Список сотрудников для допуска на объект: образец

Письмо со списком сотрудников подрядчик отправляет заказчику или охране, чтобы людей пустили на объект и выдали пропуска. Ниже — образец письма-списка и заявки на пропуск с данными, которые обычно просит охрана.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Стройзаказчик»

А. В. Смирнову

от ООО «Монтажсервис»

Список работников для допуска на объект

по договору подряда № 14 от 12 октября 2026 г.

30 октября 2026 г. № 27

Прошу разрешить допуск на строительный объект «Жилой дом, ул. Заводская, 8» работников ООО «Монтажсервис» для плановых работ по договору подряда № 14 от 12 октября 2026 г. согласно списку.

Работники трудоустроены официально, застрахованы по Федеральному закону от 15.12.2001 № 167-ФЗ и Федеральному закону от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Список на 3 л. в 1 экз.

Руководитель подрядчика

Генеральный директор ООО «Монтажсервис»

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужно письмо со списком

На стройку, завод или в офис с пропускным режимом постороннего не пустят. Подрядчик заранее отправляет заказчику или службе охраны письмо со списком работников, и по нему людям выдают пропуска и разрешают проход.

Единой формы в законе нет: порядок допуска задаёт заказчик — в договоре, положении о пропускном режиме или инструкции по охране объекта. Поэтому список всегда подстраивают под требования конкретного объекта, а не берут один шаблон на всех.

Что указать в списке

Название объекта и организацию-заказчика, куда адресовано письмо.
Реквизиты договора подряда или оказания услуг: номер и дату.
По каждому работнику: фамилия, имя, отчество полностью, должность или профессия.
Дата рождения и паспортные данные — их часто просит охрана для оформления пропуска.
ИНН и СНИЛС работника.
Контактный телефон.
Реквизиты приказа о приёме на работу.
Номер и дата полиса добровольного медицинского страхования, если объект его требует.
Срок, на который нужен допуск, и подпись руководителя подрядчика.

Как оформить допуск

Уточните требования объекта. Спросите у заказчика или охраны, какие данные и в каком виде нужны: таблица, отдельная заявка на каждого, срок подачи.
Соберите данные работников. Возьмите сведения из личных карточек и приказов о приёме. Сверьте фамилии и даты, чтобы охрана не развернула человека на входе.
Составьте письмо-список. В шапке — кому и от кого, дальше просьба о допуске со ссылкой на договор и таблица с работниками.
Подпишите и отправьте заранее. Отправьте письмо заказчику или в охрану с запасом по времени: пропуска оформляют не в день подачи.
Обновите список при замене. Новый работник или увольнение — новое письмо. Старый список на объекте не действует.

Чем письмо-список отличается от заявки на пропуск

Письмо-список — это обращение организации: подрядчик просит пустить группу работников и отвечает за то, что все они трудоустроены и застрахованы. Заявка на пропуск — документ на конкретного человека или разовый проход, её часто оформляют на бланке заказчика.

На практике разница стирается: многие объекты просят и то и другое — общее письмо от компании и заявку на каждого работника. Форму задаёт пропускной режим объекта, а не закон.

Частые вопросы

Нужно ли согласие работников на передачу их данных заказчику?

Да. Фамилия, дата рождения, паспортные данные и СНИЛС — персональные данные, и передавать их третьему лицу можно только с согласия работника, оформленного письменно. Согласие берут заранее и хранят у подрядчика.

Можно ли отправить список по электронной почте?

Можно, если заказчик принимает так. Для пропускного режима обычно нужен документ с подписью: бумажный оригинал или скан с подписью и печатью. Уточните у охраны, что они примут.

Что будет, если работника нет в списке?

На объект его, скорее всего, не пустят. Охрана сверяет людей со списком, поэтому о каждом новом работнике подрядчик сообщает отдельно, до выхода на объект.

Нужна ли печать на письме?

Если у организации есть печать, её обычно ставят рядом с подписью — многие заказчики этого ждут. Требование к печати зависит от пропускного режима объекта.

На какой срок составляют список?

На тот, что нужен для работ: на смену, на месяц или на весь срок договора. Если список бессрочный, его всё равно пересматривают при смене состава работников.

Списки, заявки и согласования на каждый объект

Чтобы допуски оформлялись без переписки

На каждом объекте свои требования к списку, и подрядчик тратит часы на сбор данных, сверку и пересылку бумаг охране и заказчику.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону объекта, подставляют данные работников и приносят на подпись готовый список.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»