Закупочный акт: образец и бланк

Закупочный акт подтверждает, что компания или ИП купили товар, сырьё или материалы у частного лица — не у поставщика с ИП или ООО. Ниже — бланк по форме ОП-5 и образец заполнения при закупке овощей у местного жителя.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, г. Москва

Закупка овощей для переработки

Место закупки: дер. Ивановка, Московская обл.

Закупочный акт

о закупке сельскохозяйственной продукции у физического лица

16 ноября 2026 г. № 14

Мною, менеджером по закупкам Смирновой Анной Павловной, куплено у Петровой Марии Ивановны, проживающей по адресу: Московская обл., дер. Ивановка, ул. Садовая, д. 5, паспорт серии 4500 № 123456, выдан ОВД Ивановского района 12.03.2001, следующие продукты: картофель — 200 кг по 25 руб. за кг на сумму 5 000 руб.; морковь — 100 кг по 30 руб. за кг на сумму 3 000 руб.; капуста — 150 кг по 20 руб. за кг на сумму 3 000 руб.

Итого на сумму одиннадцать тысяч рублей 00 копеек.

Деньги в сумме 11 000 руб. продавцом получены полностью, претензий к покупателю нет.

Сдал (продавец)

М. И. Петрова

____________ / /

Принял (покупатель)

Менеджер по закупкам

____________ / А. П. Смирнова /

Что такое закупочный акт

Закупочный акт — первичный документ, которым покупатель подтверждает, что приобрёл товар, сырьё или материалы у физического лица. Так оформляют закупки у населения: овощей и молока у местных жителей, сельхозпродукции с личных подворий, лома металла, макулатуры, вторсырья — там, где продавец не ИП и не самозанятый и не может выдать кассовый чек или накладную.

Для закупок у населения Госкомстат России утвердил унифицированную форму № ОП-5 — постановление от 25.12.1998 № 132. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, но ОП-5 остаётся удобным бланком: в нём уже есть все поля, которые нужны, чтобы подтвердить расходы и данные продавца.

Сам по себе акт не заменяет расчёт: если гражданин продаёт принадлежащее ему имущество, покупатель не удерживает НДФЛ из суммы закупки. Продавец самостоятельно определяет, должен ли он декларировать доход и платить налог с учётом освобождений и вычетов. Акт фиксирует, у кого и что куплено, и служит подтверждением для бухгалтерии и налоговой.

Что указать в закупочном акте

Организацию-покупателя: название, адрес, ИНН и подразделение, если закупку ведёт отдел.
Место закупки: населённый пункт, где покупали товар.
Дату составления и номер документа — по нумерации компании.
Кто купил: должность и фамилию с инициалами сотрудника, который принимал товар.
Кто продал: фамилию, имя и отчество, паспортные данные, адрес по паспорту.
Что куплено: наименование продукта, единицу измерения, количество, цену и сумму по каждой строке.
Итоговую сумму цифрами и прописью.
Подписи продавца и покупателя, а при необходимости — печать организации.

Как заполнить закупочный акт

Возьмите бланк ОП-5. Скачайте форму и заполните шапку: организацию, вид операции, место закупки, дату и номер.
Запишите продавца. Фамилия, имя, отчество, паспортные данные и адрес регистрации — без них акт не подтвердит, у кого именно купили товар.
Перечислите товар. Каждую позицию отдельной строкой: наименование, единица измерения по ОКЕИ, количество, цена, сумма.
Подведите итог. Сумму цифрами и прописью, затем — запись о том, что деньги продавцом получены полностью.
Подпишите у обеих сторон. Продавец ставит подпись и расшифровку, покупатель — должность, подпись и расшифровку. Один экземпляр остаётся у компании.

Частые ошибки

Нет паспортных данных продавца — акт не доказывает, у кого купили товар, и расходы могут снять.
Сумма прописью не совпадает с суммой цифрами — документ вызывает вопросы при проверке.
Нет подписи продавца в получении денег — неясно, рассчитались ли с человеком.
Закупка у ИП или самозанятого оформлена закупочным актом — с ними нужны обычные документы поставщика: чек, накладная, акт.
Не зафиксированы сумма и способ оплаты продавцу — бухгалтерии будет сложнее подтвердить расчёт.

Частые вопросы

Закупочный акт — это что за документ?

Первичный документ о покупке товара у физического лица. Он подтверждает, что компания или ИП приобрели товар у конкретного человека, и служит основанием для оприходования и списания расходов.

Обязательно ли оформлять закупочный акт по форме ОП-5?

Нет. Унифицированная форма ОП-5 утверждена постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132 и с 2013 года не обязательна. Компания может разработать свой бланк, но в нём должны быть обязательные реквизиты первичного документа по ст. 9 закона о бухгалтерском учёте — в том числе данные продавца и содержание операции.

Нужен ли закупочный акт при закупке у самозанятого или ИП?

Нет. Самозанятый выдаёт чек в приложении «Мой налог», ИП — обычные документы поставщика. Закупочный акт нужен именно для физлица без статуса предпринимателя.

Надо ли удерживать НДФЛ при закупке у физического лица?

Нет. При покупке принадлежащего гражданину имущества покупатель не удерживает НДФЛ. Продавец самостоятельно определяет обязанность по декларации и налогу с учётом освобождений и вычетов. В акте фиксируют сумму к выплате.

Можно ли оформить закупочный акт между юридическим и физическим лицом?

Да, это его обычное применение: организация покупает товар у гражданина. В акте указывают организацию-покупателя и физлицо-продавца с паспортными данными.

Чем закупочный акт отличается от акта приёма-передачи?

Акт приёма-передачи фиксирует передачу товара по договору с поставщиком. Закупочный акт оформляют, когда товар покупают у частного лица без договора поставки, — он же подтверждает расчёт с продавцом.

Читать в журнале

Когда закупки у населения растут, а бумаги собирают вручную

Чтобы акты и заявки на закупку собирались сами

Закупочные акты, заявки и сверки с поставщиками отнимают время: каждую бумагу надо заполнить, проверить суммы и передать в бухгалтерию.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют количество и суммы и приносят готовый акт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»