Акт о возмещении расходов: образец и бланк

Акт о возмещении расходов подтверждает, что сторона возместила другой стороне понесённые расходы. Ниже — бланк и образец заполнения для компании, которая перечислила деньги за аренду, рекламу или доставку.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, КПП 770101001

г. Москва, ул. Ленина, д. 10

Акт о возмещении расходов

по договору от 1 октября 2026 г. № 17/А

16 ноября 2026 г. № 14

ООО «Ромашка» (далее — Сторона 1) и ИП Петров Пётр Петрович (далее — Сторона 2) составили настоящий акт о том, что Сторона 1 возместила Стороне 2 расходы, понесённые при исполнении договора от 1 октября 2026 г. № 17/А.

Сумма возмещённых расходов — 120 000 (сто двадцать тысяч) рублей, в том числе НДС 22 % — 21 639 (двадцать одна тысяча шестьсот тридцать девять) рублей 34 копейки. Расходы подтверждены документами: счёт на оплату от 5 октября 2026 г. № 123, акт выполненных работ от 10 октября 2026 г. № 45, платёжное поручение от 15 ноября 2026 г. № 987.

Стороны подтверждают, что расчёты по возмещению расходов произведены полностью, претензий по сумме и срокам нет.

Сторона 1

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Сторона 2

Индивидуальный предприниматель

____________ / П. П. Петров /

Что такое акт о возмещении расходов

Акт о возмещении расходов — документ, которым одна сторона подтверждает, что возместила другой стороне расходы, понесённые при исполнении договора. Его составляют, когда по условиям сделки расходы сначала оплачивает одна сторона, а потом их возмещает другая.

Закон не устанавливает единой формы акта. Стороны оформляют его в свободной форме, но указывают реквизиты, которые позволяют подтвердить факт возмещения: наименования сторон, основание, сумму, подтверждающие документы и подписи.

Когда составляют акт о возмещении расходов

Арендатор оплатил коммунальные услуги за арендодателя, и арендодатель возмещает ему эти расходы.
Заказчик возместил исполнителю расходы на доставку, рекламу или упаковку, которые тот понёс по договору.
Одна компания оплатила общие расходы (например, на охрану или уборку), а другая возмещает ей долю.
Работник потратил свои деньги на нужды компании, и работодатель возмещает ему расходы.

Как заполнить акт о возмещении расходов

Укажите стороны. Наименования организаций или предпринимателей, их реквизиты (ИНН, КПП, адреса).
Напишите основание. Договор, по которому возникли расходы, с датой и номером.
Опишите расходы. Что именно возмещается: коммунальные услуги, доставка, реклама, материалы. Сумма цифрами и прописью.
Перечислите документы. Счета, акты, платёжные поручения, чеки, которые подтверждают расходы.
Подпишите акт. Руководитель или уполномоченное лицо каждой стороны. Если сторона — предприниматель, он подписывает сам.

Частые ошибки

Не указано основание — непонятно, по какому договору возмещаются расходы.
Сумма написана только цифрами — при расхождении сложно доказать, какая сумма имелась в виду.
Нет ссылок на подтверждающие документы — акт не подтверждает размер расходов.
Акт подписан неуполномоченным лицом — без доверенности или приказа.
Акт о возмещении путают с соглашением о возмещении: соглашение устанавливает порядок возмещения, а акт фиксирует факт исполнения.

Частые вопросы

Чем акт о возмещении расходов отличается от соглашения о возмещении?

Соглашение о возмещении — это договорённость сторон о том, кто, какие расходы и в каком порядке возмещает. Акт о возмещении — документ, который подтверждает, что возмещение уже произошло. Соглашение заключают до возмещения, акт составляют после.

Нужен ли акт, если расходы возмещаются по договору?

Да, акт подтверждает факт возмещения и сумму. Без него сложно доказать, что обязательство исполнено, особенно если договор не предусматривает отдельного документа о возмещении.

Можно ли составить акт в электронном виде?

Да, если стороны обмениваются электронными документами и могут подтвердить их достоверность. Для этого используют электронную подпись или соглашение о признании электронных документов.

Какие документы приложить к акту?

Копии документов, подтверждающих расходы: счета, акты выполненных работ, платёжные поручения, чеки. В акте указывают их реквизиты, а копии прикладывают к экземпляру.

Нужно ли указывать НДС в акте?

Если возмещаемая сумма включает НДС, его выделяют отдельной строкой. Если сторона не является плательщиком НДС или операция не облагается, делают отметку «Без НДС».

Читать в журнале

Когда документы о возмещении расходов собираются вручную

Чтобы акты и подтверждения собирались сами

Акты о возмещении расходов, счета и платёжные поручения отнимают время: каждый документ нужно проверить, сверить сумму и подшить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»