Акт возврата денежных средств по кассе

Форму № КМ-3 утвердил Госкомстат постановлением от 25.12.1998 № 132. Ею оформляли возврат наличных покупателю по чеку, который остался неиспользованным: покупатель вернул товар, передумал сразу после оплаты или кассир пробил чек ошибочно, дважды.

Смысл акта — объяснить, почему в кассе стало меньше денег, чем показывает выручка. Сумму, выданную по акту, вычитали из прихода и сверяли с фактическим остатком в ящике.

С появлением онлайн-касс обязанность оформлять формы серии КМ отпала. ФНС в письме от 31.03.2017 № ЕД-4-20/6050 разъяснила: при работе с онлайн-ККТ акт по форме КМ-3 составлять не надо. Но компании вправе оставить его в своей учётной практике — как удобный внутренний документ о возврате.

Сегодня возврат в магазине проводят через кассу: кассир пробивает чек с признаком расчёта «возврат прихода» и признаком способа расчёта — наличными или электронными средствами. Такой чек покупателю и выдают.

Акт КМ-3 при этом не обязателен, но компания может использовать его как внутренний документ. Если товар возвращают в другой день или смену, кассир формирует чек с признаком «возврат прихода» при возврате денег. Тогда акт подшивают к кассовым документам за день.

Если компания работает по старым правилам и ведёт журнал кассира-операциониста, акт КМ-3 встаёт в тот же комплект: акт, чеки, отчёт о закрытии смены.

Срок хранения кассовых документов компания закрепляет в номенклатуре дел. Обычно акты и чеки хранят вместе с кассовыми документами за соответствующий год — не меньше пяти лет, если иное не установлено отраслевыми правилами.

Если акт подтверждает возврат товара, его стоит хранить столько же, сколько документы по этой продаже: при споре с покупателем или проверке он объяснит и движение денег, и движение товара.