Выписка из журнала вводного инструктажа: образец

Выписка из журнала вводного инструктажа подтверждает, что работник прошёл инструктаж по охране труда и допущен к работе. Ниже — заполненный образец и бланк: какие строки журнала перенести, что написать в шапке и как заверить документ.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

от 16 ноября 2026 г. № 7

Выписка из журнала регистрации вводного инструктажа

по охране труда

Место составления: г. Москва

Настоящая выписка составлена из журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда ООО «Ромашка», начатого 11 января 2026 года.

В журнале содержатся следующие записи:

1. Порядковый номер записи — 42. Дата — 10 ноября 2026 г. Инструктируемый — слесарь-сборщик Ковалёв Артём Сергеевич. Год рождения — 1994. Профессия, должность — слесарь-сборщик. Вид инструктажа — вводный. Причина проведения — приём на работу. Инструктировал — специалист по охране труда Смирнова Ольга Петровна. Подпись инструктируемого — Ковалёв А. С.

2. Порядковый номер записи — 43. Дата — 12 ноября 2026 г. Инструктируемый — кладовщик Никитина Мария Ильинична. Год рождения — 1998. Профессия, должность — кладовщик. Вид инструктажа — вводный. Причина проведения — приём на работу. Инструктировал — специалист по охране труда Смирнова Ольга Петровна. Подпись инструктируемого — Никитина М. И.

Выписка верна: в журнале 47 записей, записи 42 и 43 перенесены полностью.

Специалист по охране труда

Специалист по охране труда

____________ / О. П. Смирнова /

Руководитель организации

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужна выписка из журнала вводного инструктажа

Журнал регистрации вводного инструктажа — документ на всю организацию: в нём сотни записей о работниках за годы. Выписка — это перенесённые из него строки, которые касаются одного человека или одного периода. Она подтверждает, что работник инструктаж прошёл и допущен к работе, и заменяет журнал там, где весь журнал не нужен.

Просят её в трёх случаях: при переходе на новое место — чтобы подтвердить стаж и обучение по охране труда; при расследовании несчастного случая; по требованию государственного инспектора труда. Работник вправе получить её и сам — по письменному заявлению, вместе с другими документами, связанными с работой.

Что перенести из журнала в выписку

Порядковый номер записи и дату инструктажа.
Фамилию, имя и отчество инструктируемого, год рождения.
Профессию или должность.
Вид инструктажа — вводный — и причину проведения: приём на работу, перевод, командировка.
Фамилию и инициалы того, кто инструктировал, его должность.
Подпись инструктируемого и подпись инструктирующего.
Число записей в журнале на дату выписки — чтобы было видно, что перенесено всё, что относится к человеку.

Как оформить выписку

Проверьте заявление. Выписку по заявлению работника выдают в срок, установленный статьёй 62 ТК РФ: не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления.
Откройте журнал. Найдите все записи о нужном работнике. Если запись одна, выписка будет из одной строки — этого достаточно.
Перенесите данные дословно. Фамилию, дату, номер записи и подписи переписывайте так, как они стоят в журнале. Исправления в выписке не допускаются.
Оформите шапку. Наименование организации, дата и номер выписки, место составления, из какого журнала она сделана и за какой период.
Заверьте. Выписку подписывает тот, кто её составил, — обычно специалист по охране труда или руководитель. Если в компании есть печать, её ставят на выписке, выданной по заявлению.
Выдайте под подпись. Экземпляр для работника выдайте на руки, а на своём оставьте отметку о получении. Копию подшейте в дело.

Частые ошибки

Выдают копию страницы журнала вместо выписки: копия содержит записи других работников, а это лишние персональные данные.
Переносят запись не полностью — без подписи инструктируемого или без причины инструктажа.
Не указывают, из какого журнала сделана выписка и сколько в нём всего записей.
Заверяют выписку печатью отдела кадров, хотя составил её специалист по охране труда.
Нарушают срок выдачи по заявлению работника.

Частые вопросы

Чем выписка отличается от копии журнала?

Копия воспроизводит страницу целиком, вместе с записями других работников. Выписка содержит только нужные строки и сведения о самом журнале: его название, даты начала и число записей.

Обязательна ли единая форма выписки?

Нет. Унифицированной формы нет, компания разрабатывает её сама, опираясь на форму своего журнала вводного инструктажа. Главное — перенести данные дословно и заверить документ.

В какой срок работодатель обязан выдать выписку работнику?

Не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления — это общий срок выдачи документов, связанных с работой, по статье 62 ТК РФ. Заявление лучше зарегистрировать, чтобы дата была подтверждена.

Нужна ли печать на выписке?

Если печать в компании есть, её ставят на выписке, выданной работнику по заявлению. Для выписки, которую готовят для инспектора труда или для расследования, достаточно подписи составителя и отметки о том, что выписка верна.

Сколько хранить выписку?

Выписку хранят в деле вместе с заявлением работника или с материалами расследования. Сам журнал вводного инструктажа хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Можно ли выдать выписку в электронном виде?

Можно, если работник согласен и в компании есть электронный документооборот. Тогда выписку подписывают электронной подписью, а факт выдачи фиксируют в системе.

Журналы инструктажей ведутся, а выписки собираются вручную

Чтобы выписки и допуски собирались сами

Каждое заявление работника, каждый запрос инспектора — это поиск записи в журнале, перенос данных и сверка подписей. На потоке такие бумаги отнимают у специалиста по охране труда половину дня.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые находят нужные записи в журналах и реестрах, собирают выписку по шаблону и приносят её на подпись — с отметкой, откуда взята каждая строка.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»