Образец журнала приказов по основной деятельности

Журнал приказов по основной деятельности — внутренняя книга, в которой компания регистрирует распорядительные документы, не касающиеся конкретных работников: о штатном расписании, о коммерческой тайне, о внутреннем трудовом распорядке. Ниже — образец заполнения и бланк, который можно завести в Word или Excel.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Начат 1 января 2026 г.

Окончен 31 декабря 2026 г.

Ответственный: секретарь-референт К. С. Орлова

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

ООО «Ромашка», 2026 год

Хранить 5 лет, п. 19 раздела 1 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (сами приказы по основной деятельности — постоянно)

В журнал вносят приказы по основной деятельности: об утверждении штатного расписания, о введении режима коммерческой тайны, об утверждении правил внутреннего трудового распорядка, о создании филиала или обособленного подразделения, о регламенте сдачи отчётности.

Приказы по личному составу — о приёме, переводе, увольнении, отпуске, поощрении и взыскании — в этот журнал не вносят, для них ведут отдельный журнал.

Ответственный за ведение журнала

Секретарь-референт

____________ / К. С. Орлова /

Зачем ведут журнал приказов по основной деятельности

Приказ по основной деятельности касается работы всей компании: штатного расписания, внутреннего трудового распорядка, режима коммерческой тайны, создания филиала, регламента сдачи отчётов. Персональных данных конкретных работников такие приказы не содержат.

Журнал регистрации — внутренняя книга учёта. Он помогает быстро найти нужный приказ, проконтролировать его исполнение и подтвердить, что документ действительно издан. Обязанности вести журнал именно в такой форме закон не устанавливает, но компания закрепляет порядок регистрации в инструкции по делопроизводству.

Какие графы включить в журнал

Порядковый номер записи — сквозной с начала года.
Дата приказа — день, которым документ датирован.
Регистрационный номер приказа — по принятой в компании схеме.
Краткое содержание — о чём приказ, одной строкой.
Кем подписан — должность и фамилия руководителя.
Отметка об исполнении и направлении в дело — куда подшит приказ и что по нему сделано.
При необходимости — основание издания и исполнитель.

Как завести и вести журнал

Утвердите форму. Опишите журнал в инструкции по делопроизводству: какие приказы в него вносят, кто отвечает за ведение, как нумеруют записи. Утверждённой законом формы нет, поэтому состав граф компания определяет сама.
Заведите титульный лист. Укажите организацию, вид регистрируемых приказов, даты начала и окончания журнала, ответственного за ведение и срок хранения.
Пронумеруйте и прошнуруйте. Листы нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют подписью руководителя и печатью, если компания печать использует. Так из журнала нельзя изъять страницу незаметно.
Регистрируйте приказ в день подписания. Запись вносят, когда приказ подписан: номер записи, дата, регистрационный номер, краткое содержание. Порядковый номер записи и регистрационный номер приказа могут совпадать, если в компании так принято.
Отмечайте исполнение. Когда поручение выполнено, в журнале ставят отметку и указывают, в какое дело подшит приказ.

Как нумеровать приказы

Единого правила закон не устанавливает. На практике приказы по основной деятельности нумеруют отдельно от приказов по личному составу и от приказов по административно-хозяйственным вопросам: сплошная нумерация с 1 января по 31 декабря либо с добавлением индекса, например 12-од.

Если в компании несколько видов приказов, удобно вести отдельные журналы и отдельную нумерацию по каждому виду: так проще искать документы и ссылаться на них в других приказах. Выбранный порядок закрепляют в инструкции по делопроизводству.

Частые ошибки

В журнал по основной деятельности вносят приказы о приёме и увольнении — для них нужен отдельный журнал по личному составу.
Журнал не прошнурован и не подписан — при проверке или споре сложно доказать, что страницы не заменяли.
Нет графы о направлении в дело: непонятно, где хранится сам приказ и что по нему исполнено.
Записи вносят задним числом, после того как приказ давно подписан и исполнен.
Не указан срок хранения — журнал теряется раньше, чем это нужно для проверок и судебных споров.

Частые вопросы

Обязательно ли вести журнал приказов по основной деятельности?

Обязанности вести журнал именно в такой форме закон не устанавливает. Но регистрация приказов нужна для порядка в документообороте и подтверждения того, что документ издан. Компания закрепляет порядок регистрации в инструкции по делопроизводству.

Чем журнал по основной деятельности отличается от журнала по личному составу?

В журнал по основной деятельности вносят приказы, касающиеся работы всей компании: о штатном расписании, о режиме коммерческой тайны, о внутреннем трудовом распорядке. В журнал по личному составу — приказы о приёме, переводе, увольнении, отпуске, поощрении и взыскании, то есть документы с персональными данными работников.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если в компании так принято и есть система электронного документооборота. Для споров надёжнее бумажный журнал с подписью ответственного или электронный документ с усиленной квалифицированной подписью.

Сколько хранить журнал приказов по основной деятельности?

Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (ст. 182, подп. «а»), относит журналы регистрации приказов по основной деятельности к документам постоянного хранения. Компания закрепляет срок в своей номенклатуре дел.

Нужна ли печать на журнале?

Закон этого не требует. На практике журнал прошнуровывают, нумеруют листы и скрепляют подписью руководителя; печать ставят, если компания её использует.

Когда приказы и журналы приходится искать по всему офису

Чтобы распорядительные документы находились за секунды

Приказы по основной деятельности, журналы регистрации и приложения к ним копятся годами. Когда нужен конкретный документ для проверки или суда, его ищут по папкам и почте.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие документы, находят нужный приказ по номеру или теме и приносят его вместе с отметкой о регистрации и исполнении.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»