Титульный лист личного дела работника: образец скачать бесплатно

Титульный лист открывает личное дело работника и показывает, на кого оно заведено. Ниже — бланк и заполненный образец: что внести в графы, как оформить реквизиты и чем титульный лист отличается от описи документов дела.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 56 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

(наименование организации)

Личное дело

Иванова Ивана Ивановича

Начато 16 ноября 2026 г.

Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович.

Дата рождения: 14 марта 1991 г.

Место рождения: г. Казань.

Должность: начальник отдела продаж.

Структурное подразделение: отдел продаж.

Дата приёма на работу: 16 ноября 2026 г. Приказ № 42-к.

Номер личного дела: 14.

Количество листов в деле: 24.

Ответственный за ведение личных дел

Специалист по кадрам

____________ / О. П. Сидорова /

Зачем нужен титульный лист

Титульный лист — первая страница личного дела. По нему находят дело в архиве и отличают его от дел других работников с похожими фамилиями. На листе указывают организацию, фамилию, имя и отчество работника, даты начала и окончания дела, номер дела и число листов.

Единой формы титульного листа в законе нет. Компания закрепляет её в инструкции по делопроизводству, а реквизиты оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов». Для кадровых документов действуют и свои правила: личное дело ведут по месту работы, а не в архиве, поэтому лист заполняют при заведении дела.

Что указать на титульном листе

Наименование организации — полное, как в уставе, или сокращённое, если оно закреплено в уставе.
Название документа: «Личное дело» и ниже — фамилия, имя, отчество работника в родительном падеже.
Фамилию, имя, отчество, дату и место рождения работника.
Должность и структурное подразделение, куда принят работник.
Дату приёма на работу и номер приказа о приёме.
Номер личного дела — по журналу учёта личных дел компании.
Даты начала и окончания дела: «Начато» и «Окончено».
Количество листов в деле — по внутренней описи, когда дело закрывают.
Подпись ответственного за ведение личных дел с расшифровкой.

Как заполнить титульный лист

Возьмите утверждённый бланк. Если в компании есть инструкция по делопроизводству, используйте её форму. Нет — заполните бланк выше и утвердите его приказом руководителя.
Впишите организацию и работника. Наименование организации — сверху, фамилию, имя и отчество — в заголовке к названию документа, в родительном падеже.
Перенесите данные из приказа. Должность, подразделение, дату приёма и номер приказа берите из приказа о приёме на работу, а не из резюме или анкеты.
Присвойте номер дела. Номер берите из журнала учёта личных дел, чтобы он не повторился и совпадал с номенклатурой дел.
Отметьте начало дела. В графе «Начато» поставьте дату заведения дела — день приёма на работу или день, когда собрали документы.
Подпишите лист. Подпись ответственного за ведение личных дел ставится сразу, а графы «Окончено» и число листов заполняют при закрытии дела.

Частые ошибки

Фамилию работника пишут в именительном падеже: в заголовке «Личное дело» она ставится в родительном — «Иванова Ивана Ивановича».
Номер дела берут произвольно, и он расходится с журналом учёта личных дел.
Должность и дату приёма переносят из анкеты, а не из приказа о приёме, — данные расходятся с кадровыми документами.
Графу «Окончено» заполняют при заведении дела: её заполняют только при закрытии.
Число листов ставят до того, как дело сформировали, — при проверке оно не совпадает с внутренней описью.

Частые вопросы

Обязателен ли титульный лист в личном деле?

Закон форму личного дела не устанавливает, поэтому обязательность задаёт инструкция по делопроизводству компании. Если личные дела ведутся, титульный лист нужен: по нему дело находят в архиве и отличают от дел других работников.

Каким ГОСТом оформлять титульный лист?

Реквизиты оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов»: наименование организации, название документа, дата, номер, подпись. Отдельной формы титульного листа личного дела в ГОСТе нет.

Что писать в графе «Окончено»?

Дату закрытия дела: день увольнения работника или день, когда дело сформировали и передали в архив. Пока работник трудится, графа остаётся пустой.

Кто подписывает титульный лист?

Ответственный за ведение личных дел — специалист по кадрам или сотрудник, на которого это возложено приказом. Руководитель подписывает титульный лист, только если так закреплено в инструкции по делопроизводству.

Сколько хранится личное дело работника?

Личные дела руководителей и работников хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Когда кадровые бумаги собираются вручную

Чтобы личные дела собирались по шаблону

Титульные листы, описи и приказы по сотрудникам отнимают у кадровика часы: каждую графу надо сверить с приказом, журналом и номенклатурой дел.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, переносят данные из приказов и приносят готовый лист на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»