Служебная записка на списание

Служебная записка на списание — внутренний документ, которым сотрудник сообщает руководителю, что оборудование пришло в негодность, и просит начать процедуру списания. Ниже — бланк и заполненный образец для основного средства.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника цеха

И. И. Иванова

Служебная записка

о списании основного средства

16 ноября 2026 г. № 27

На балансе компании числится станок фрезерный (инвентарный номер 000123, первоначальная стоимость 480 000 рублей). При осмотре 12 ноября 2026 года комиссия установила: станина треснула, ремонт невозможен, восстановление экономически нецелесообразно. Станок не работает с 10 ноября 2026 года.

Прошу создать комиссию по списанию и начать процедуру снятия станка с учёта. Заключение технической службы и дефектная ведомость прилагаются.

Приложение: заключение технической службы на 2 л. в 1 экз.; дефектная ведомость на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник цеха

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка на списание

Основное средство нельзя снять с учёта по одному желанию бухгалтера или руководителя. Сначала нужно документально зафиксировать, что объект пришёл в негодность или выбывает по другой причине. Служебная записка — первый шаг: сотрудник, отвечающий за имущество, письменно сообщает руководству о состоянии объекта и просит начать процедуру.

На основании записки руководитель решает, создавать ли комиссию по списанию. Комиссия осматривает объект, составляет акт, и уже по акту бухгалтерия отражает выбытие. Без записки процедура начинается с середины: непонятно, кто и когда обнаружил неисправность и почему объект решили списать.

Какие причины списания указать

Физический износ — объект выработал ресурс и не подлежит ремонту.
Поломка или авария, после которой восстановление экономически нецелесообразно.
Моральное устаревание — использовать оборудование дальше невыгодно.
Продажа или передача имущества другой организации.
Хищение или порча, выявленные при инвентаризации.

Что указать в служебной записке на списание

Адресата: должность, название компании, фамилию и инициалы руководителя.
Автора: должность и фамилию — от кого записка.
Название объекта: наименование, инвентарный номер, первоначальную стоимость.
Что произошло: когда обнаружили неисправность, в чём она состоит, почему ремонт невозможен или невыгоден.
Просьбу: создать комиссию по списанию и начать процедуру снятия с учёта.
Приложения: заключение технической службы, дефектную ведомость, фотографии, результаты диагностики.
Дату, номер и подпись автора.

Как оформить записку на списание

Зафиксируйте состояние объекта. Осмотрите оборудование, при необходимости пригласите технического специалиста. Запишите, что именно сломано и с какого числа объект не работает.
Соберите подтверждения. Заключение технической службы, дефектная ведомость, результаты диагностики — всё, что подтверждает: ремонт невозможен или невыгоден.
Напишите записку. Укажите объект, инвентарный номер, стоимость, обстоятельства поломки и просьбу создать комиссию по списанию.
Передайте руководителю. Подпишите и передайте записку адресату. Копию оставьте себе с отметкой о получении.
Дождитесь решения. Руководитель ставит резолюцию: создать комиссию, назначить ответственных, срок осмотра.

Чем записка отличается от акта о списании

Служебная записка — обращение сотрудника к руководителю: она запускает процедуру, но сама по себе не снимает объект с учёта. Акт о списании составляет комиссия после осмотра: в нём фиксируют техническое состояние, причину списания и делают вывод о невозможности дальнейшего использования.

Форму акта организация выбирает сама, если не обязана применять унифицированную. Записка же пишется в произвольной форме: закон её форму не устанавливает, а компания может закрепить свой бланк в инструкции по делопроизводству.

Частые вопросы

Кто пишет служебную записку на списание?

Тот, кто отвечает за имущество: материально ответственное лицо, начальник отдела или цеха. Он обнаружил неисправность или получил сведения о ней и сообщает руководству.

Можно ли написать записку от руки?

Да. Закон форму не устанавливает, поэтому рукописная записка с подписью имеет ту же силу, если в компании не утверждён обязательный бланк.

Нужно ли прикладывать фотографии сломанного оборудования?

Закон этого не требует, но фотографии и заключение специалиста помогают комиссии и руководителю принять решение без лишних вопросов. Чем полнее подтверждения, тем быстрее пройдёт процедура.

Можно ли списать оборудование без служебной записки?

Можно, если комиссия создана по другому документу: приказу руководителя, акту инвентаризации. Но записка — самый простой способ зафиксировать, кто и когда обнаружил проблему.

Что делать, если оборудование сломалось в выходной день?

Записку можно написать в первый рабочий день. Укажите в ней фактическую дату поломки и обстоятельства — это важно для комиссии.

Сколько хранить служебную записку на списание?

Срок зависит от содержания. Компания закрепляет сроки в своей номенклатуре дел, ориентируясь на перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда бумаги на списание собираются неделями

Чтобы документы по имуществу не тормозили работу

Записки, акты и согласования по списанию отнимают время у руководителей и бухгалтерии: каждую бумагу нужно проверить, согласовать и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные об объекте с учётной системой и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»