Журнал регистрации гостей в гостинице: образец

Журнал регистрации гостей — документ, в котором гостиница записывает каждого заселившегося: кто, откуда, по какому документу, на сколько дней и в какой номер. Ниже — бланк и заполненный образец, а также правила, по которым журнал ведут и хранят.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Начат: 01 ноября 2026 г.

Окончен: ______________________

Ответственный за ведение: администратор смены

Журнал регистрации гостей

гостиница «Северная», корпус А

Запись № 148

Гость: Смирнова Анна Викторовна, гражданка РФ, дата рождения 14.05.1988. Документ: паспорт 45 12 № 673914, выдан ОВД района Хамовники г. Москвы 20.06.2012. Адрес регистрации: г. Москва, ул. Усачёва, д. 12, кв. 45. Прибыла 03.11.2026, выбыла 07.11.2026. Номер 305, одноместный. Основание: бронь № Б-2214 от 28.10.2026.

Оплата: безналичная, картой, 4 суток по тарифу «стандарт». Стоимость проживания внесена полностью при заселении.

Отметка о регистрации по месту пребывания: не требуется, срок пребывания менее 90 дней. Подпись гостя: Смирнова. Подпись администратора: Ковалёва.

Администратор

Администратор смены

____________ / Е. А. Ковалёва /

Зачем гостинице журнал регистрации гостей

Журнал регистрации гостей — основной документ, по которому гостиница показывает, кто у неё жил и на каком основании. Его ведут на стойке при заселении: запись делают в день приезда гостя, до того как выдать ключ.

Журнал нужен в трёх случаях. Первый — проверка: сотрудник полиции вправе запросить сведения о проживающих. Второй — спор с гостем о датах, номере и оплате: запись с подписью закрывает вопрос. Третий — отчётность самой гостиницы: по журналу видно загрузку, повторные заезды и работу смены.

Форму закон не устанавливает. Гостиница утверждает бланк приказом руководителя и ведёт его одинаково во всех сменах — тогда запись легко проверить и передать.

Какие графы вести в журнале

Порядковый номер записи и дата заселения.
Фамилия, имя, отчество гостя полностью, дата рождения и гражданство.
Вид, серия и номер документа, удостоверяющего личность, кем и когда он выдан.
Адрес регистрации гостя.
Дата прибытия и дата выбытия, номер и категория номера.
Основание заселения: бронь, договор с организацией, направление.
Порядок оплаты: наличными, картой, по счёту.
Отметка о регистрации по месту пребывания, если её оформляют.
Подписи гостя и администратора.

Как заполнить журнал при заселении

Сверьте документ. Возьмите у гостя паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, и сверьте фотографию с гостем. Данные переписывайте в журнал с документа, а не с его слов.
Запишите данные. Внесите фамилию, имя, отчество, дату рождения, гражданство, реквизиты документа и адрес регистрации. Пишите разборчиво, без сокращений в фамилии и номере документа.
Укажите номер и сроки. Запишите номер, категорию, дату прибытия и дату выбытия. Если гость продлевает проживание, добавьте запись о продлении с новой датой выбытия.
Отметьте оплату. Укажите, как гость платит и внесена ли сумма. Это защищает гостиницу в споре о неоплаченном проживании.
Возьмите подпись. Гость подписывает запись, администратор — рядом. Подпись гостя подтверждает, что данные внесены верно.

Чем журнал отличается от анкеты гостя

Анкета — документ гостя: он сам заполняет свои данные и ставит подпись. Журнал — документ гостиницы: записи в нём ведёт администратор. Один и тот же заезд может оставить след в обоих: анкету подшивают к карточке гостя, а строку в журнал вносят при выдаче ключа.

Если в гостинице работает программа учёта, журнал всё равно нужен: электронная система хранит данные, но при проверке или сбое бумажный журнал показывает, кто вносил запись и когда. Многие гостиницы ведут и электронный, и бумажный вариант — тогда в приказе указывают, какой из них основной.

Частые ошибки

Записывают данные со слов гостя, не сверив с паспортом, — при проверке такая запись не подтверждает личность.
Сокращают фамилию или номер документа — потом невозможно установить, кто жил.
Не ставят подпись гостя: в споре о датах и оплате запись остаётся без подтверждения.
Не отмечают продление проживания — журнал показывает дату выбытия раньше фактической.
Хранят журнал меньше положенного срока или уносят со стойки в подсобку, где его не найти при проверке.

Частые вопросы

Обязательна ли единая форма журнала регистрации гостей?

Нет. Форму закон не устанавливает, гостиница утверждает свой бланк приказом руководителя. Главное — чтобы в нём были данные документа гостя, даты проживания, номер и подпись.

Сколько хранить журнал регистрации гостей?

Срок хранения гостиница закрепляет в своей номенклатуре дел, опираясь на перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. На практике журналы хранят несколько лет: они нужны и для проверок, и для разбора споров с гостями.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если гостиница ведёт учёт в программе и может вывести запись с датой и автором. Бумажный журнал надёжнее при сбое программы, поэтому многие гостиницы держат оба варианта и указывают в приказе, какой из них основной.

Что делать, если гость отказывается подписывать запись?

Запишите данные с его документа, а в графе подписи отметьте, что гость от подписи отказался, и поставьте свою подпись. Отказ гостя не отменяет обязанность гостиницы вести учёт проживающих.

Нужно ли регистрировать гостя по месту пребывания?

Правила регистрации по месту пребывания устанавливает Правительство РФ. Гостиница отмечает в журнале, оформлена ли регистрация; гражданина РФ администрация классифицированной гостиницы регистрирует по месту пребывания при прибытии, а для отдельных военнослужащих правила предусматривают исключение.

Журнал заполняют вручную, а данные нужны каждый день

Чтобы записи о гостях собирались сами

Администратор вписывает каждого гостя в журнал, потом переносит те же данные в программу и в отчёт — на это уходит время в час пик на стойке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые переносят данные гостя из брони и документа в журнал и учётную систему, проверяют полноту записи и готовят сменный отчёт.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»