Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Приказ о возмещении расходов за медосмотр работнику: образец

Работник прошёл обязательный медосмотр за свои деньги — работодатель обязан вернуть ему стоимость. Приказ фиксирует решение о возмещении и служит основанием для выплаты. Ниже — готовый образец и правила оформления.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

г. Москва

Приказ

о возмещении работнику расходов на обязательный медицинский осмотр

16 ноября 2026 г. № 45-к

В соответствии со статьёй 214 Трудового кодекса РФ обязательный медицинский осмотр проводится за счёт средств работодателя. Работник И. И. Иванов прошёл медосмотр 10 ноября 2026 года и оплатил его за свой счёт, что подтверждается договором и кассовым чеком на сумму 3 200 рублей.

ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Возместить И. И. Иванову расходы на обязательный медицинский осмотр в размере 3 200 (три тысячи двести) рублей. 2. Главному бухгалтеру П. П. Петровой выплатить возмещение в срок до 20 ноября 2026 года и отразить сумму в учёте. 3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

А. А. Смирнов

____________ / /

С приказом ознакомлены

И. И. Иванов

____________ / П. П. Петрова /

Кто платит за медосмотр

Обязательный предварительный, периодический и внеочередной медосмотр работников проводится за счёт работодателя — это требование статьи 214 Трудового кодекса РФ. Работник не должен нести эти расходы.

Если сотрудник оплатил медосмотр сам — например, клиника не выставила счёт компании или он проходил осмотр в отпуске, — работодатель обязан вернуть ему деньги. Приказ оформляет это решение и даёт бухгалтерии основание для выплаты.

Что указать в приказе

  • Ссылку на статью 214 Трудового кодекса РФ как основание.
  • Фамилию, имя, отчество работника и его должность.
  • Дату и место прохождения медосмотра, название медорганизации.
  • Сумму расходов цифрами и прописью, реквизиты подтверждающих документов (договор, чек, квитанция).
  • Поручение бухгалтерии выплатить возмещение и срок выплаты.
  • Подпись руководителя и ознакомление работника и бухгалтера.

Как оформить возмещение

  1. Соберите документы. Работник пишет заявление о возмещении и прикладывает договор с клиникой, кассовый чек или квитанцию об оплате, акт об оказанных услугах.
  2. Проверьте, что осмотр обязателен. Медосмотр должен быть обязательным для должности по закону или по результатам спецоценки. Если осмотр добровольный, возмещение — право, а не обязанность работодателя.
  3. Издайте приказ. Укажите основание, сумму, получателя и поручение бухгалтерии. Ознакомьте работника и главного бухгалтера под подпись.
  4. Выплатите и учтите. Перечислите деньги на счёт работника или выдайте из кассы. Включите сумму в расходы по налогу на прибыль или в базу по УСН как компенсацию, связанную с производственной необходимостью.

НДФЛ и страховые взносы

Возмещение работнику стоимости обязательного медосмотра не облагается НДФЛ и страховыми взносами, поскольку это компенсация расходов, понесённых в интересах работодателя (пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ).

Чтобы избежать споров, сохраните документы, подтверждающие, что медосмотр был обязательным для данной должности: направление, список контингента, результаты спецоценки.

Частые вопросы

Можно ли возместить расходы без приказа?

Выплата без приказа возможна, но при проверке не будет документального основания. Приказ защищает работодателя от претензий и подтверждает целевой характер выплаты.

Что делать, если работник потерял чек?

Запросите в клинике копию кассового чека или справку об оплате. Без подтверждения расходов возместить сумму нельзя.

Облагается ли возмещение НДФЛ?

Нет, если это компенсация обязательного медосмотра, который работодатель должен был оплатить. Сумма не является доходом работника.

Нужно ли удерживать страховые взносы?

Нет, компенсация расходов на обязательный медосмотр не облагается страховыми взносами.

Можно ли включить возмещение в расходы по налогу на прибыль?

Да, если расходы документально подтверждены и связаны с производственной деятельностью. Для УСН с объектом «доходы минус расходы» — аналогично.

Когда кадровые документы отнимают время

Автоматизируйте подготовку приказов и других кадровых документов

Каждый приказ, заявление или служебная записка требуют внимания руководителя. Настройте ИИ-агента, который будет готовить проекты документов по шаблонам, проверять данные и приносить на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы