Служебная записка на замещение на время больничного: образец

Служебная записка на замещение — документ, которым руководитель отдела просит поручить обязанности заболевшего сотрудника коллеге и установить ему доплату. Ниже — заполненный образец и бланк в Word.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о временном замещении на время больничного

16 ноября 2026 г. № 21

Менеджер отдела продаж С. С. Смирнов отсутствует с 16 ноября 2026 года по причине временной нетрудоспособности. Его клиенты и текущие сделки остались без ведения, а сроки по трём договорам истекают до конца месяца.

Прошу в соответствии со статьёй 60.2 Трудового кодекса РФ поручить исполнение обязанностей С. С. Смирнова менеджеру А. А. Кузнецовой в порядке совмещения на период его отсутствия и установить доплату за совмещение. Размер доплаты определить соглашением сторон с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Согласие А. А. Кузнецовой получено.

Приложение: письменное согласие А. А. Кузнецовой на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна записка, если есть больничный

Больничный лист подтверждает, что сотрудник отсутствует, но не решает, кто в это время ведёт его дела. Служебная записка закрывает этот разрыв: в ней называю, чьи обязанности передаются, кому и на какой срок.

Замещение оформляют по статье 60.2 Трудового кодекса РФ. Работнику поручают дополнительную работу по другой должности в порядке совмещения, а доплату устанавливают соглашением сторон с учётом содержания и объёма работы — статья 151 ТК РФ. Без письменного согласия работника поручение не действует.

Что указать в записке

Кому адресована: руководителю компании или тому, кто решает вопрос о доплате.
Кто отсутствует: должность, фамилия и инициалы, дата начала больничного.
Кому поручается замещение: должность, фамилия и инициалы, подтверждение согласия.
Срок: на время отсутствия основного работника или конкретные даты.
Основание: статья 60.2 ТК РФ, при совмещении — ещё статья 151 ТК РФ.
Размер доплаты или порядок её определения: соглашением сторон.
Приложение: согласие работника, если его не оформили отдельным документом.

Как оформить замещение

Возьмите согласие. Попросите замещающего написать согласие на дополнительную работу — без него поручение незаконно.
Напишите записку. Укажите отсутствующего, замещающего, срок и основание из статьи 60.2 ТК РФ.
Согласуйте доплату. Размер доплаты определите соглашением сторон; в записке можно назвать сумму или оставить её на решение руководителя.
Издайте приказ. На основании резолюции руководителя издаётся приказ о совмещении с указанием срока и размера доплаты.
Следите за сроком. Когда основной работник вернётся, дополнительная работа прекращается — отдельного заявления не нужно, но приказ стоит закрыть.

Частые ошибки

Поручают замещение без письменного согласия работника — статья 60.2 ТК РФ этого не допускает.
Путают совмещение должностей и исполнение обязанностей временно отсутствующего работника: при замещении дополнительная работа может быть как по той же, так и по другой должности.
Не указывают срок: без него непонятно, когда прекращается доплата.
Забывают про доплату: дополнительная работа оплачивается, размер определяют соглашением сторон.
Оформляют записку задним числом, когда больничный уже закончился.

Частые вопросы

Обязателен ли больничный лист для записки?

Нет. Записку пишут, как только стало известно об отсутствии, а больничный лист работник представит позже. В записке достаточно указать причину — временная нетрудоспособность — и дату начала.

Можно ли поручить замещение без доплаты?

Нет. По статье 151 ТК РФ при совмещении профессий или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника положена доплата, размер которой определяют соглашением сторон.

Нужно ли согласие замещающего?

Да. Статья 60.2 ТК РФ требует письменного согласия работника на поручение дополнительной работы. Согласие можно оформить отдельным заявлением или указать в записке с подписью работника.

На какой срок оформляют замещение?

На время отсутствия основного работника — до выхода на работу. Если срок известен заранее, его указывают конкретными датами. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, предупредив об этом письменно за три рабочих дня — статья 60.2 ТК РФ.

Кто подписывает записку?

Начальник отдела или подразделения, где работает отсутствующий сотрудник. Решение о замещении и доплате принимает руководитель компании, он же ставит резолюцию.

Пока один на больничном, у остальных прибавляется работы

Чтобы бумаги о замещении собирались без вас

Записки о замещении, согласия и приказы появляются внезапно и требуют подписи в тот же день. Пока их оформляют вручную, часть работы стоит.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, подставляют данные сотрудников и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»