с учёта и списывают, а в описи и других учётных документах делают отметку.

Что указать в акте

Название архива или организации и дату с номером акта.
Гриф утверждения: акт утверждает руководитель организации или уполномоченное им должностное лицо.
Номер и название фонда.
Таблицу повреждённых единиц: номер описи, номер единицы хранения, заголовок, крайние даты, количество листов или время звучания и метраж для аудио- и видеодокументов, сущность и причины повреждения.
Итог: сколько единиц хранения признано неисправимо повреждёнными — цифрами и прописью.
Основание для списания: почему документ восстановить нельзя.
Подписи экспертов и работника, ответственного за архив.
Согласование с экспертной комиссией организации: номер и дата протокола.

Как составить акт

Осмотрите документ. Опишите, что именно повреждено: обугливание, вода, плесень, разрыв листов. Отметьте, читается ли текст хотя бы частично.
Проверьте, нельзя ли восстановить. Проверяют состояние оригинала и возможность восстановить его носитель и использовать содержащуюся в нём информацию. Копию, микрофильм или электронную версию учитывают при работе с содержанием, а вопрос о повреждённом оригинале решают по результатам его осмотра.
Заполните таблицу. По каждой повреждённой единице хранения укажите опись, номер, заголовок, крайние даты, количество листов и причину повреждения.
Соберите экспертов. Эксперты осматривают документы и подписывают акт. Их должности, подписи и даты указывают под таблицей.
Согласуйте и утвердите. Акт согласуют с экспертной комиссией организации, затем утверждает руководитель. После утверждения документы снимают с учёта и списывают.

Частые ошибки

Составляют акт на документ, который можно восстановить по копии или читается частично, — такой документ не признают неисправимо повреждённым.
Не указывают причину повреждения: без неё непонятно, что произошло и кто отвечает за утрату.
Не согласуют акт с экспертной комиссией организации.
Указывают количество единиц хранения только цифрами, без расшифровки прописью.
Забывают внести отметку о списании в опись и другие учётные документы после утверждения акта.

Частые вопросы

Кто утверждает акт о неисправимых повреждениях архивных документов?

Руководитель государственного органа, органа местного самоуправления или организации либо уполномоченное им должностное лицо. Акт утверждают по согласованию с экспертной комиссией организации.

Нужно ли согласовывать акт с архивным учреждением?

Если неисправимо повреждён документ Архивного фонда РФ, акт после согласования с ЦЭК или ЭК организации направляют на рассмотрение ЭПК архивного учреждения. После решения о признании документа неисправимо повреждённым акт утверждают и вносят изменения в учётные документы.

Что происходит с документом после утверждения акта?

Повреждённую единицу хранения снимают с учёта и списывают. В описи и других учётных документах делают отметку, а акт хранят в деле фонда.

Можно ли составить акт на документ, который частично читается?

Частичная читаемость сама по себе не решает вопрос. Проверяют, можно ли восстановить материальный носитель и использовать или воспроизвести содержащуюся в документе информацию; по результатам решают вопрос о признании повреждения неисправимым.

Сколько хранится акт?

Акт относится к документам учёта архива и хранится в деле фонда постоянно. Конкретный срок организация закрепляет в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Пока акт лежит в папке, документы числятся на учёте

Чтобы учёт архива шёл без ручной сверки

Акты, описи и отметки о списании собираются вручную: каждую единицу хранения надо сверить с описью, найти протокол экспертной комиссии и не потерять дату утверждения.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют номера единиц хранения с описью и приносят руководителю готовый акт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»