Отчёт по ГСМ за месяц: образец и бланк

Отчёт по ГСМ за месяц сводит путевые листы, чеки с АЗС и показания спидометра в одну таблицу: сколько топлива было на начало месяца, сколько залили, сколько израсходовали по нормам и что осталось. Ниже — бланк и заполненный образец за октябрь.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Транспортный участок

Водитель И. И. Иванов, автомобиль ГАЗ-3302, гос. номер А123ВС77

Отчёт об использовании горюче-смазочных материалов

за октябрь 2026 года

30 октября 2026 г. № 7

Учёт ведётся по путевым листам за октябрь 2026 года и транзакционному отчёту поставщика топлива по топливной карте № 4471. Топливо — бензин АИ-92.

Остаток на начало месяца — 40 л. Получено по карте за месяц — 300 л, сумма 19 500 рублей. Пробег по путевым листам — 2 460 км, расход по норме 11,5 л на 100 км — 282,9 л. Остаток на конец месяца — 57,1 л.

Приложение: путевые листы за октябрь на 22 л., транзакционный отчёт поставщика на 2 л., УПД на 1 л.

Составил

Начальник транспортного участка

____________ / П. П. Петров /

Утверждаю

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / А. А. Смирнов /

Зачем нужен отчёт по ГСМ за месяц

Отчёт по ГСМ за месяц показывает, сколько топлива компания получила, сколько израсходовала и сколько осталось на складе или в баках. Он закрывает три задачи сразу: подтверждает расход на транспорт для бухгалтерии, сверяет данные поставщика топлива с путевыми листами и показывает руководителю, где машины едят больше нормы.

Отдельной формы отчёта по ГСМ закон не устанавливает. Компания утверждает бланк приказом или приложением к учётной политике, а данные берёт из первичных документов: путевых листов, чеков и транзакционных отчётов поставщика топлива. Для списания топлива используйте путевые листы и другие документы, подтверждающие производственный расход; фактический расход также может подтверждаться данными тахографа.

Отчёт о движении ГСМ: бланк, который можно скачать

В бланке отчёта о движении ГСМ за месяц сверху шапка: организация, подразделение, водитель и автомобиль, дата и номер отчёта.
Дальше идёт таблица движения топлива: остаток на начало месяца, приход по карте или ведомости с литрами и суммой, расход по норме, остаток на конец.
Под таблицей — строка приложений: путевые листы, транзакционный отчёт поставщика, УПД.
Внизу две подписи: составителя и утверждающего руководителя.
Бланк выше заполнен за октябрь — берите его как основу, меняйте шапку и строки таблицы под свой автопарк. Файл в Word открывается и сохраняется на компьютер, из него же печатается бумажный экземпляр.

Как собрать отчёт за месяц

Закройте путевые листы. К последнему рабочему дню месяца все путевые листы должны быть обработаны: даты, маршруты, показания спидометра, выданное топливо.
Сверьте поставки. Сложите литры по транзакционному отчёту поставщика карт и по чекам АЗС, сверьте сумму с УПД и счётом.
Посчитайте пробег и норму. Пробег — разница показаний спидометра. Норму расхода на 100 км умножьте на пробег и разделите на 100, отдельно посчитайте расход на простое с работающим двигателем.
Сведите остаток. Остаток на начало плюс получено минус израсходовано по норме — это остаток на конец. Если он расходится с фактическим замером, разницу объясните в отчёте.
Подпишите и передайте в бухгалтерию. Отчёт подписывает ответственный за транспорт, утверждает руководитель. К отчёту приложите путевые листы и документы поставщика топлива.

Частые ошибки

Списывают топливо по чекам без путевых листов — подтвердить производственный расход нечем.
Берут норму Минтранса без поправочных коэффициентов: зимой и в городе расход выше.
Не сверяют литры по карте с чеками: поставщик мог списать лишнее за обслуживание карты.
Считают остаток только по документам и не проверяют его фактическим замером в баке.
Сводят весь автопарк в одну строку — тогда не видно, какая машина выбивается из нормы.

Частые вопросы

Обязательно ли применять нормы Минтранса?

Нормы Минтранса носят рекомендательный характер. Компания вправе утвердить свои нормы приказом или учесть рекомендации Минтранса и поправочные коэффициенты. Выбранный порядок закрепите в учётной политике, чтобы у инспектора и бухгалтера не было вопросов к списанию.

Можно ли списать топливо только по чекам АЗС?

Нет. Чек подтверждает покупку, но не производственный расход. Для списания нужны путевые листы или другой документ с маршрутом и пробегом. Если машиной пользуется директор без путевых листов, расход подтверждают иначе, и этот порядок стоит описать в учётной политике.

Что делать, если фактический остаток не совпал с расчётным?

Проведите замер в баке и оформите акт. Разницу объясните: недолив на АЗС, погрешность нормы, утечка. Если разница повторяется, пересмотрите норму или проверьте поставщика топлива.

Как часто сдавать отчёт по ГСМ?

Обычно раз в месяц вместе с путевыми листами. Если машин много и расход большой, делают недельные сводки, а месячный отчёт оставляют для бухгалтерии и руководителя.

Нужен ли отчёт, если топливо покупают по топливным картам?

Отдельный отчёт по ГСМ не обязателен. Компания может использовать его для сверки транзакций по карте с путевыми листами или закрепить другой порядок учёта топлива.

Отчёты по ГСМ собираются вручную

Чтобы сводка по топливу собиралась сама

Каждый месяц бухгалтер или логист вручную переносит литры из путевых листов и отчётов поставщика в таблицу, сверяет суммы и ищет расхождения. На автопарке из десятка машин это занимает дни.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают данные из путевых листов, чеков и отчётов поставщика, сводят их по машинам и приносят готовый отчёт с расхождениями на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»