Сменный рапорт бланк скачать

Сменный рапорт фиксирует, сколько машина отработала за смену, сколько простояла и что сделала. Для строительной техники есть типовая форма ЭСМ-3, для остальной спецтехники компании обычно заводят свой бланк. Ниже — оба варианта и правила заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Экскаватор-погрузчик JCB 3CX, гос. № А123ВС77

Машинист С. С. Сидоров, таб. № 41

Рапорт о работе строительной машины (механизма)

форма ЭСМ-3 за смену

16 ноября 2026 г.

За смену с 8:00 до 20:00 машина отработала 10 часов, из них 8 часов на объекте «Склад на Ленина» и 2 часа на перебазировке. Простой по погоде — 1 час.

Выполнено: разработано 320 м³ грунта, погружено в самосвалы 280 м³.

Топливо: выдано 120 л, израсходовано 98 л, остаток на конец смены 22 л.

Замечаний по техническому состоянию нет.

Машинист

Машинист

____________ / С. С. Сидоров /

Принял

Прораб

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен сменный рапорт

Рапорт подтверждает, что машина работала, и служит основанием для начисления оплаты машинисту и расчётов с заказчиком за отработанные машино-часы. Если технику арендуют, рапорт — первичный документ для акта: в нём видно, сколько часов и на каких объектах отработала машина.

Для строительных машин постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 утверждена типовая форма ЭСМ-3 «Рапорт о работе строительной машины (механизма)». С 1 января 2013 года применять типовые формы не обязательно: компания может вести свою, если в ней есть все обязательные реквизиты первичного документа по ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Что должно быть в бланке

Название документа и дата, за которую он составлен.
Название компании-владельца машины и, если техника арендована, заказчика работ.
Марка, модель и государственный номер машины, фамилия машиниста.
Время начала и окончания смены, отработанные часы, отдельно — часы на объектах и на перебазировке.
Выработка: кубометры, тонны, квадратные метры — что измеряется по этой машине.
Простои с причиной: погода, ремонт, отсутствие фронта работ.
Расход и остаток топлива, если его выдаёт компания.
Подписи машиниста и того, кто принял рапорт, — обычно прораба или механика.

Как заполнить сменный рапорт

Заполните шапку. Укажите компанию, машину с номером, машиниста и дату смены. Если техника работает у заказчика, впишите его название и объект.
Отметьте время. Начало и конец смены, общее число отработанных часов. Отдельно — часы работы на объекте и часы перебазировки между объектами: они оплачиваются по-разному.
Запишите выработку. Что и сколько машина сделала за смену. Данные берите из путевого листа, наряд-задания или замеров прораба.
Отметьте простои и топливо. Простой с причиной и подписью ответственного. Топливо — по факту выдачи и расходу.
Подпишите у принимающего. Машинист подписывает рапорт, прораб или механик — принимает. Без второй подписи часы заказчику не предъявить.

Форма ЭСМ-3 и свой бланк: что выбрать

ЭСМ-3 удобна, когда техника работает на стройке и заказчик привык к этой форме: в ней уже есть графы для объекта, выработки, простоев и расчёта зарплаты машиниста. Бланк можно заполнять от руки или перенести в Excel.

Если у компании экскаваторы, самосвалы, автокраны, катки и другая спецтехника работают на разных объектах и по разным заказчикам, своей формы обычно достаточно. Главное — сохранить обязательные реквизиты из ст. 9 закона № 402-ФЗ и порядок, по которому вы считаете машино-часы. Форму закрепите в учётной политике или приказе руководителя.

Частые вопросы

Обязательно ли применять форму ЭСМ-3?

Нет. С 1 января 2013 года типовые формы первичных документов не обязательны, компания вправе утвердить свою форму. Но если заказчик или бухгалтерия привыкли к ЭСМ-3, проще её и оставить: она закрывает все нужные графы.

Кто подписывает сменный рапорт?

Машинист, который работал на машине, и принимающий — прораб, механик или представитель заказчика. Подпись принимающего подтверждает часы и выработку, которые потом попадут в акт.

Можно ли вести рапорт в Excel?

Да. Бланк ЭСМ-3 легко переносится в таблицу: строки — графы формы, внизу — итоги по часам и выработке. Главное, чтобы после распечатки документ подписали обе стороны.

Нужен ли рапорт, если машина работает на своём объекте?

Нужен, если по часам работы считают зарплату машиниста, расход топлива или себестоимость объекта. Для внутреннего учёта можно вести упрощённый бланк, без граф заказчика.

Сколько хранить сменные рапорты?

Срок зависит от того, к какому участку учёта относится документ: рапорты по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Когда рапорты и путевые листы собираются вручную

Чтобы данные со смены попадали в учёт без переписывания

Рапорты, путевые листы и наряд-задания с объектов приходят в офис фотографиями и бумагой, а потом кто-то вручную переносит часы и выработку в таблицу. На это уходят дни, и ошибки всплывают уже в акте.

Я собираю ИИ-агентов, которые разбирают такие документы по шаблону, вытаскивают часы, выработку и топливо и складывают их в таблицу или учётную систему — на проверку человеку остаётся сверить итоги.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»