Письмо о внесении изменений в штатное расписание

Штатное расписание меняют приказом руководителя, а поводом для приказа обычно становится служебная записка: руководитель отдела просит ввести должность, добавить штатную единицу или убрать вакансию. Ниже — бланк в Word и образец заполнения с просьбой о новой должности.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 57 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о внесении изменений в штатное расписание

16 ноября 2026 г. № 21

С октября 2026 года отдел продаж ведёт вдвое больше клиентов, чем в начале года, а сделки с крупными заказчиками сопровождает сам начальник отдела. Из-за этого договоры согласуются с задержкой, и часть клиентов уходит к конкурентам.

Прошу с 1 декабря 2026 года ввести в штатное расписание должность «менеджер по работе с ключевыми клиентами» — одну штатную единицу с окладом по штатному расписанию и подготовить проект приказа об изменении штатного расписания.

Приложение: расчёт нагрузки на отдел на 2 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем письмо, если есть приказ

Штатное расписание — внутренний документ компании: перечень структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц и оклады. Закон его форму не устанавливает, компания утверждает свою форму и порядок изменения в локальном акте.

Меняют расписание приказом руководителя. Служебная записка — это обоснование: в ней руководитель отдела объясняет, почему нужна новая должность или единица, и просит подготовить приказ. Без записки у кадров и бухгалтерии нет основания править документ.

Реквизиты записки обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись.

Что указать в служебной записке

Адресата — того, кто подписывает приказ: обычно генерального директора или руководителя филиала.
Автора: должность и фамилию с инициалами.
Заголовок к тексту: «О внесении изменений в штатное расписание».
Что именно меняется: ввести должность, добавить штатную единицу к существующей, убрать вакансию, переименовать подразделение.
Обоснование: какой объём работы вырос или упал и чем это подтверждается.
Дату, с которой нужны изменения, и проект формулировки для приказа.
Приложения: расчёт нагрузки, должностная инструкция, схема подчинения.

Как оформить записку

Сверьтесь с локальным актом. Посмотрите, кто в компании вправе вносить изменения в штатное расписание и какие документы нужны: иногда достаточно заявки в кадры по утверждённой форме.
Опишите причину. Первый абзац — факты: вырос объём заказов, появилось новое направление, ушёл сотрудник, чьи задачи некому передать.
Сформулируйте просьбу точно. Что ввести или убрать, с какого числа, сколько единиц, какое подразделение и кому будет подчиняться новая должность.
Приложите расчёт. Нагрузка, число клиентов, объём документов — всё, что показывает, что работа есть и её не распределить между текущими сотрудниками.
Передайте на визу. Записку подписывает автор, согласуют руководитель отдела кадров, юрист и бухгалтерия, решение ставит руководитель резолюцией.

Частые ошибки

Просят «усилить отдел» без конкретной должности и числа единиц — приказ не из чего составить.
Не пишут дату, с которой нужны изменения, и приказ задерживается.
Не прикладывают расчёт: руководителю приходится верить на слово и переспрашивать.
Путают введение новой должности и новую штатную единицу по уже существующей должности — во втором случае меняется только количество единиц, а не перечень должностей.
Забывают про должностную инструкцию и подчинение новой должности — после приказа выясняется, что сотрудник никому не подотчётен.

Частые вопросы

Чем служебная записка отличается от приказа?

Приказ — распорядительный документ, он меняет штатное расписание и подписывается руководителем. Служебная записка только предлагает изменение и обосновывает его. Одно без другого не работает: записка без приказа остаётся просьбой, приказ без записки — решением без объяснения.

Кто подписывает служебную записку об изменении штатного расписания?

Автор — обычно руководитель подразделения, которому нужны изменения. Согласование проходят руководитель отдела кадров, юрист и бухгалтерия, если так принято в компании. Решение руководитель оформляет резолюцией на записке.

Обязательно ли ссылаться на Трудовой кодекс?

Нет. Записка — внутренний документ, и ссылка на статью ТК в ней не нужна. Статьи важны, когда меняются условия уже работающих сотрудников: перевод, совмещение, изменение оклада оформляют отдельно и по правилам ТК.

Можно ли обойтись без записки и сразу издать приказ?

Можно, если так принято в компании и руководитель сам инициирует изменение. Но тогда обоснование всё равно стоит зафиксировать: при проверке трудовой инспекции и в спорах с сотрудниками полезно показать, почему появилась должность или единица.

Сколько хранить служебные записки об изменении штатного расписания?

Срок зависит от содержания и от номенклатуры дел компании. Штатные расписания и документы об их изменении обычно хранят долго, а записки-обоснования — по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Точный срок компания закрепляет в своей номенклатуре дел.

Пока записки ходят по рукам, решения стоят

Чтобы согласования не застревали у руководителя

Записки, заявки и визы отнимают у руководителя часы: каждую надо прочитать, сверить с бюджетом и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют данные по штатному расписанию и бюджету и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»