Журнал входящей и исходящей документации: образец

Журнал входящей и исходящей документации — форма учёта, в которой подряд записывают полученную и отправленную корреспонденцию. Запись даёт документу регистрационный номер, фиксирует дату, отправителя или адресата и исполнителя, поэтому по журналу всегда видно, где письмо и что с ним сделали.

Жёсткой формы закон не устанавливает. Порядок регистрации компания закрепляет в инструкции по делопроизводству, а ГОСТ Р 7.0.8-2025, действующий с 1 марта 2025 года взамен ГОСТ Р 7.0.8-2013, определяет регистрацию документа как запись его учётных данных и присвоение регистрационного номера и даты. Ведомства и органы власти публикуют свои рекомендуемые формы — например, приказ ФСВТС России от 26.06.2026 № 78-од для документов с пометкой «Для служебного пользования»; их удобно брать за основу.

Скачивать готовый образец журнала учёта входящей и исходящей корреспонденции стоит только как заготовку: чужие графы почти всегда лишние или недостающие. Возьмите бланк, оставьте в нём графы из списка выше, добавьте свои — например, срок исполнения по резолюции или номер договора, к которому относится письмо.

Для журнала регистрации входящих и исходящих документов образец скачать удобнее в Excel: строки нумеруются сами, а по фильтру за минуту видно все письма от одного корреспондента или все неисполненные. Если журнал ведут на бумаге, распечатайте бланк с запасом граф и прошейте его до первой записи.

Книга входящих и исходящих документов образец берёт тот же: по сути это тот же журнал, только в виде книги с пронумерованными страницами. На обложке пишут организацию, индекс дела по номенклатуре и даты начала и окончания ведения, а внутри — таблицу с записями. Главное — не менять форму по ходу года: если графы добавились в марте, заведите новую книгу с новой нумерацией и укажите в ней, где искать записи за январь и февраль.

Реестр входящей и исходящей корреспонденции — это список, который прикладывают к отправке или передаче: в нём перечисляют письма, которые курьер или почта забирает одной партией, и ставят подписи сдающего и принимающего. Реестр подтверждает факт передачи, но не заменяет учёт: по нему не видно, что с документом стало дальше.

Журнал регистрации ведут постоянно и по нему отслеживают исполнение. На практике удобно так: письмо регистрируют в журнале, а при отправке партии составляют реестр, где указывают номера из журнала. Тогда обе формы ссылаются друг на друга и не расходятся.