Договор аренды автомобиля у сотрудника организации: образец

Сотрудник ездит по делам компании на своей машине, а компания платит ему за это. Ниже — образец договора аренды личного автомобиля в служебных целях и бланк: что вписать в предмет, плату, акт приёма-передачи и путевые листы, чтобы расходы признали, а доход сотрудника не превратился в подарок.

Бланк в WordWord, 12 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 72 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

г. Москва

16 ноября 2026 г.

Договор аренды транспортного средства без экипажа

с работником организации

№ 7-А

ООО «Ромашка» в лице генерального директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Арендатор», с одной стороны, и Иванов Иван Иванович, паспорт 45 00 № 123456, выдан 12.03.2015 ОВД района Хамовники г. Москвы, зарегистрированный по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, кв. 2, именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Предмет договора. Арендодатель передаёт Арендатору во временное владение и пользование принадлежащий ему на праве собственности автомобиль Hyundai Solaris, 2021 года выпуска, VIN XXXXXXXXXXXXXXXXX, государственный регистрационный знак А123ВС77, а Арендатор принимает автомобиль и платит за пользование арендную плату. Автомобиль используется для служебных поездок работников Арендатора.

2. Передача и возврат. Автомобиль передаётся по акту приёма-передачи, в котором указаны показания одометра, комплектация и техническое состояние. При возврате стороны сверяют состояние автомобиля с актом.

3. Арендная плата. За пользование автомобилем Арендатор платит 15 000 рублей в месяц. Плата перечисляется на счёт Арендодателя не позднее 10-го числа месяца, следующего за расчётным. Расходы на топливо, стоянку и мойку несёт Арендатор и подтверждает чеками.

4. Налоги. Арендатор как налоговый агент удерживает НДФЛ с арендной платы и перечисляет его в бюджет. Страховые взносы на арендную плату не начисляются. Арендодатель уплачивает налог на доходы со своей арендной платы в порядке, установленном законом.

5. Страхование. Арендодатель передаёт автомобиль с действующим полисом ОСАГО, в котором Арендатор указан как лицо, допущенное к управлению. Каско Арендатор оформляет по своему усмотрению.

6. Ответственность и содержание. Текущий ремонт и расходные материалы оплачивает Арендатор, если поломка не вызвана умыслом или небрежностью Арендодателя. Штрафы за нарушения, допущенные в служебных поездках, оплачивает Арендатор.

7. Срок и расторжение. Договор действует с 16 ноября 2026 года по 15 ноября 2027 года. Каждая сторона вправе отказаться от договора, предупредив другую сторону за 30 календарных дней.

8. Реквизиты и подписи сторон.

Арендатор

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Арендодатель

Иванов Иван Иванович

____________ / паспорт 45 00 № 123456 /

Зачем компании договор аренды с сотрудником

Когда работник ездит по делам компании на своей машине, у компании два пути: платить компенсацию за использование личного имущества или арендовать автомобиль. Аренда оформляется договором, и у компании появляется право пользования машиной, а у сотрудника — доход в виде арендной платы.

Договор аренды автомобиля у сотрудника организации нужен, чтобы расходы на поездки были подтверждены, а отношения с работником оставались имущественными, а не трудовыми. Арендная плата не входит в зарплату, на неё не начисляются страховые взносы, но НДФЛ компания удерживает как налоговый агент.

Что указать в договоре аренды личного автомобиля в служебных целях

Стороны: организация-арендатор и сотрудник-арендодатель с паспортными данными и адресом регистрации.
Предмет: марка, модель, год выпуска, VIN, государственный регистрационный знак, номер свидетельства о регистрации.
Цель использования: служебные поездки работников компании, без права передачи автомобиля третьим лицам.
Арендная плата: сумма в месяц, порядок и срок перечисления, счёт сотрудника.
Кто платит за топливо, мойку, стоянку, ремонт и страхование: распределите расходы прямо в тексте.
Акт приёма-передачи: показания одометра, комплектация, состояние кузова и салона на дату передачи.
Срок и порядок расторжения: дата начала и окончания, срок предупреждения об отказе от договора.
Подписи сторон и банковские реквизиты сотрудника.

