Книга учёта движения трудовых книжек: образец и бланк

Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них ведёт каждый работодатель: в неё записывают трудовую книжку, принятую от работника при приёме, и книжку или вкладыш, выданные заново. Ниже — бланк, образец заполнения и правила, которые проверяет инспектор.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Начата 12 января 2026 г.

Окончена «___» __________ 20__ г.

На ___ листах

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них

ООО «Ромашка», начата 12 января 2026 г., окончена «___» __________ 20__ г.

Запись № 1

1 | 12.01.2026 | Иванов Иван Иванович | 20.12.1990 | ТК-IV № 1234567 | принята при приёме на работу | менеджер по продажам | Иванов | —

2 | 03.02.2026 | Петрова Анна Сергеевна | 05.05.1995 | ТК-V № 7654321 и вкладыш ВК № 0001234 | приняты при приёме на работу | бухгалтер | Петрова | —

Ответственный за ведение книги

Начальник отдела кадров

____________ / А. С. Петрова /

Заверение книги

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужна книга учёта движения трудовых книжек

Книга фиксирует, какие трудовые книжки и вкладыши работники сдали при приёме и какие получили заново. По ней видно, где находится каждая книжка и кто за неё расписался.

Форму и порядок ведения задаёт Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Пункт 40 Порядка разрешает работодателю самому разработать книгу: готового обязательного бланка закон не даёт. На практике берут привычную форму с графами о серии, номере, дате приёма или выдачи и подписях.

Что указать в книге

Название организации и период, за который ведётся книга: «начата» и «окончена» с датами.
Число листов — его указывают при заверении.
В таблице: порядковый номер записи, дату приёма или выдачи книжки, фамилию, имя, отчество работника и дату его рождения.
Серия и номер трудовой книжки, а если выдан вкладыш — серию и номер вкладыша.
Что именно произошло: книжка или вкладыш приняты при приёме на работу либо выданы работнику заново.
Должность и место работы.
Подпись работника, сдавшего или получившего книжку, и подпись ответственного за ведение книги.

Как завести и заполнить книгу

Назначьте ответственного. Приказом закрепите, кто ведёт книгу и хранит трудовые книжки; обычно это работник отдела кадров.
Прошейте и заверьте. Все листы пронумеруйте, прошнуруйте и заверьте подписью руководителя организации или ИП — так требует п. 40 Порядка № 320н. Печать организации ставят при её наличии.
Заполняйте при каждой книжке. Запись делайте в день, когда приняли книжку при приёме на работу или выдали новую либо вкладыш. Пропущенная запись — частая причина замечаний инспектора.
Берите подпись работника. Работник расписывается за сданную и за полученную книжку: так видно, что книжка у него на руках или передана работодателю.
Храните до конца. Книгу ведут, пока не кончатся листы. Законченную книгу хранят вместе с документами по личному составу, срок задаёт номенклатура дел компании.

Второй том и реорганизация

Когда листы в книге кончились, заводят новую. Нумерацию записей в новом томе начинают с единицы: это отдельная книга, а не продолжение прежней, и при заверении в ней указывают её собственное число листов.

При реорганизации в форме присоединения правопреемник, у которого до этого работников почти не было, начинает вести свою книгу заново. Старые книги присоединённых компаний остаются в их делах: записи о движении книжек прежних работодателей в новую книгу не переносят.

Отдельно от книги движения ведут книгу учёта бланков трудовой книжки и вкладыша: в ней фиксируют получение и расход бланков с серией и номером каждого.

Частые вопросы

Обязательна ли единая форма книги учёта движения трудовых книжек?

Нет. Пункт 40 Порядка № 320н оставляет разработку книги работодателю. Можно взять типовую форму из делопроизводственной практики, но графы о серии, номере, дате и подписях должны быть — иначе не видно движения книжек.

Нужна ли печать на книге?

Печать ставят при заверении книги вместе с подписью руководителя, как требует п. 40 Порядка № 320н. Если компания работает без печати, заверяют подписью руководителя.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

По заявлению работника выдаётся дубликат, и в книге движения делают запись о выдаче. Основание — заявление работника, а не запись о потере.

Можно ли вести книгу в электронном виде?

Порядок № 320н говорит о книге, которую прошивают и заверяют, — то есть о бумажной. Электронный учёт удобен как рабочий, но саму книгу движения ведут на бумаге.

Сколько хранить книгу учёта движения трудовых книжек?

Срок хранения задаёт номенклатура дел компании и перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Книгу относят к документам по личному составу и хранят долго — точный срок пропишите в номенклатуре.

Когда кадровые бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы книжки и кадровые записи велись без пропусков

Книга движения, книга бланков, приказы и личные карточки — всё это надо заполнять в срок и без ошибок, а проверяющий смотрит именно пропуски и подписи.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные работника с приказом и приносят ответственному готовую запись на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»