Образец архивной описи

Архивная опись — перечень дел с заголовками, крайними датами и сроком хранения, по которому документы передают в архив и учитывают там. Ниже — бланк описи дел постоянного хранения и заполненный образец за год.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

20 января 2027 г.

Опись дел постоянного хранения

за 2026 год

Опись № 3

Фонд № 1. ООО «Ромашка», г. Москва.

| 1 | 01-01 | Устав ООО «Ромашка» и изменения к нему | 2021–2026 | Постоянно | 24 | |

| 2 | 01-02 | Протоколы общих собраний участников общества за 2026 год | 12.02.2026–15.12.2026 | Постоянно | 68 | |

| 3 | 01-03 | Приказы генерального директора по основной деятельности за 2026 год | 09.01.2026–28.12.2026 | Постоянно | 112 | |

В данный раздел описи внесено 3 (три) дела с № 1 по № 3, литерные номера: нет, пропущенные номера: нет.

Составитель описи

Делопроизводитель

____________ / А. С. Смирнова /

Согласовано

Протокол экспертной комиссии ООО «Ромашка» от 18.01.2027 № 1

____________ / /

Что такое архивная опись

Архивная опись — учётный документ архива: в неё вносят каждое дело с номером, заголовком, крайними датами и сроком хранения. По описи дела передают из подразделения в архив и по ней же находят нужный документ через годы.

Форму описи задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Правила дают рекомендуемые образцы для дел постоянного хранения, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу. Компания вправе уточнить бланк в своей инструкции по делопроизводству, но состав граф оставляет тем же.

Что указать в описи

Название организации и номер фонда, если документы сдают в государственный или муниципальный архив.
Номер описи и год, за который она составлена.
Порядковый номер записи и индекс дела по номенклатуре дел.
Заголовок дела так, как он записан в номенклатуре: вид документа, автор, вопрос, год.
Крайние даты: первая и последняя даты документов в деле.
Срок хранения — «постоянно» для дел постоянного хранения.
Количество листов дела по листу-завершителю.
Примечания: литерные и пропущенные номера, особенности дела.

Как составить опись

Соберите дела за год. Возьмите номенклатуру дел и проверьте, что каждое дело постоянного хранения за год сформировано и подшито.
Пронумеруйте листы. Каждое дело завершите листом-заверителем: в нём указано, сколько листов в деле. Число из заверителя переносите в опись.
Заполните таблицу. Идите по порядку индексов номенклатуры: номер записи, индекс, заголовок, крайние даты, срок хранения, количество листов.
Подведите итог. После таблицы укажите, сколько дел внесено, с какого по какой номер, отметьте литерные и пропущенные номера.
Согласуйте и утвердите. Опись рассматривает экспертная комиссия организации, затем её утверждает руководитель. Дальше по описи дела передают в архив.

Частые ошибки

Заголовок дела в описи не совпадает с номенклатурой — при передаче в архив опись возвращают на переработку.
Крайние даты ставят по дате подшивки, а не по первому и последнему документу дела.
Количество листов берут на глаз, без листа-заверителя.
Итоговая запись не сходится с числом строк в таблице.
Опись утверждает делопроизводитель вместо руководителя организации.

Частые вопросы

Чем опись дел постоянного хранения отличается от описи по личному составу?

Составом дел и сроком хранения. В опись постоянного хранения входят устав, протоколы, приказы по основной деятельности, годовые отчёты; в опись по личному составу — приказы о приёме и увольнении, личные карточки, лицевые счета. Формы у них разные, и хранят их отдельно.

Кто утверждает опись дел?

Руководитель организации или уполномоченное им лицо. Перед утверждением опись рассматривает экспертная комиссия организации и оформляет решение протоколом. Если документы сдают в государственный архив, опись дополнительно согласует экспертно-проверочная комиссия архивного органа.

Что такое литерные и пропущенные номера?

Литерный номер — дело, добавленное к уже учтённому, например 12а. Пропущенный номер — номер, который в описи не занят ни одним делом. Оба случая отмечают в итоговой записи, чтобы нумерация сходилась при проверке.

Сколько лет хранят описи дел?

Опись — документ самого архива, её хранят постоянно вместе с фондом. Срок хранения самих дел внутри описи определяют по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и по номенклатуре дел компании.

Можно ли вести опись в электронном виде?

Можно: архивные документы и описи к ним существуют и в электронной форме, для неё есть отдельная форма описи электронных документов. Бумажный экземпляр описи подписывают составитель, работник архива и руководитель.

Когда бумаги в архиве ищут дольше, чем они делаются

Чтобы документы находились за минуту

Опись, номенклатура и листы-заверители держат порядок в архиве, но собирать их вручную долго: сверить заголовки, пересчитать листы, проверить нумерацию.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют данные между номенклатурой, описью и листами-заверителями и отдают на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»