Пример служебной записки на закупку материалов

Служебная записка на закупку — внутренний документ, которым сотрудник просит руководителя согласовать покупку материалов, товаров или хозяйственных принадлежностей и оплатить её. Ниже — образец с обоснованием, начальной ценой и условиями поставки.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника складского хозяйства

И. И. Иванова

Служебная записка

о согласовании закупки материалов для склада

16 ноября 2026 г. № 27

В соответствии с планом закупки товаров, работ и услуг прошу согласовать закупку материалов для упаковки и отгрузки: стрейч-плёнки, скотча и гофрокоробов. Запас, закупленный в сентябре, израсходован, и без этих материалов отгрузка заказов со склада остановится.

Источник финансирования — бюджет склада на IV квартал. Начальная цена закупки — 184 000 рублей. Обоснование начальной цены приведено в приложении 1: три коммерческих предложения от разных поставщиков.

Срок поставки — до 1 декабря 2026 года, место поставки — склад по адресу: г. Москва, ул. Складская, д. 4. Условия оплаты — по факту поставки в течение 10 рабочих дней.

Приложение: 1) обоснование начальной цены на 3 л. в 1 экз.; 2) коммерческие предложения на 5 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник складского хозяйства

____________ / И. И. Иванов /

Согласовано

Главный бухгалтер

____________ / А. А. Смирнова /

Что должно быть в служебной записке на закупку

Служебная записка на закупку материалов — это просьба согласовать покупку и оплатить её. Руководителю нужно решить три вопроса: зачем покупать, сколько это стоит и когда товар нужен. Если ответа на любой из них в записке нет, решение откладывается.

Единой формы закон не устанавливает. Компания может закрепить бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись. В закупках по 44-ФЗ записка часто служит обоснованием закупки, и тогда в неё добавляют источник финансирования и обоснование начальной цены.

Что указать в записке

Кому: должность и фамилия руководителя, который согласует покупку, в дательном падеже.
От кого: должность и фамилия сотрудника, которому нужны материалы.
Название и заголовок к тексту: «Служебная записка о согласовании закупки материалов для склада».
Зачем: для какой работы нужны материалы и что будет, если их не купить.
Что именно: перечень материалов с количеством и характеристиками.
Начальная цена закупки и источник финансирования: бюджет отдела, статья расходов.
Обоснование цены: коммерческие предложения или расчёт — приложением.
Срок и место поставки, условия оплаты: по факту, с авансом, с отсрочкой.
Подпись автора и, если принято, визы согласующих — например, главного бухгалтера.

Как написать записку на закупку

Опишите потребность. С чего начать: какой запас кончился или какая работа началась, сколько материалов нужно и на какой срок их хватит.
Соберите цены. Запросите предложения у нескольких поставщиков и приложите их к записке: руководителю проще согласовать сумму, за которой стоит сравнение.
Посчитайте начальную цену. Сложите стоимость материалов с доставкой и укажите одну сумму — это и есть цена закупки, которую вы просите согласовать.
Назовите срок и место. Когда материалы должны приехать и куда: адрес склада или отдела. Без срока закупка уходит в конец очереди.
Оговорите оплату. По факту поставки, с авансом или с отсрочкой — от этого зависит, как бухгалтерия проведёт платёж.
Подпишите и передайте. Передайте записку руководителю или в канцелярию, копию оставьте себе с отметкой о получении.

Чем записка на материалы отличается от записки на товар

Записка на закупку материалов — про обеспечение работы: упаковка, расходники, канцелярия, запчасти. Здесь важнее обосновать норму расхода и запас: сколько уходит в месяц и на сколько хватит партии.

Записка на приобретение товара — про закупку под продажу или под конкретный заказ. В ней называют партию, поставщика и то, как товар окупится. Для хозяйственных товаров — моющих средств, бумаги, перчаток — хватает общей формулировки «для текущей деятельности подразделения» и перечня с количеством.

Частые ошибки

Нет обоснования цены: сумму просят «на глаз», и руководитель отправляет записку на доработку.
Перечень без количества: непонятно, на сколько хватит партии и не просят ли лишнего.
Забыт источник финансирования: бухгалтерия не знает, из какого бюджета платить.
Нет срока поставки: закупка теряет срочность и ждёт следующего согласования.
Несколько закупок в одной записке: если по одной из них есть вопросы, тормозятся все.

Частые вопросы

Обязательно ли прикладывать коммерческие предложения?

Закон этого для внутреннего документа не требует. Но записка с тремя предложениями от разных поставщиков показывает, что цена рыночная, и решение принимают быстрее. В закупках по 44-ФЗ при определении начальной цены методом сопоставимых рыночных цен методические рекомендации Минэкономразвития советуют использовать не менее трёх цен разных поставщиков.

Можно ли попросить в одной записке материалы и услугу доставки?

Можно, если доставка — часть той же закупки и оплачивается тем же бюджетом. Если доставку оказывает отдельный подрядчик по отдельному договору, лучше вынести её в другую записку.

Нужна ли виза главного бухгалтера?

Закон её не требует. Компании часто ставят визу бухгалтера на записки, где есть сумма и оплата, — так проверяют бюджет и наличие денег до того, как руководитель подпишет.

Как быть, если цены у поставщиков сильно разошлись?

Опишите разницу в обосновании: чем отличается предложение с самой низкой ценой — сроком, доставкой, качеством. Руководителю нужен вывод, а не три цифры без пояснений.

Сколько хранить служебные записки?

Срок зависит от содержания, его определяют по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в своей номенклатуре дел.

Когда закупки и согласования держат склад пустым

Чтобы заявки на закупку собирались сами

Записки, заявки и согласования отнимают у руководителей часы: каждую надо прочитать, сверить с бюджетом и переслать дальше, а материалы тем временем заканчиваются.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы по бюджету и приносят руководителю уже готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»