Как оформить аренду автомобиля сотрудника

Проверьте документы на машину. Свидетельство о регистрации, паспорт транспортного средства, действующий полис ОСАГО. Собственником должен быть сотрудник: арендовать чужую машину он не вправе без согласия владельца.
Составьте договор. Возьмите образец и заполните предмет, плату и распределение расходов. Форму закон не устанавливает, поэтому условия стороны определяют сами.
Подпишите акт приёма-передачи. В акте зафиксируйте одометр, комплектацию и состояние автомобиля — это защита обеих сторон при возврате машины.
Оформите путевые листы. В поездках заполняйте путевые листы: они подтверждают, что автомобиль использовался в служебных целях, а не в личных.
Платите и удерживайте НДФЛ. Арендную плату перечисляйте на счёт сотрудника и удерживайте с неё НДФЛ как налоговый агент. Выплата и налог отражаются в отчётности.

Налоги и взносы с арендной платы

НДФЛ: арендная плата — доход сотрудника, компания удерживает налог по прогрессивной шкале и перечисляет в бюджет как налоговый агент.
Страховые взносы: на арендную плату не начисляются, потому что это выплата по гражданско-правовому договору об имуществе, а не вознаграждение за работу.
Налог на прибыль: арендную плату компания включает в расходы при условии документального подтверждения и связи с деятельностью, направленной на получение дохода.
НДС: если сотрудник не предприниматель, арендная плата НДС не облагается.
Имущественные налоги: транспортный налог платит собственник — сотрудник, если иное не установлено региональным законом.

Чем аренда отличается от компенсации за использование личного автомобиля

Компенсация — выплата работнику за то, что он использует своё имущество в интересах работодателя. Её размер стороны определяют соглашением, а расходы компании ограничены нормами, которые устанавливает Правительство. Аренда — отдельный договор, по которому компания получает право владения и пользования машиной и платит согласованную плату.

У аренды есть практическое преимущество: компания сама решает, какие расходы на топливо и ремонт брать на себя, и подтверждает их чеками и путевыми листами. Зато появляется налоговый агент по НДФЛ и обязанность платить сотруднику арендную плату независимо от того, сколько поездок было в месяце.

Частые ошибки

Договор без акта приёма-передачи: нечем подтвердить, в каком состоянии машина передана и возвращена.
Арендная плата ниже рыночной без объяснения: налоговая может проверить, не прикрывает ли договор выплату зарплаты.
Нет путевых листов: расходы на топливо и ремонт не связать со служебными поездками.
Договор заключают с сотрудником, который не собственник машины, и без согласия владельца.
В договоре не распределены расходы на ремонт и страхование: споры о том, кто платит, возникают при первой поломке.

Частые вопросы

Можно ли арендовать автомобиль у сотрудника, если он в нём лишь указан в полисе ОСАГО?

Нет. Арендодателем может быть собственник или лицо, которому собственник доверил распоряжение машиной. Если сотрудник не собственник, нужно согласие владельца или доверенность.

Нужно ли начислять страховые взносы на арендную плату?

Нет. Арендная плата за имущество — выплата по гражданско-правовому договору об имуществе, а не вознаграждение за работу или услугу. Взносы на неё не начисляются, но НДФЛ удерживается.

Кто платит транспортный налог по арендованной машине?

Собственник, то есть сотрудник. Если машина зарегистрирована на компанию, налог платит компания. Условие об этом лучше записать в договоре, чтобы не спорить после первой квитанции.

Можно ли включить арендную плату в расходы по налогу на прибыль?

Да, если договор и акт подписаны, плата соответствует рыночному уровню, а машина используется в деятельности компании. Подтверждают это путевые листы и маршруты поездок.

Что будет, если сотрудник попадёт в аварию в служебной поездке?

Ущерб третьим лицам покрывает ОСАГО, а при нехватке выплаты — каско, если оно оформлено. Между сторонами действуют условия договора: кто платит за ремонт и кто несёт риск. Пропишите это заранее.

Можно ли заключить договор аренды с экипажем, если сотрудник сам за рулём?

Можно, но тогда компания платит ещё и за услуги управления. Для поездок по делам компании обычно достаточно аренды без экипажа: машиной управляют работники компании, допущенные к управлению.

Договоры, акты и путевые листы собираются вручную

Чтобы бумаги по аренде собирались без задержек

Каждый месяц нужно подготовить акт, проверить путевые листы, рассчитать плату и удержать НДФЛ. У небольшой компании это ложится на бухгалтера или директора.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют реквизиты и суммы и приносят готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»