Расходная накладная: бланк скачать в Excel

Расходная накладная подтверждает, что товар передан покупателю, и служит основанием для учёта у обеих сторон. Ниже — бланк для Excel и образец заполнения, реквизиты, без которых документ не примут, и разница между накладной, УПД и ТОРГ-12.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Поставщик: ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, КПП 770101001

Адрес: 101000, г. Москва, ул. Мясницкая, д. 10, офис 5

Покупатель: ООО «Василёк», ИНН 7707654321, КПП 770701001

Адрес: 115184, г. Москва, ул. Большая Татарская, д. 20

Основание: договор поставки № 27 от 12 января 2026 г.

Расходная накладная

№ 148 от 16 ноября 2026 г.

16 ноября 2026 г.

Отгружено со склада поставщика по адресу: 101000, г. Москва, ул. Мясницкая, д. 10.

Получатель груза: ООО «Василёк», склад по адресу: 115184, г. Москва, ул. Большая Татарская, д. 20.

Товар принят без замечаний, претензий по количеству и качеству нет.

Отпустил (поставщик)

Кладовщик

____________ / С. С. Сидоров /

Принял (покупатель)

Генеральный директор

____________ / В. В. Волков /

Зачем нужна расходная накладная

Расходная накладная фиксирует передачу товара от продавца покупателю: что, сколько и по какой цене отгружено. Для продавца это подтверждение выручки и списания товара со склада, для покупателя — основание принять товар к учёту и заявить вычет по НДС, если продавец выставил счёт-фактуру.

Форму документ выбирает сам продавец. Обязательны только реквизиты первичного учётного документа по ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ: название, дата, название компании или имя предпринимателя, содержание операции, её измерители в рублях и натуральных единицах, должности и подписи ответственных. Типовой бланк из альбома Госкомстата можно взять за основу или сделать свой — главное, чтобы реквизиты были на месте.

Что указать в бланке

Название документа и дату составления — день отгрузки.
Продавца и покупателя: название, ИНН, КПП, адрес.
Основание: номер и дата договора или счёта.
Таблицу товаров: наименование, единица измерения, количество, цена за единицу, сумма.
Итог прописью и НДС отдельной строкой, если продавец платит этот налог.
Должности, подписи и расшифровки того, кто отпустил и кто принял товар.
Место отгрузки и адрес доставки, если товар везут на склад покупателя.

Как заполнить накладную

Скачайте бланк и сохраните копию. Откройте файл в Excel, сохраните под номером документа: так прошлые накладные не затрут шаблон.
Заполните шапку. Впишите продавца, покупателя, реквизиты договора и дату отгрузки.
Внесите товары. По одной строке на позицию: наименование, единица, количество, цена. Сумма по строке считается умножением количества на цену.
Проверьте итоги. Сложите суммы по строкам, отдельно выделите НДС, если он есть, и сверьте с счётом или заявкой покупателя.
Подпишите у обеих сторон. Один экземпляр остаётся у продавца, второй уходит покупателю вместе с товаром. Подпись получателя — подтверждение, что товар принят.

Чем накладная отличается от УПД и ТОРГ-12

УПД — универсальный передаточный документ, который заменяет сразу и счёт-фактуру, и первичный документ о передаче. Его форма рекомендована письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Если продавец оформляет УПД со статусом 1, отдельная накладная и счёт-фактура не нужны.

ТОРГ-12 — форма из альбома Госкомстата, утверждённого постановлением от 25.12.1998 № 132. С 2013 года применять её не обязательно: компания может пользоваться своим бланком. Многие бухгалтерии по-прежнему просят именно ТОРГ-12 или УПД, поэтому проще уточнить у покупателя, какой документ он примет, до отгрузки.

Подойдёт ли бланк расходной накладной 2022 года

Бланк расходной накладной 2022 года скачать бесплатно можно и сейчас: за прошедшие годы обязательные реквизиты первичного документа не менялись, их по-прежнему задаёт ст. 9 закона № 402-ФЗ. Если в старом файле есть все эти реквизиты, документ действителен и в 2026 году.

Проверьте только, что в бланке нет устаревших строк: например, ссылок на отменённые формы или старые реквизиты вашей компании. Свежий файл удобнее тем, что в нём уже стоят актуальные ИНН, КПП и адреса — их не придётся править в каждой накладной.

Частые ошибки

Нет подписи получателя: без неё неясно, принял ли покупатель товар.
Сумма прописью не совпадает с цифрами в таблице.
НДС указан неверно или не выделен, хотя продавец его платит.
В накладной нет ссылки на договор — при споре сложно связать отгрузку с условиями поставки.
Исправления замазаны или заштрихованы: по правилам бухгалтерского учёта ошибочную запись аккуратно зачёркивают так, чтобы её можно было прочитать, и указывают верные сведения, дату исправления и подписи составивших документ лиц с расшифровкой.

Частые вопросы

Можно ли скачать бланк расходной накладной бесплатно?

Да. Бланк выше открывается в Excel и правится под свою компанию: уберите лишние строки, добавьте логотип, реквизиты и колонки, которые нужны вашей бухгалтерии.

Обязательно ли пользоваться формой ТОРГ-12?

Нет. С 2013 года формы из альбома Госкомстата не обязательны, достаточно первичного документа с реквизитами по ст. 9 закона № 402-ФЗ. Но если покупатель просит ТОРГ-12 или УПД, удобнее оформить то, что он примет.

Нужна ли печать на расходной накладной?

Компания решает сама, если в её учётной политике не сказано иное. Подписи ответственных лиц обязательны в любом случае.

Что делать, если в накладной нашли ошибку после отгрузки?

Исправьте экземпляры обеих сторон или оформите корректировочный документ. Если ошибка в цене или количестве и стороны её признают, проще заменить накладную целиком, чем зачёркивать цифры.

Сколько хранить расходные накладные?

Срок зависит от того, нужна ли накладная для налогового учёта и бухгалтерской отчётности. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда накладные и счета собираются вручную

Чтобы документы по отгрузкам собирались сами

Накладные, счета и акты на каждую отгрузку отнимают время у менеджеров и бухгалтерии: данные переносят из заявки в бланк, сверяют цены и суммы, отправляют покупателю.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону из данных CRM или 1С, проверяют суммы и приносят готовый файл на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»