Приказ о ведении журнала: образец и бланк

Приказ о ведении журнала закрепляет, кто отвечает за записи, по какой форме их вносить и сколько хранить. Ниже — бланк и образец приказа для журнала регистрации входящих документов.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 12

г. Москва

16 ноября 2026 г.

Приказ

о ведении журнала регистрации входящих документов

16 ноября 2026 г. № 12

В соответствии с пунктом 4.2 инструкции по делопроизводству, утверждённой приказом от 10.01.2026 № 3, и для упорядочения учёта входящей корреспонденции

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Вести журнал регистрации входящих документов по форме, утверждённой приложением № 1 к настоящему приказу, с 1 декабря 2026 года.

2. Назначить ответственным за ведение журнала секретаря-референта М. А. Смирнову.

3. Смирновой М. А. вносить записи в журнал в день поступления документа, указывать регистрационный номер, дату, корреспондента, краткое содержание и исполнителя.

4. Утвердить порядок заполнения журнала согласно приложению № 2.

5. Хранить журнал 5 лет после окончания календарного года, в котором сделаны записи.

6. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам П. П. Петрова.

Генеральный директор

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

С приказом ознакомлена

Секретарь-референт

____________ / М. А. Смирнова /

Зачем нужен приказ о ведении журнала

Журнал — это учётный документ. Без приказа неясно, кто отвечает за записи, по какой форме их вносить и что делать при ошибке. Приказ закрывает эти вопросы: назначает ответственного, утверждает форму и порядок заполнения, устанавливает срок хранения.

Закон не требует приказа для каждого журнала. Но если журнал ведут по правилам, установленным нормативным актом, приказ помогает выполнить эти правила и подтвердить их исполнение при проверке.

Что указать в приказе

Название журнала и его назначение.
Кто ведёт журнал и кто его замещает.
Форма журнала — таблица с графами или ссылка на приложение.
Порядок заполнения: когда вносить запись, что писать, как исправлять ошибки.
Срок хранения журнала.
Кто контролирует исполнение приказа.

Как составить приказ

Определите, какой журнал нужен. Это может быть журнал входящих документов, инструктажей, проверок или другой. От этого зависит форма и срок хранения.
Назначьте ответственного. Укажите должность и фамилию сотрудника, который будет вести записи, и того, кто его замещает.
Утвердите форму журнала. Приложите к приказу таблицу с графами или опишите форму в тексте приказа.
Опишите порядок заполнения. Когда вносить запись, какие сведения указывать, как исправлять ошибки.
Установите срок хранения. Он зависит от вида журнала. Для журнала регистрации входящих документов — 5 лет.
Ознакомьте сотрудников. Ответственный и его заместитель должны быть ознакомлены с приказом под подпись.

Частые ошибки

В приказе не указан срок хранения журнала.
Форма журнала не утверждена или описана так, что её можно понять по-разному.
Не назначен замещающий сотрудник на время отпуска или болезни ответственного.
Приказ не ознакомлен с ответственным.

Частые вопросы

Нужен ли отдельный приказ на каждый журнал?

Можно оформить один приказ на несколько журналов, если у них общий ответственный и порядок ведения. Но удобнее отдельный приказ на каждый журнал: так проще вносить изменения.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Да, если в приказе указано, как обеспечивается сохранность записей и кто имеет доступ. Электронный журнал удобнее, но при проверке может потребоваться выгрузка.

Какой срок хранения у журнала регистрации входящих документов?

5 лет после окончания календарного года, в котором сделаны записи. Этот срок указан в перечне типовых архивных документов, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Что делать, если ответственный уволился?

Издайте новый приказ о назначении другого ответственного или внесите изменение в действующий приказ.

Когда журналы и приказы отнимают время

Чтобы рутинные документы собирались сами

Приказы, журналы и служебные записки отнимают у руководителей часы: каждую бумагу надо проверить, согласовать и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют сроки и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»