Акт инвентаризации резервов по отпускам на конец года: образец

Перед годовой отчётностью резерв на оплату отпусков сверяют с тем, что компания должна работникам на 31 декабря: сколько дней отпуска накопилось, сколько за них придётся заплатить с взносами и хватает ли на это резерва. Ниже — бланк акта и заполненный образец с выводом комиссии.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Приказ от 09.12.2026 № 41 «О проведении инвентаризации»

Инвентаризационная комиссия в составе:

председатель — финансовый директор А. С. Волкова,

члены — главный бухгалтер М. И. Соколова, начальник отдела кадров Е. П. Лебедева

Акт инвентаризации резервов по отпускам

по состоянию на 31 декабря 2026 года

31 декабря 2026 г. № ИНВ-7

Проведена инвентаризация резерва на оплату отпусков по состоянию на 31 декабря 2026 года. Проверены данные кадрового учёта о днях отпуска, накопленных каждым работником, суммы начисленного резерва по счёту 96 и суммы страховых взносов, начисленных на резерв.

По данным кадрового учёта на 31 декабря 2026 года у работников накопилось 214 календарных дней неиспользованного отпуска, в том числе 96 дней у работников, принятых в 2026 году. Средний дневной заработок для оплаты отпусков, рассчитанный по правилам Положения, утверждённого постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540, — 2 480 рублей. Страховые взносы начислены по общему тарифу 30 процентов и по тарифу взносов на травматизм 0,2 процента.

Сумма резерва, начисленного в 2026 году, — 862 000 рублей. Сумма отпускных, начисленных за счёт резерва в 2026 году, — 138 000 рублей. Остаток резерва на 31 декабря 2026 года — 724 000 рублей.

Сумма обязательства перед работниками на 31 декабря 2026 года с учётом взносов — 690 997,44 рубля, в том числе отпускные 530 720 рублей и взносы 160 277,44 рубля. Превышение остатка резерва над обязательством — 33 002,56 рубля.

Комиссия решила: излишне начисленный резерв в сумме 33 002,56 рубля отнести на прочие доходы 31 декабря 2026 года; недостающих сумм резерва нет. Инвентаризационная опись прилагается.

Председатель комиссии

Финансовый директор

____________ / А. С. Волкова /

Члены комиссии

Главный бухгалтер

____________ / М. И. Соколова /

Начальник отдела кадров

____________ / Е. П. Лебедева /

Зачем инвентаризировать резерв на конец года

Резерв на оплату отпусков — это оценка того, сколько компания должна работникам за накопленные, но ещё не отгулянные дни. В течение года его начисляют ежемесячно или поквартально, а на 31 декабря проверяют, совпадает ли накопленная сумма с реальным обязательством.

Проверка нужна для двух вещей. В бухгалтерском учёте остаток резерва должен отражать сумму обязательства по оценочным обязательствам, иначе отчётность за год искажена. В налоговом учёте при методе начисления инвентаризация резерва по состоянию на конец налогового периода — прямая обязанность организации, которая такой резерв создаёт.

Что сверить в акте

Дни неиспользованного отпуска по каждому работнику на 31 декабря — по данным кадрового учёта, с учётом дней за прошлые годы и отпусков без сохранения зарплаты, дающих право на отпуск.
Средний дневной заработок для оплаты отпусков — по правилам Положения, утверждённого постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540.
Сумму отпускных, которую компания заплатила бы, если бы все накопленные дни оплатили на 31 декабря.
Страховые взносы на эту сумму: единый тариф и взносы на травматизм по тарифу компании.
Остаток резерва по счёту 96 на 31 декабря и обороты за год: сколько начислено и сколько списано на отпускные.
Разницу между остатком резерва и обязательством — излишек или недостачу, и что с ней делать.

