Положение о факсимиле: образец и бланк

Факсимиле — оттиск подписи, который ставит машина или сотрудник вместо того, чтобы руководитель подписывал каждый лист лично. Положение закрепляет, где такой оттиск равен подписи, а где его ставят только рядом с живой подписью. Ниже — образец положения и бланк для своей компании.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Положение об использовании факсимиле

в ООО «Ромашка»

№ 7

1. Общие положения. 1.1. Настоящее Положение определяет порядок изготовления, хранения и использования факсимиле подписи генерального директора ООО «Ромашка» (далее — Общество). 1.2. Факсимиле — механический оттиск подписи, воспроизводящий подпись генерального директора. 1.3. Факсимиле не заменяет собственноручную подпись в случаях, когда закон требует личной подписи.

2. Документы, которые подписывают факсимиле. 2.1. Оттиск факсимиле допускается на внутренних документах: заявках, служебных записках, актах приёма-передачи внутри Общества, копиях документов, вторых экземплярах договоров. 2.2. Договор с контрагентом подписывают факсимиле, только если в договоре или отдельном соглашении прямо сказано, что стороны признают оттиск равным собственноручной подписи.

3. Документы, на которых факсимиле не ставят. 3.1. Оттиск не ставят на документах, где закон или устав требует личной подписи: кадровых приказах о приёме и увольнении, доверенностях, векселях, документах для регистрации в государственных органах, банковских карточках. 3.2. Перечень из пункта 3.1 может быть расширен приказом генерального директора.

4. Хранение и учёт. 4.1. Факсимиле хранится в сейфе генерального директора. 4.2. Ответственный за хранение — секретарь-референт. 4.3. При утере или замене факсимиле генеральный директор издаёт приказ и уведомляет контрагентов, с которыми подписаны документы оттиском.

5. Ответственность. 5.1. Сотрудник, поставивший оттиск на документ вне перечня пункта 2, несёт дисциплинарную ответственность. 5.2. Контроль исполнения Положения возложен на заместителя генерального директора.

Утвердил

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Согласовал

Юрисконсульт

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем компании положение о факсимиле

Факсимиле ускоряет бумажный оборот: руководитель не подписывает каждую заявку и второй экземпляр договора лично. Но оттиск — не подпись по закону. Гражданский кодекс допускает использование факсимиле при совершении сделок, если стороны договорились об этом и соглашение оформлено письменно (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Положение решает две задачи. Первая — закрепить внутри компании, на каких документах оттиск допустим, кто его хранит и кто отвечает за ошибку. Вторая — показать проверяющим и контрагентам, что порядок установлен, а не появился стихийно.

Что прописать в положении

Кто вправе пользоваться факсимиле и чья подпись воспроизводится оттиском.
Перечень документов, где оттиск приравнен к подписи: внутренние заявки, вторые экземпляры, копии.
Перечень документов, где оттиск не ставят: доверенности, кадровые приказы, банковские документы, документы для госрегистрации.
Правило для договоров: оттиск только при отдельном письменном соглашении сторон.
Место хранения факсимиле и ответственный за хранение.
Порядок действий при утере или замене оттиска.
Ответственность сотрудника за оттиск вне разрешённого перечня.

Как оформить положение

Составьте перечень документов. Пройдите по видам документов компании и отметьте, где оттиск допустим, а где нужна живая подпись. Кадровые приказы и доверенности оставьте за перечнем.
Договоритесь с контрагентами. Для договоров подготовьте отдельное соглашение об использовании факсимиле или включите условие в текст договора. Без такого условия оттиск на договоре не равен подписи.
Назначьте ответственного. Определите, кто хранит факсимиле и ведёт его учёт. Обычно это секретарь или руководитель подразделения, где оттиск применяют.
Утвердите приказом. Положение утверждает руководитель компании. Ознакомьте с ним сотрудников, которые ставят оттиск, под подпись.
Пересматривайте при изменениях. При замене факсимиле или расширении перечня документов положение обновляют приказом, а контрагентов уведомляют.

Частые ошибки

Ставят оттиск на договор без письменного соглашения сторон — такой документ контрагент вправе не признать подписанным.
Включают в перечень доверенности и кадровые приказы, где закон требует личной подписи.
Не назначают ответственного за хранение — факсимиле лежит в общем доступе.
Не уведомляют контрагентов при утере оттиска, и старые документы остаются в силе.
Путают факсимиле с электронной подписью: это разные вещи, и правила у них разные.

Частые вопросы

Можно ли подписать договор факсимиле?

Да, если стороны письменно договорились об использовании факсимиле при совершении сделок (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Соглашение оформляют отдельным документом или включают условие в текст договора. Без такого условия оттиск не заменяет подпись.

Какие документы нельзя подписывать факсимиле?

Те, где закон или устав требует личной подписи: доверенности, кадровые приказы о приёме и увольнении, документы для государственной регистрации, банковские карточки, векселя. Перечень зависит от вида деятельности компании, поэтому его уточняют в положении.

Нужно ли согласие работника на факсимиле?

Работника знакомят с положением под подпись, если он ставит оттиск. Отдельного согласия закон не требует, но условие о работе с факсимиле можно включить в трудовой договор или должностную инструкцию.

Что делать при утере факсимиле?

Издать приказ о признании факсимиле недействительным, изготовить новое и уведомить контрагентов, с которыми подписаны документы оттиском. В положении заранее прописывают этот порядок.

Чем факсимиле отличается от электронной подписи?

Факсимиле — механический оттиск на бумаге. Электронная подпись — криптографический реквизит электронного документа, который подтверждает авторство и неизменность. Регулируются они разными нормами, и заменять одно другим нельзя.

Когда положение о факсимиле есть, а порядка нет

Чтобы внутренние документы собирались по правилам

Положение о факсимиле — часть внутреннего документооборота компании. Если таких положений и регламентов много, а сотрудники собирают документы вручную, ошибки повторяются из месяца в месяц.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают внутренние документы по шаблонам, проверяют реквизиты и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»