Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины: образец

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины — внутренний документ, которым руководитель подразделения сообщает директору, что сотрудник нарушил правила. Ниже — бланк и образец: как записать факты так, чтобы записка помогла, а не помешала разбирательству.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Докладная записка

о нарушении трудовой дисциплины

16 ноября 2026 г. № 27

Довожу до вашего сведения, что менеджер отдела продаж А. С. Смирнов 13 ноября 2026 года без уважительной причины отсутствовал на рабочем месте с 9:00 до 13:00. Рабочее место в офисе на ул. Лесной, 14, он покинул в 9:10, о чём есть отметка в системе пропусков.

В 13:20 А. С. Смирнов вернулся и объяснил отсутствие личными делами. Работодатель затребовал письменное объяснение; если оно не будет представлено по истечении двух рабочих дней, составят акт. Ранее в ноябре 2026 года А. С. Смирнов дважды опаздывал на 20 и 35 минут.

Прошу рассмотреть вопрос о применении к А. С. Смирнову дисциплинарного взыскания. Документы прилагаю.

Приложение: акт об отказе от объяснения на 1 л. в 1 экз.; выписка из системы пропусков на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна докладная записка

Докладная записка фиксирует нарушение трудовой дисциплины и передаёт сведения руководителю компании — тому, кто вправе применить взыскание. Пишет её обычно непосредственный руководитель нарушителя или коллега, который стал свидетелем.

Записка не заменяет разбирательство. По статье 193 Трудового кодекса работодатель до применения взыскания требует от работника письменное объяснение и даёт на него два рабочих дня. Записка запускает эту процедуру и остаётся в деле вместе с объяснением, актами и приказом.

Формы докладной записки о нарушении трудовой дисциплины закон не устанавливает. В Общероссийском классификаторе управленческой документации такой документ есть под кодом 0286041, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Что указать в докладной записке

Адресата: должность и фамилию с инициалами руководителя, которому адресована записка.
Автора: должность, фамилию и инициалы — от кого записка.
Название документа и заголовок к тексту: «о нарушении трудовой дисциплины».
Дату и регистрационный номер, если записки в компании регистрируют.
Кто нарушил: должность, фамилия, имя, отчество сотрудника.
Когда и где произошло нарушение: дата, время, место.
В чём нарушение: какое правило нарушено и каким документом оно установлено — правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией, приказом.
Чем подтверждается: акт, выписка из системы пропусков, докладная другого сотрудника, служебная записка.
Просьба: рассмотреть вопрос о взыскании или принять другое решение.
Приложения и подпись автора с расшифровкой.

Как написать докладную записку

Зафиксируйте факт сразу. Записку пишут в тот же день или на следующий: чем дальше событие, тем труднее доказать, что было именно так.
Опишите только то, что видели. Дата, время, место, что сделал или не сделал сотрудник. Оценки вроде «халатно относится» уберите — они ничего не доказывают.
Соошлитесь на правило. Назовите документ, который сотрудник нарушил: пункт правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, приказа.
Приложите подтверждения. Акт, выписка из системы пропусков, объяснения свидетелей, переписка — всё, что подтверждает факт.
Сформулируйте просьбу. «Прошу рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания» — дальше решение принимает руководитель.
Передайте и сохраните копию. Отдайте записку адресату или в канцелярию, копию оставьте себе с отметкой о получении.

Частые ошибки

В записке только вывод: «нарушает дисциплину» — без даты, времени и фактов. Такая записка ничего не подтверждает.
Нет ссылки на правило, которое нарушено, — непонятно, что именно нарушил сотрудник.
Записку пишут через месяц после события: сроки для взыскания по статье 193 Трудового кодекса — месяц со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни и отпуска работника, и шесть месяцев со дня совершения.
Автор путает докладную со служебной: служебная записка чаще содержит просьбу или предложение, докладная сообщает о событии.
В записке требуют уволить — решение о взыскании принимает руководитель, а не автор записки.
Записку подписывают задним числом — при споре это видно по другим документам и рушит всю процедуру.

Чем докладная отличается от служебной записки

Докладная записка идёт по вертикали: снизу вверх, от подчинённого руководителю. Она сообщает о событии: нарушении дисциплины, простое, срыве срока. Служебную записку чаще пишут коллеге из другого отдела или руководителю с просьбой, предложением или уточнением.

Строгого деления закон не даёт: в компании порядок закрепляют инструкцией по делопроизводству. Если в вашей компании документ о нарушении называют служебной запиской, суть от этого не меняется — важны факты, ссылка на правило и приложения.

Частые вопросы

Кто может написать докладную записку о нарушении трудовой дисциплины?

Любой работник, который стал свидетелем нарушения, но чаще — непосредственный руководитель нарушителя. Записку адресуют тому, кто вправе применить взыскание: директору или его заместителю.

Обязательно ли писать докладную, чтобы объявить замечание?

Нет. Трудовой кодекс требует письменное объяснение работника и приказ о взыскании, а докладная — удобный способ зафиксировать нарушение и запустить разбирательство. В компаниях, где её пишут, она становится первым документом в деле.

Можно ли написать докладную задним числом?

Технически можно, но при споре это проверяют по другим документам: актам, системе пропусков, переписке. Записка, оформленная позже события, ослабляет позицию работодателя.

Что будет после докладной записки?

Работодатель требует от работника письменное объяснение и даёт на него два рабочих дня по статье 193 Трудового кодекса. Если объяснение не дано, составляют акт. Затем руководитель решает, применять ли взыскание: замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию.

Нужна ли печать на докладной записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а решение руководитель ставит резолюцией.

Сколько хранят докладные записки?

Срок зависит от содержания. Компания закрепляет его в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Записки о нарушении дисциплины обычно хранят вместе с материалами разбирательства.

Пока разбирательства идут вручную, руководитель тонет в бумагах

Чтобы документы по сотрудникам собирались сами

Записки, объяснения, акты и приказы по каждому случаю отнимают время у руководителя и кадровика. Каждый документ надо проверить, сверить даты и подшить в дело.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют даты и реквизиты и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»