Как заполнить акт

Издайте приказ о инвентаризации. Укажите дату — 31 декабря, причину — подготовка годовой отчётности и состав комиссии: обычно финансовый директор, главный бухгалтер, кадровик.
Соберите дни отпуска. Кадровик даёт по каждому работнику число дней, накопленных на конец года. Отдельно покажите новичков года: их дни тоже входят в обязательство.
Посчитайте обязательство. Умножьте дни на средний дневной заработок для отпускных, затем увеличьте сумму на страховые взносы по применимому единому тарифу и тарифу на травматизм. Считать по каждому работнику точнее, чем по средней ставке.
Сверьте с остатком резерва. Из начисленного за год резерва вычтите отпускные, списанные за счёт резерва. Получите остаток на 31 декабря и сравните его с обязательством.
Запишите вывод комиссии. Излишек резерва относят на доходы, недостачу — доначисляют на расходы. В акте пишут сумму и дату, на которую сделана проводка.

Что делать с разницей

Если остаток резерва больше обязательства, разницу списывают на прочие доходы. Если меньше — доначисляют на расходы по обычным видам деятельности. В налоговом учёте при продолжении резервирования превышение расчётного резерва над остатком включают в расходы на оплату труда.

В налоговом учёте предельную сумму и ежемесячный процент отчислений в резерв определяют по смете. На конец года резерв уточняют по неиспользованным дням отпуска, среднедневной сумме расходов на оплату труда и страховым взносам; разницу с остатком учитывают по правилам статьи 324.1 НК РФ.

Отдельно проверьте дни, которые работник не отгулял за прошлые годы. Их оплата ложится на тот же резерв, и при инвентаризации они входят в обязательство наравне с днями текущего года.

Частые ошибки

Считают обязательство по окладам, а не по среднему дневному заработку для отпускных — сумма расходится с тем, что реально заплатят.
Забывают страховые взносы: обязательство без взносов занижено почти на треть.
Берут дни отпуска из графика, а не из фактических остатков по каждому работнику.
Не показывают в акте обороты по счёту 96 — тогда непонятно, откуда взялся остаток.
Списывают разницу без вывода комиссии и без даты проводки.

Частые вопросы

Обязательна ли инвентаризация резерва на отпуска в бухгалтерском учёте?

Да. Резерв на оплату отпусков — оценочное обязательство, и перед составлением годовой отчётности его проверяют, чтобы остаток соответствовал сумме, которую компания должна работникам. Порядок и оформление компания закрепляет в учётной политике.

Нужен ли акт, если компания не создаёт резерв в налоговом учёте?

Если компания создаёт резерв в бухгалтерском учёте, перед годовой отчётностью его проверяют. Организация, которая вправе вести упрощённый бухучёт и отказалась от применения ПБУ 8/2010, может резерв не создавать. В налоговом учёте создание резерва — право компании.

Как считать средний дневной заработок для обязательства на 31 декабря?

По тем же правилам, что и отпускные: заработок за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу расчёта, делится на 12 и на 29,3, а неполные месяцы считают пропорционально. Порядок установлен Положением, утверждённым постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540.

Что делать, если резерва не хватило?

Доначислить недостающую сумму на расходы и отразить это в акте как вывод комиссии. В налоговом учёте при продолжении резервирования превышение расчётного резерва по неиспользованным отпускам над фактическим остатком включают в расходы на оплату труда.

Можно ли оформить акт по форме ИНВ-4?

Форма ИНВ-4 предназначена для инвентаризации отгруженных товарно-материальных ценностей и к резерву на отпуска не относится. Компания может составить собственный акт; в нём указывают дни, средний заработок, взносы, остаток резерва и вывод комиссии.

Резерв считают вручную по каждому работнику

Чтобы инвентаризация резерва собиралась из данных, а не из памяти

Дни отпуска лежат в кадровом учёте, средний заработок — в расчётной программе, остаток резерва — в бухгалтерии. К концу года эти три набора приходится сводить вручную, и расхождения всплывают уже в отчётности.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие сводки из ваших систем по шаблону, сверяют дни, суммы и взносы и приносят готовый акт с расхождениями на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»